淺析會計(jì)檔案管理中存在的問題及解決策略

◆滕弟元 徐 迪

淺析會計(jì)檔案管理中存在的問題及解決策略

◆滕弟元 徐 迪

會計(jì)檔案管理作為財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容之一，對于會計(jì)信息安全和管理的影響非常大。會計(jì)信息化的不斷發(fā)展也要求必須要進(jìn)行會計(jì)檔案管理工作的改革，才能使之更加適應(yīng)企業(yè)對會計(jì)工作的要求。本文主要對現(xiàn)階段在進(jìn)行會計(jì)檔案管理時(shí)，出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行分析，并提出對應(yīng)的改進(jìn)策略。

會計(jì)檔案管理；問題；解決策略

一、會計(jì)檔案管理工作的概況

會計(jì)檔案主要是對記錄會計(jì)信息材料的收集和管理，該項(xiàng)工作的開展有助于改進(jìn)會計(jì)工作方法，對于審計(jì)審核等工作也有很大的幫助。會計(jì)檔案管理本質(zhì)上是對經(jīng)濟(jì)信息材料的整理，這些信息能夠?qū)ζ髽I(yè)或事業(yè)單位的經(jīng)營狀況進(jìn)行反映。在進(jìn)行戰(zhàn)略，并將其作為企業(yè)對經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行分析和對以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)的參考資料[1]。當(dāng)前時(shí)期，企業(yè)在開展會計(jì)工作時(shí)，需要強(qiáng)化對會計(jì)檔案的認(rèn)識，并就其對于企業(yè)發(fā)展的重要作用進(jìn)行全面的掌握，同時(shí)以其為基礎(chǔ)此為鋪墊，著重提升企業(yè)會計(jì)工作的效率與質(zhì)量，同時(shí)更加有效的管理和利用會計(jì)信息，使其更好的服務(wù)于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

二、現(xiàn)階段會計(jì)檔案管理存在的問題

筆者對企業(yè)進(jìn)行了實(shí)際的調(diào)研，并且搜集了大量的資料，對我國現(xiàn)階段會計(jì)檔案管理的情況進(jìn)行了充分的分析。結(jié)果表明，我國會計(jì)檔案管理存在著各種各樣的問題，其中包括忽視了這一工作的重要性，在管理制度方面存在缺陷以及管理人員的素質(zhì)比較低等。

第一，企業(yè)和事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于會計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識不足，忽略了開展這一工作的重要性，對財(cái)務(wù)報(bào)告與會計(jì)基礎(chǔ)等工作過于重視。第二，由于管理人員對于會計(jì)檔案管理的認(rèn)識存在很多問題，使得企業(yè)對這一工作的投入嚴(yán)重不足，并且缺乏相應(yīng)的監(jiān)管。第三，受管理人員認(rèn)知能力的影響，現(xiàn)階段還比較缺乏完善的制度來促進(jìn)會計(jì)檔案管理工作的開展，并且這一工作的開展也缺乏有效的指導(dǎo)與監(jiān)督。

正是由于會計(jì)檔案管理制度比較落后，在裝訂和立卷等過程中也存在很多問題。并且制度和規(guī)范的缺失，無法對該工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)與控制，使得實(shí)際工作存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象，影響了會計(jì)檔案的可利用性。加之會計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)還比較落后，也大大增加了這一工作的開展難度。

三、會計(jì)檔案管理中存在問題的解決策略

（一）強(qiáng)化管理人員對會計(jì)檔案管理的認(rèn)識。管理人員要強(qiáng)化自身對會計(jì)檔案管理的認(rèn)識，并充分關(guān)注起來，并不斷加大對該工作的投入，以確保該工作的質(zhì)量，促進(jìn)該工作經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)。此外，還要結(jié)合相關(guān)的法律法規(guī)，不斷健全和完善會計(jì)檔案管理體系，并制定相應(yīng)的規(guī)范對這一工作的開展進(jìn)行指導(dǎo)。在此基礎(chǔ)上，還要整理原有的會計(jì)檔案，確保裝訂和建檔以及歸檔等工作都能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能更好的發(fā)揮其會計(jì)檔案的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）完善數(shù)字化建檔的建設(shè)。當(dāng)前時(shí)期，信息化發(fā)展迅速，很多會計(jì)資料都是由打印機(jī)打印，因此，會計(jì)檔案管理工作的開展要結(jié)合紙質(zhì)文檔，還要促進(jìn)數(shù)字化檔案的發(fā)展。要利用計(jì)算機(jī)來構(gòu)建數(shù)字化檔案庫，并以其優(yōu)勢來彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的缺陷，更加方便使用者進(jìn)行會計(jì)信息的讀取。在構(gòu)建數(shù)字檔案的過程中，還要能夠滿足異地備份的管理需求，通過這種方式來防止計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或其他災(zāi)害而影響到會計(jì)檔案信息，確保會計(jì)信息足夠的安全[2]。此外，在進(jìn)行會計(jì)檔案管理時(shí)，還需結(jié)合企事業(yè)單位會計(jì)信息與檔案的特點(diǎn)，選擇出更加合理的管理方法和管理的重點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo)。

（三）加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)。筆者通過大量的調(diào)研得出，企業(yè)在管理會計(jì)檔案的過程中，并不具備從事這一工作的專業(yè)知識。很多人員并非進(jìn)行這一工作的專業(yè)的管理人員，這也造成了該項(xiàng)工作的開展存在諸多的問題和缺陷。此外，會計(jì)檔案人員在思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能等方面，并不滿足從事這一工作的要求。所以，企業(yè)要加強(qiáng)對相關(guān)人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，使之更好的服務(wù)于企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作。

結(jié)語

總體而言，企業(yè)和事業(yè)單位在進(jìn)行會計(jì)檔案管理時(shí)還存在很多方面的問題，這些問題影響著企業(yè)對會計(jì)信息的合理使用和會計(jì)信息價(jià)值的發(fā)揮。這種情況的出現(xiàn)既與管理人員的不重視有很大關(guān)系，也與專業(yè)人才的缺乏密切相關(guān)。因此，現(xiàn)階段企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對這一工作的重視，并加強(qiáng)對專業(yè)人才的培養(yǎng)，同時(shí)采用數(shù)字化的方式對會計(jì)檔案進(jìn)行管理。

[1]常霞, 張亮. 試論會計(jì)檔案管理中存在的問題及對策[J]. 科技視界, 2011(5):171-171.

[2]呂若君. 財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理中存在的問題和對策[J]. 中國電子商務(wù), 2011(8):239-240.

（作者單位：國網(wǎng)天津市電力公司信息通信公司）