油田檔案管理特征分析與創新研究

唐綺

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）11-000-01

摘 要 檔案管理具有科學性及藝術性的特征，只有做好檔案管理工作，才能為其他管理工作的順利開展提供必要的依據。在實際工作中要重視分析當前的油田檔案管理現狀，并針對油田檔案特征，對檔案管理模式進行創新。本文結合筆者的實踐經驗對油田的檔案管理特征及創新管理的途徑進行了分析，旨在提高油田檔案管理水平，為檔案管理現狀的改善提供參考。

關鍵詞 檔案管理 油田 創新

一、油田的檔案管理特征分析

油田檔案不但記錄了生產開發的整個過程，同時還可以縱連油田在各個歷史階段的發展狀況。油田的檔案管理工作由收集整理檔案、保管檔案、鑒定檔案價值、檔案編目、檔案統計、檔案檢索及檔案開發利用等組成。對油田檔案進行開發時，需要完成信息加工與信息輸出兩項基本工作；信息加工主要指編制油田檔案目錄及匯編文獻等，信息輸出則包括油田檔案閱覽、外借、展覽及出版等。為了能夠提高油田檔案管理效率，則應遵循以下管理原則：（1）應根據市場環境變化調整管理模式，以便使檔案管理工作能夠為油田企業的發展提供更好的服務。（2）集中管理模式應與分布管理模式并存，并注意進行精細化管理，以保證檔案管理工作的高效性及規范性。（3）采用現代信息技術手段對油田檔案進行一體化管理，以提高檔案利用率。

二、油田的檔案管理創新分析

（一）依據油田開發特征，將收集檔案的渠道拓寬

為了能夠收集全面的油田檔案資料，則應在了解油田開發特點的基礎上，合理安排檔案收集工作，并同時采用以下方法將收集檔案的渠道拓寬：（1）分階段對檔案資料進行收集，在對工程資料進行收集時應優先考慮使用此類方法。為了有效收集資料，則管理人員應注意與建設部門、監理部門及施工部門進行有效溝通，以便及時收集資料；同時還應催促相關部門及時上交原始材料，以避免材料散失。（2）追蹤收集檔案資料。如資料形成的時間較短，則檔案管理人員應積極深入現場了解及掌握工程建設情況，及時督促或指導技術部門將檔案資料收集好，采用追蹤收集法能夠在短時間內獲得較為齊全且質量較高的檔案資料。（3）采用強制法收集材料。如部分監理或施工單位的臨時機構眾多，則應注意提前將資料押金收集好，當分項工程完成且確保上交檔案資料后，才將押金退還，以便可以有效避免因人為原因而導致檔案流失。

（二）建立統一管理層次，提高油田檔案管理的規范化水平

根據油田發展的實際情況建立起統一的管理層次，能夠保證油田檔案得到規范化的管理。在管理檔案時應對相應的制度及領導機構進行統一，并堅持分級管理。首先應根據單位人事狀況成立專門負責檔案管理的領導小組，以便對管理工作進行統一協調；其次，可將檔案室作為領導小組的下設部門，并安排專業管理人員負責檔案室的日常工作，以便組成層次分明的管理網絡，從而避免檔案資料出現散失或疏漏問題，為檔案管理標準化、規范化及系統化的實現提供有效保證。在完善管理層次的同時應注意制定相應的管理制度，保證及時立卷，以便為油田檔案管理規范化水平的提高提供有效保障。要將油田實際經營或開發情況作為依據，制定檔號分類法、規定保管期限及歸檔范圍等，并采用規范作業的方式整理文件資料，及時對整理好的資料進行裝訂，使之成為正規卷，以方便于全面管理各類油田檔案。此外，要完善檔案公文資料制作步驟。首先應確保采用尺寸規格統一的公文用紙制作資料，其次應保證檔案資料具有統一的排版形式，且用字規范、文字引用合理及字跡清晰等。

（三）加快檔案管理的信息化建設，提高油田檔案的利用率

利用現代化信息技術對油田檔案進行管理，不但能夠提高檔案管理效率，同時還可以為檔案的有效使用提供較為方便的途徑。油田檔案管理人員可結合油田文件資料具體特征及組成結構等著錄檔案，同時根據著錄開發對應的計算機檢索系統。建立好計算機信息系統后可采用文字錄入、電子掃描及數字處理等方式將紙質資料轉化為電子檔案，以便利用計算機對檔案進行統一管理。此外，應保證檢索系統可以實現信息資源共享，以便及時傳遞檔案。加快檔案管理的信息化建設，并保證檔案利用朝網絡化及電子化的方向發展，有利于改善檔案利用者被動咨詢的狀況，且可以保證檔案形式及利用途徑的多樣化。因此，為了能夠使檔案服務水平得到有效提高，則應注意建設信息化檔案管理機制。

三、結論與認識

管理好油田檔案可以為各項生產經營、日常管理活動的有效開展提供決策依據。因此，在實踐工作中應注意找出檔案管理工作中存在的不足之處，并采取對應的措施進行完善。此外，還應綜合采用多種方法對油田檔案進行管理，不斷總結檔案管理經驗及對當前的管理方法進行有效創新，從而確保油田檔案信息可以發揮出應有的作用。

參考文獻：

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