電子檔案管理的若干問題思考

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

電子檔案管理的若干問題思考

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

隨著信息技術的迅速發展，紙質檔案已經逐漸被電子檔案所取代。電子檔案在未來的發展和工作中必將得到廣泛應用。基于電子檔案管理的特點，分析并總結其管理措施，為改進公路行業電子檔案的管理提供依據。

電子檔案；分類管理；優勢

電子檔案的發展與應用是信息時代發展的必然趨勢。公路行業實行電子檔案管理有其便利優勢，但也存在不足之處，只有充分了解其優勢和不足，才能更好地管理和使用電子檔案，推進檔案管理工作的有序發展。電子檔案的數據保護是電子檔案管理工作中的關鍵難點問題，只有解決了此類問題，才能使公路行業的電子化、數據化檔案管理工作取得穩定的發展。

1 電子檔案的起源和發展

隨著互聯網技術的不斷發展，數據化管理方法在各行各業中得到了廣泛應用，也為公路行業的檔案管理工作帶來了嶄新的變化。在此之前，人們主要是依靠文字記載對檔案進行記錄，這種管理方式一方面不易操作，另一方面如果檔案文件缺失，很難復原或者彌補。因此，紙質檔案文獻的具體管理工作需要耗費大量的人力、物力及時間等資源。隨著信息化檔案管理技術在公路行業檔案管理中的應用與發展，檔案管理人員的工作效率得到了明顯的提高；檔案管理工作的全部流程都是利用計算機去操作、存儲，有效地解決了檔案管理工作效率低、檔案容易損壞或遺失等問題。對檔案的查找和分類管理也變得更加便捷。在電子信息化發展的今天，政府部門及各行各業的文件管理操作均已實現了辦公自動化，利用互聯網將信息在短時間內進行傳送，提高各部門之間的工作效率，這在電子檔案管理中發揮了極大的作用。

在檔案管理中，電子檔案與紙質檔案各有優點和不足。例如，紙質的檔案文件具有電磁物理方面的耐久性，但電子化的數據檔案卻容易受到電磁干擾、網絡不暢等方面的影響，有時缺乏必要的電磁物理穩定性和耐久性。在檔案管理的實際操作過程中，文件的歸檔整理是一項重要的工作內容；將紙質文件檔案進行分類、歸檔，一般需要耗費大量的時間和人工，其中有些檔案存在較多的關聯性，給歸檔的分類管理增加了不小的難度。但是隨著計算機管理系統的普及應用，人們能夠利用數據化技術，對電子化的數據檔案資源進行有效的整合，可以方便地將檔案資料進行編目，極大地提高了檔案整理的工作效率。綜上所述，我們可以明確檔案管理工作，在各行各業中都是非常重要的信息資源管理任務，而經過長期的穩定發展與不斷完善，電子化的數據檔案必將會在各行各業得到廣泛應用。通過對公路行業電子檔案進行合理的歸檔、保管，能夠有效保證行業檔案資料的真實性和可靠性。

2 電子檔案的分類管理

電子化的數據檔案文件可以充分利用計算機系統，進行迅速、有效、多角度的整序。檔案管理工作人員和其他使用人員可以根據不同的管理或利用需要，通過辦公自動化系統對電子數據文件進行必要的檢索、組合與分類。其中，針對企業電子檔案管理的實際需求所產生的文件類別，可以采用檔案全宗號和分類號進行適當劃分：即經營類別的檔案管理文件、生產類別的檔案管理文件、財務類別的檔案管理文件、人事勞資類別的檔案管理文件等。目前我國采用的檔案歸檔范圍及其保管期限表，是經過長期的實踐制定實行的，具有較強的科學性和操作性。特別是檔案保管期限表，能夠充分體現不同檔案資料的重要程度和保存價值。因此，在電子數據檔案的歸檔管理工作中，也應遵循此歸檔范圍及對應的保管期限規定，并根據檔案管理工作的實際，制定相應的公路行業檔案歸檔范圍和具體保管期限，確保電子數據檔案分類的科學性和規范性。

3 電子數據檔案在檔案管理工作中的作用

紙質文件檔案管理對象一般都是文字書面材料，檔案管理人員要具有足夠的耐心和責任心進行細致的整理和保管，并需要付出較多的體力勞動。隨著計算機的廣泛應用，管理人員通過掃描、刻盤等數據錄入的方式對各類檔案進行收集、整理與保管，這個過程是電子化數據檔案的代表性演變過程。電子數據檔案的形成和使用，不僅提高了文獻數據、檔案資源共享的效率和覆蓋面，同時也促進了電子信息化產業的不斷發展。電子化的數據文件可以通過互聯網系統和管理軟件進行高效、迅速、多角度的整序，不再需要對它進行像紙質文件一樣的分類整理和保管；不同的用戶可以根據其具體工作需求，利用辦公自動化系統對電子文檔進行需要的組合分類和查詢利用。公路行業運用計算機對行業內的有關檔案資料進行有效的管理，已逐漸形成了規范的管理程序和管理系統，檔案管理人員的工作效率得到了極大地提高，電子檔案的發展，在檔案管理和利用工作中發揮了重要的作用。

4 結 語

行業的發展也體現在不斷積累的檔案資料中，正確認識公路行業檔案管理工作的重要性，對于公路相關管理和使用部門，包括每一位使用和管理人員的工作都是十分重要的。隨著電子檔案的不斷創新和優化，其應用范圍會得到廣泛普及，將實現公路行業檔案管理工作的高效運轉。信息化技術無疑為公路行業檔案管理工作帶來了巨大的變革，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的工程和行政檔案管理，傳統的管理方式已經不能適應其規模化、高速化發展的新要求，只有把檔案工作的重點放在信息化數據的管理上，加強網絡資源的優化與建設，充分利用電子數據檔案的優勢，才能使公路行業的檔案管理工作更加規范、高效。

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[2] 曹麗麗.民政檔案管理的要點和創新方法研究[J].勞動保障世界(理論版)，2013，(9).

[3] 呂強，淺析高速公路檔案管理新機制[J].黑龍江交通科技，2007，(11).

2016-11-18

劉洋(1982-)，女，黑龍江哈爾濱人，中級檔案館員，從事公路行業檔案管理工作。

F283

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1008-3383(2017)02-0197-01