論會務工作文書寫作——會前準備

陳田

【摘 要】會務工作在企事業單位的日常工作中不可或缺，會務工作文書，尤其是用于會前準備中的會務文書，直接決定了會議的成功與否和效果。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的制作，論述了會前準備中的會務工作文書寫作的特點、類型與寫作要點，對于會務工作文書寫作具有指導意義與借鑒作用。

【關鍵詞】文書寫作；通知；會議方案； 講話稿

1.引言

隨著科學技術的進步與發展，為解決某些共同問題或實現某些具體目標，人們聚集在一起開展交流活動的需求越來越多，通過召開不同規模的會議，經過討論、集思廣益、取長補短、形成正確的意見，達成共識。然而為了保證會議的成功舉辦，會務工作文書不可或缺。尤其是用于會前準備的工作文書成為會議成功和效果的重要影響因素。本文主要針對會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點等進行了論述。

2.會議方案的制作

大中型會議必須要預設會議方案。會議方案是一種為大中型的或重要的會議所做的預設方案，是一種書面文字材料。會議方案要在會議召開前，對會議預期效果、整個日程做出安排，使會議能順利進行，取得完滿的結果[1]。

2.1會議方案的特點

會議方案主要有如下特點：

☆預想性：會議方案是在會議召開之前制定的，會議將達到什么效果，都要事先做出設想和安排。這種設想和安排，一方面要根據實際情況進行，另一方面要憑以往經驗。對如何開好會議預想得越周到、越細致越好。

☆程序性：凡召開會議必有一定程序，有些會議其程序大體都是固定的，因此在制定會議方案時，不能不根據某種會議的特點和要求，確定其基本程序，以保證會議井然有序地召開。

☆請示性：會議方案還需請示上級領導部門批準，如會議的規模、程序、開法、經費使用等是否合適，都有待于審查批準。

2.2會議方案的標題與正文

會議方案標題應采用“會議單位名稱+會議事由+文種”或是直接“會議事由+文種”的形式，特別是對于單位內部的會議方案多采用簡單的“會議事由+文種”形式。

會議方案的正文，可劃分為三部分：開頭部分、主體部分和結尾部分。

開頭部分：重點敘述指導方針與總體設想，應寫明制文單位開會的原由、會議名稱、會議時間、地點、會期等。

主體部分：說明會議所涉及所有事務。應寫明會議的宗旨、規模、議程、做法和準備情況，應當具備主要目標、實施步驟、政策措施三項內容。

會前——文件和資料準備、會議通知、會場準備、接待等；

會中——服務安排、會議記錄、情況匯總、簡報編寫等；

會后——記錄整理、紀要撰寫、返程安排等。

結尾部分：視會議性質而定。會議方案如果需要報送請示上級機關的審核批準的，要在結尾部分寫上類似請示或報告類結尾的用語。如：“以上方案，當否，請批示”；會議方案如果屬于本單位職權范圍內制定或者上級下發的指導性會議方案，只需在結尾的地方強調對本會議方案的執行。

3.會議通知的制作

通知是黨政機關、人民團體、企事業單位應用最為廣泛的公文之一。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。對于大范圍的參會人員，以通知的形式告知最為正式，效率也最高[2]。

