加強高校學生檔案信息化管理

耿偉娜

（黑龍江工程學院，黑龍江哈爾濱 150080）

加強高校學生檔案信息化管理

耿偉娜

（黑龍江工程學院，黑龍江哈爾濱 150080）

在高等教育信息化飛速發展的基礎氛圍之下，學生檔案要走數字化、自動化和信息化的道路，這不但是適應高等教育創新發展的基本需要，同時也是學生檔案管理跨越式發展的要求。研究分析了高校學生檔案信息化過程中存在管理方面的典型性問題，提供了強化高校學生檔案信息化意識，提高高校學生檔案人員管理水平和信息水平，加強高校學生檔案基礎信息庫建設等對策，為全面優化高校學生檔案管理，實現工作信息化提供參考與啟發。

高校學生檔案；管理；信息化；基礎信息庫；意識；水平

1 高校學生檔案管理在信息化條件下存在的典型性問題

1.1 高校學生檔案管理意識亟待提升

信息條件下的高校學生檔案管理與高校其他工作一樣都需要規范化和科學化的管理意識作為前提，在高校學生檔案管理逐步走向體系化的今天，一些高校在管理學生檔案工作細節和主要環節上表現出意識不足，認知不高的實際問題。特別在高校對學生檔案工作投入不足的現實背景下，高校學生檔案工作難于取得更為廣泛的體系和組織支持，出現高校學生檔案管理難于適應高等教育、高校建設和學生發展的實際，高校學生檔案管理缺乏科學性和系統性，高校學生檔案管理在具體的環節產生疏漏和隱患。

1.2 高校學生檔案管理水平提高較慢

高校學生檔案管理水平體現在硬件、軟件和體系三個主要方面，現有高校學生檔案管理在這些方面存在著不同層次的不足，導致水平長期處于緩慢提升狀態，甚至還導致高校學生檔案管理水平的回降。在硬件方面高校現有的局域網難于適應學生檔案管理的要求，不能對學生信息進行全面而高效率地收集和整理，辦公資源也不能對檔案管理進行傾斜，影響了高校學生檔案工作的效率與靈活性。在軟件方面高校從事學生檔案工作和管理工作的人員出現綜合素質不高，人員數量不足的問題，幾乎沒有具備檔案管理專業背景、計算機操作素質、數據加工技能等綜合能力的綜合型人才，出現學生檔案收集、加工、管理、利用上的問題和隱患，影響著檔案應用、檔案管理等上一層次需要的滿足。在體系方面，很多高校在學生檔案收集、檢索、管理等工作上處于傳統模式和現代模式交替的階段，手工操作檔案工作的現象依舊有廣泛存在，單機歸檔的問題還非常普遍，這不但降低了高校學生檔案的準確性，也降低了檔案管理的效率，不能形成高校對學生學生信息、發展、成長的規范性資源，將檔案管理孤立出整個高等教育大環境，造成高校和高等教育基礎體系的欠缺。

1.3 高校學生檔案管理基礎信息庫不夠完善

基礎信息庫是高校學生檔案管理的信息與數據基礎，使高校學生檔案管理自動化和數字化的前提，利用基礎信息庫高校學生檔案管理可以規范檔案信息的標準、內容和體系，方便通過計算機、網絡達到對高校學生檔案信息的深層次加工。而當前高校學生檔案基礎信息庫存在不完善、不系統的問題，學生檔案信息種類龐雜，數據完整性不足，高校各部門、各高校、社會、企業對學生檔案信息難于進行及時把握和有效交流，不能適應檔案管理的錄入、檢索、加工等深層次功能，遠遠滿足不了學生、高校、社會、企業對檔案資料的要求和需要。

2 高校加強學生檔案管理的對策和建議

2.1 提高高校學生檔案管理的意識

思想意識是行動的指引，加強高校學生檔案管理工作的第一個落腳點要放在意識的提升上，要從思想和認識的角度正確看待高校學生檔案管理工作，理解高校學生檔案管理的核心價值，為改革高校學生檔案管理提供意識上的基礎。要結合信息化時代表現出的特點和特殊要求，將先進的學生檔案管理理念置換傳統高校學生檔案工作思維，提高對信息化和檔案管理科學化的認識，增強對系統科學和技術能力的重視程度，自我進行高校學生檔案管理意識創新的時間，改變固化在高校學生檔案工作中習慣思維和僵化思想，使其為高校學生檔案管理工作的創新提供意識上的路徑與方法。在提高高校學生檔案管理意識的過程中要提高部門領導、管理人員的意識，將管理工作的核心和要點放在高校學生檔案管理的關鍵環節之上，優化高校學生檔案管理的文化和思想，實現對高校學生檔案管理的全面、系統地支撐和保障。在高校學生檔案管理意識提升的過程中要獲得高校領導的認可，使其既能夠在高校學生檔案工作的物質和財力上進行傾斜，同時也能夠承擔創新和變革高校學生檔案管理的責任與使命，建立起高校學生檔案管理優良的意識基礎和支撐平臺。

2.2 迅速提高高校學生檔案管理的水平

提高高校學生檔案管理水平要力促硬件、軟件和體系三個方面因素的綜合提升，單存一個方面的提高不能起到整體的推進作用，而三個方面普遍的提高將會快速提升高校學生檔案管理的質量和水平。在硬件方面，要力爭高校學生檔案工作的外部資源支持和外部環境支援，更新高校學生檔案的錄入設備、操作設備、加工和處理軟件、計算機網絡等方面的建設，組建高效而全納性的高校學生檔案管理硬件體系。在軟件方面檔案管理部門一方面要引進計算機人才，另一方面要加快在學生檔案管理人員中的計算機知識培訓，盡快使計算機文化成為每個檔案管理工作者必須具備的基本職業技能。不僅要提高檔案管理人員的技術水平，加強計算機人才的引進。

2.3 加快高校學生檔案基礎信息庫建設

信息化時代無論是計算機操作，還是互聯網應用都離不開基礎信息庫，要加快實現學生檔案信息化的建設目標，加快高校學生檔案管理數據庫建設的步伐，必須進行學生檔案基礎信息庫建設。基礎信息庫建設要結合高校學生檔案工作的實際，加強信息庫文件目錄體系建設，形成全宗數據庫的分類，建立學生檔案專門目錄的數據庫；學生檔案的數字化工作必須要建設全文信息數據庫，利用數據庫技術，通過對學生檔案信息基礎數據庫進行整合，同時應根據各高校學生檔案管理的特色與實際情況，使學生檔案信息數據庫資源不斷完善。逐步提高其服務能力。另外，所有的數據庫應用都是從應用程序內部產生的。相應地，幾乎所有的用戶與數據庫之間的交互都是通過應用程序間接發生的。

［1］ 肖連勤.高校學生檔案管理工作創新［J］.黑龍江教育（高教研究與評估），2010，（3）：156-157.

［2］ 康增瑞，張洪瑋.信息化背景下高校學生檔案管理工作的新思路［J］.科技情報開發與經濟，2010，（28）：127-129.

［3］ 侯淑萍.淺析高校學生檔案管理數字化［J］.山東廣播電視大學學報，2010，（4）：66-69.

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2016-02-11