圖書館辦公自動化系統(tǒng)管理建設(shè)

◆李歡歡

圖書館辦公自動化系統(tǒng)管理建設(shè)

◆李歡歡

圖書館中使用辦公自動化系統(tǒng)，可以將圖書館辦公業(yè)務(wù)的手工作業(yè)狀態(tài)，轉(zhuǎn)變成為自動化處理的過程。圖書館辦公自動化系統(tǒng)借助于各種辦公設(shè)備（如計(jì)算機(jī)、掃描儀、視頻設(shè)備等）及網(wǎng)絡(luò)，把文字處理、數(shù)據(jù)處理、語音處理和圖像處理等眾多功能集成在一個系統(tǒng)中，對文字、數(shù)據(jù)、語音、圖形、圖像等信息進(jìn)行一體化綜合處理，實(shí)現(xiàn)圖書館的公文、計(jì)劃、人事、業(yè)務(wù)、檔案、設(shè)備管理等功能，促進(jìn)了圖書館的科學(xué)管理、資源共享，提高了圖書館的辦公效率。

圖書館；辦公自動化；系統(tǒng)建設(shè)

一、用戶角色與權(quán)限

圖書館辦公自動化系統(tǒng)不僅涉及圖書館內(nèi)部的辦公業(yè)務(wù)，而且還涉及與讀者的交互部分， 如服務(wù)項(xiàng)目、規(guī)章制度的公布等，因此，圖書館辦公自動化系統(tǒng)既要做到內(nèi)部相關(guān)信息的安全保護(hù)，又要做好用戶可用信息的公布，即公共信息的開放性和內(nèi)部信息的封閉性共存。這就需要認(rèn)真設(shè)計(jì)用戶的角色和權(quán)限。

在圖書館自動化系統(tǒng)中，每個用戶都有其用戶名和密碼，系統(tǒng)可以賦予他們不同的角色以及相應(yīng)的權(quán)限，其角色和權(quán)限在系統(tǒng)使用的過程中發(fā)揮了重要的作用。一般地說，圖書館辦公自動化系統(tǒng)可劃分三種不同的角色：

（一）系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員是整個系統(tǒng)的管理者，對整個系統(tǒng)的各個部分實(shí)施有效的管理。系統(tǒng)通過系統(tǒng)管理員賦予每個用戶權(quán)限值。

（二）系統(tǒng)用戶。圖書館自動化系統(tǒng)的大部分用戶屬于系統(tǒng)用戶這種角色。屬于這一角色的用戶，還可以根據(jù)具體的需要分配更加細(xì)致的權(quán)限值，如館長、主任等通常具有較高的權(quán)限，普通用戶通常具有低于館長、主任的權(quán)限等。

（三）游客。這是為館外用戶準(zhǔn)備的角色，通常只能瀏覽相關(guān)的內(nèi)容。

角色和權(quán)限是對應(yīng)的關(guān)系，不同的角色有不同的權(quán)限，一般來說，在圖書館辦公自動化系統(tǒng)中，不同的功能模塊以欄目的形式表現(xiàn)出來，各種欄目組成了系統(tǒng)的界面，對于某一個特定的角色，可以根據(jù)其角色權(quán)限來決定他能否看到相應(yīng)的頁面，換句話說，角色的權(quán)限在頁面顯示中得到了充分的體現(xiàn)。例如，系統(tǒng)可以定義如下的權(quán)限：（1）欄目拒絕者：無任何權(quán)限，不能訪問到此欄目。（2）欄目瀏覽者：對于此欄目，只有瀏覽的閱讀權(quán)限。（3）欄目錄入者：可以瀏覽閱讀已經(jīng)發(fā)布文章，以及編輯自己正在錄入，或已經(jīng)發(fā)還給自己的信息。對于已經(jīng)正式發(fā)布的信息，不能進(jìn)行編輯。（4）欄目審校者：有瀏覽閱讀、編輯、審核的權(quán)限。（5）欄目發(fā)布者：有瀏覽閱讀、編輯、發(fā)布的權(quán)限。（6）欄目管理員：管理和編輯本欄目的數(shù)據(jù)及用戶。

二、工作流

工作流是指將工作流程中的工作按一定的原則前后組織在一起的邏輯和規(guī)則，并在計(jì)算機(jī)中用恰當(dāng)?shù)哪Ｐ蛠肀硎具@些邏輯和規(guī)則，從而在多個參與者之間，利用計(jì)算機(jī)，按某種預(yù)定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務(wù)，以便實(shí)現(xiàn)某個業(yè)務(wù)目標(biāo)。

工作流技術(shù)是圖書館辦公自動化系統(tǒng)的核心，在圖書館辦公自動化系統(tǒng)中，用工作流來表示圖書館的辦公業(yè)務(wù)流程。每個工作流都由一系列的步驟組成，每一步驟對應(yīng)了不同的操作對于某一特定的工作流，每一個用戶具有不同的權(quán)限，這些權(quán)限對應(yīng)工作流中不同的操作，每一步驟只有具有相應(yīng)權(quán)限的用戶角色才能操作，而不是所有的用戶都能操作。因此，通過采用工作流管理，可以方便地實(shí)現(xiàn)公文管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理等功能，靈活地實(shí)現(xiàn)這些功能中各個環(huán)節(jié)的操作，并對工作流程的安全性進(jìn)行有效的控制。

以公文管理中的收文管理為例，對公文收文的管理可以形成一個工作流。收文管理的工作流由六個步驟組成，每個步驟對應(yīng)不同的操作，步驟之間可以依次或倒退進(jìn)行。若在此工作流中，某系統(tǒng)用戶A屬于秘書科，他既具有處理公文的權(quán)限，又具有收存公文的權(quán)限，但是沒有收文權(quán)限，則此系統(tǒng)用戶可以進(jìn)行收文管理工作流中的第三步（秘書科處理）和第六步操作，但不能進(jìn)行第一步操作。所有用戶的角色和權(quán)限都由系統(tǒng)管理員來定義。

近年來，工作流技術(shù)得到長足的發(fā)展。1993年成立了工作流管理聯(lián)盟，該組織頒布了一系列工作流產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，包括工作流參考模型、工作流術(shù)語表、工作流管理系統(tǒng)各部分間接口規(guī)格、工作流產(chǎn)品的互操作標(biāo)準(zhǔn)等。在設(shè)計(jì)和建設(shè)圖書館辦公自動化系統(tǒng)過程中應(yīng)充分注意和引用這些標(biāo)準(zhǔn)。

[1]網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的圖書館行政管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)[J].歐陽劍,蘇斌,蘇瑞竹,吳英姿. 圖書館界. 2006(02) .

[2]對圖書館自動化的反思[J].魏洛軍. 圖書館論壇. 2005(05).

[3]高校圖書館辦公自動化的創(chuàng)新策略[J].滕亞軍.高校圖書館工作. 2005(02) .

（作者單位：牡丹江師范學(xué)院圖書館）