3.1通知的特點

通知具有如下特點：

適用范圍的廣泛性：通知不受發文機關級別高低的限制，也不受內容繁簡的限制。

文種功用的曉諭性：通知具有“曉”和“諭”兩重功用。或是告知人們某項事項，起知照作用；或是要求辦理執行，起指揮指導作用。

知照事項的時效性：通知是制發快捷、運用靈活的公文。它所辦理的事項，都有比較明確的時間限制，一般都是要求立即執行、辦理或知曉的，不容拖延。

3.2通知的類型

通知主要包括下面五類：

批示類通知用于印發行政管理規章或重要講話，轉發上級機關或不相隸屬機關公文，批轉下級機關的公文。

指示類通知用語上級機關向下級機關布置任務和下達指示性措施。

事務類通知用于要求下級機關辦理或者需要知道有關事務性的事宜。

會議類通知用于廣泛意義的會議事務。

任免類通知是上級機關對于所任免的人員用通知公布任免和聘用的情況。

3.3會議通知的標題與正文

會議通知的標題應采用“發文機關+事由+文種”或是直接“事由+文種”的形式，后者更適合于單位內部的會議通知標題。

會議通知的正文應包括以下內容：

召開會議的時間、地點以及會議的名稱。

會議的中心議題和主要程序。

對與會人員身份要求和與會人員會前準備事項。

報到時間、地點及聯絡人。

會議的住宿、膳食安排等事項。

會議可能使用的有關票證等。

會議通知發送的信封應注明“會議通知”字樣。

3.4會議通知的回執單

回執單是對方收到書面通知的回復。接收到通知消息的個人或單位反轉給發文單位時用的單子。回執單要包括姓名、性別、職務、電話、到達時間和車次等內容。

3.5會議通知的成文日期和印章

會議通知為了顯示鄭重性，必須加蓋組會單位的印章。組會單位署名、成文日期、印章的表現形式依據國家規范標準操作。

4.會議講話稿的制作

廣義的講話稿是人們在特定場合發表講話的文稿；狹義的講話稿即一般所說的領導講話稿，是各級領導在各種會議上發表帶有宣傳、指示、總結性質講話的文稿。

4.1會議講話稿的寫作特點

會議講話稿具有如下特點：

內容的針對性：內容必須針對會議的主題而制作；

篇幅的規定性：講話稿的篇幅有時間限制，要按照會議規定時間而制作；

語言的得體性：講話稿既要便于講話者表達，又要易于聽眾理解和接受；

起草的集智性：講話稿的起草要集中全體的智慧，不可閉門造車；

交流的互動性：講話稿要符合口語習慣，能與聽眾形成良好的互動。

4.2會議講話稿類型

會議講話稿大體包括以下三類：

工作類講話稿：領導對工作情況進行分析總結和部署時所發表的講話稿。

慶祝類講話稿：領導在紀念某一歷史事件、歷史人物或重大慶典等紀念性會議上所發表的講話稿。

表彰類講話稿：領導對先進單位和先進事跡發表嘉獎意見時的講話稿。

4.3會議講話稿的標題與正文

會議講話稿的標題應采用“講話人的姓名+職務+事由+文種”或是直接“主標題（概括主旨）+副標題”的形式。

會議講話稿的正文，可劃分為三部分：開頭部分、主體部分和結尾部分。

☆開頭部分：根據與會人員的情況和會議性質確定適當的稱謂，然后概括本次講話的緣由。要注意稱呼具有泛指性，即稱呼要有包容性，將與會人員全部包容進去。另外，要注意稱呼的次第性，即稱呼要按主次排列。

莊重式稱謂——同志們、各位專家、各位學者；

國際式稱謂——女士們、先生們；

親切式稱謂——各位同窗、各位鄉親；

幽默式稱謂——各位美女、各位帥哥。

主體部分

著重追溯歷史原因，回顧所慶祝或紀念的節日、事件的主要來歷，闡述其重要歷史意義、現實意義和國際意義。

著重寫最近一個時期以來所紀念、慶祝的事業取得的新成績、新經驗及存在的問題，或借機對這一工作領域中的某些重大問題進行探討和闡述；

著重號召人們繼承發揚過去的優良傳統和崇高精神，進一步做好當前工作。

☆結尾部分：要總結全篇，照應開頭，發出號召，或者征詢對講話內容的意見或建議等。

5.結語

本文針對會務工作的會前準備階段，論述了會議方案、會議通知、會議講話稿等的特點、類型與寫作要點，對于會務文書寫作具有一定指導意義和參考價值。

參考文獻：

[1]王云奇. 會議文書寫作規范與實用例文全書[M]，中國紡織出版社，2011.

[2]耿云巧. 現代應用文寫作[M]，清華大學出版社，2010.06.