油田檔案管理特征分析與創(chuàng)新研究

唐綺

中圖分類號：F272.9 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2016）11-000-01

摘 要 檔案管理具有科學(xué)性及藝術(shù)性的特征，只有做好檔案管理工作，才能為其他管理工作的順利開展提供必要的依據(jù)。在實(shí)際工作中要重視分析當(dāng)前的油田檔案管理現(xiàn)狀，并針對油田檔案特征，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。本文結(jié)合筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)對油田的檔案管理特征及創(chuàng)新管理的途徑進(jìn)行了分析，旨在提高油田檔案管理水平，為檔案管理現(xiàn)狀的改善提供參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理 油田 創(chuàng)新

一、油田的檔案管理特征分析

油田檔案不但記錄了生產(chǎn)開發(fā)的整個(gè)過程，同時(shí)還可以縱連油田在各個(gè)歷史階段的發(fā)展?fàn)顩r。油田的檔案管理工作由收集整理檔案、保管檔案、鑒定檔案價(jià)值、檔案編目、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案檢索及檔案開發(fā)利用等組成。對油田檔案進(jìn)行開發(fā)時(shí)，需要完成信息加工與信息輸出兩項(xiàng)基本工作；信息加工主要指編制油田檔案目錄及匯編文獻(xiàn)等，信息輸出則包括油田檔案閱覽、外借、展覽及出版等。為了能夠提高油田檔案管理效率，則應(yīng)遵循以下管理原則：（1）應(yīng)根據(jù)市場環(huán)境變化調(diào)整管理模式，以便使檔案管理工作能夠?yàn)橛吞锲髽I(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)。（2）集中管理模式應(yīng)與分布管理模式并存，并注意進(jìn)行精細(xì)化管理，以保證檔案管理工作的高效性及規(guī)范性。（3）采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對油田檔案進(jìn)行一體化管理，以提高檔案利用率。

二、油田的檔案管理創(chuàng)新分析

（一）依據(jù)油田開發(fā)特征，將收集檔案的渠道拓寬

為了能夠收集全面的油田檔案資料，則應(yīng)在了解油田開發(fā)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，合理安排檔案收集工作，并同時(shí)采用以下方法將收集檔案的渠道拓寬：（1）分階段對檔案資料進(jìn)行收集，在對工程資料進(jìn)行收集時(shí)應(yīng)優(yōu)先考慮使用此類方法。為了有效收集資料，則管理人員應(yīng)注意與建設(shè)部門、監(jiān)理部門及施工部門進(jìn)行有效溝通，以便及時(shí)收集資料；同時(shí)還應(yīng)催促相關(guān)部門及時(shí)上交原始材料，以避免材料散失。（2）追蹤收集檔案資料。如資料形成的時(shí)間較短，則檔案管理人員應(yīng)積極深入現(xiàn)場了解及掌握工程建設(shè)情況，及時(shí)督促或指導(dǎo)技術(shù)部門將檔案資料收集好，采用追蹤收集法能夠在短時(shí)間內(nèi)獲得較為齊全且質(zhì)量較高的檔案資料。（3）采用強(qiáng)制法收集材料。如部分監(jiān)理或施工單位的臨時(shí)機(jī)構(gòu)眾多，則應(yīng)注意提前將資料押金收集好，當(dāng)分項(xiàng)工程完成且確保上交檔案資料后，才將押金退還，以便可以有效避免因人為原因而導(dǎo)致檔案流失。

（二）建立統(tǒng)一管理層次，提高油田檔案管理的規(guī)范化水平

根據(jù)油田發(fā)展的實(shí)際情況建立起統(tǒng)一的管理層次，能夠保證油田檔案得到規(guī)范化的管理。在管理檔案時(shí)應(yīng)對相應(yīng)的制度及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一，并堅(jiān)持分級管理。首先應(yīng)根據(jù)單位人事狀況成立專門負(fù)責(zé)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)小組，以便對管理工作進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)；其次，可將檔案室作為領(lǐng)導(dǎo)小組的下設(shè)部門，并安排專業(yè)管理人員負(fù)責(zé)檔案室的日常工作，以便組成層次分明的管理網(wǎng)絡(luò)，從而避免檔案資料出現(xiàn)散失或疏漏問題，為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及系統(tǒng)化的實(shí)現(xiàn)提供有效保證。在完善管理層次的同時(shí)應(yīng)注意制定相應(yīng)的管理制度，保證及時(shí)立卷，以便為油田檔案管理規(guī)范化水平的提高提供有效保障。要將油田實(shí)際經(jīng)營或開發(fā)情況作為依據(jù)，制定檔號分類法、規(guī)定保管期限及歸檔范圍等，并采用規(guī)范作業(yè)的方式整理文件資料，及時(shí)對整理好的資料進(jìn)行裝訂，使之成為正規(guī)卷，以方便于全面管理各類油田檔案。此外，要完善檔案公文資料制作步驟。首先應(yīng)確保采用尺寸規(guī)格統(tǒng)一的公文用紙制作資料，其次應(yīng)保證檔案資料具有統(tǒng)一的排版形式，且用字規(guī)范、文字引用合理及字跡清晰等。

（三）加快檔案管理的信息化建設(shè)，提高油田檔案的利用率

利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對油田檔案進(jìn)行管理，不但能夠提高檔案管理效率，同時(shí)還可以為檔案的有效使用提供較為方便的途徑。油田檔案管理人員可結(jié)合油田文件資料具體特征及組成結(jié)構(gòu)等著錄檔案，同時(shí)根據(jù)著錄開發(fā)對應(yīng)的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。建立好計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)后可采用文字錄入、電子掃描及數(shù)字處理等方式將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。此外，應(yīng)保證檢索系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享，以便及時(shí)傳遞檔案。加快檔案管理的信息化建設(shè)，并保證檔案利用朝網(wǎng)絡(luò)化及電子化的方向發(fā)展，有利于改善檔案利用者被動(dòng)咨詢的狀況，且可以保證檔案形式及利用途徑的多樣化。因此，為了能夠使檔案服務(wù)水平得到有效提高，則應(yīng)注意建設(shè)信息化檔案管理機(jī)制。

三、結(jié)論與認(rèn)識

管理好油田檔案可以為各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營、日常管理活動(dòng)的有效開展提供決策依據(jù)。因此，在實(shí)踐工作中應(yīng)注意找出檔案管理工作中存在的不足之處，并采取對應(yīng)的措施進(jìn)行完善。此外，還應(yīng)綜合采用多種方法對油田檔案進(jìn)行管理，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)及對當(dāng)前的管理方法進(jìn)行有效創(chuàng)新，從而確保油田檔案信息可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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