建立不動產登記檔案管理新模式的幾點思考

建立不動產登記檔案管理新模式的幾點思考

□ 麗水市不動產登記中心 胡順紅

根據《物權法》規定，不動產物權的設立、變更、轉讓和消滅，須經依法登記，發生效力。不動產登記檔案是指不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更、注銷、更正、異議、預告、查封等工作中具有保存價值的歷史記錄，主要記載形式為不動產登記簿，包含以各類相關紙質文字、圖表描述、網絡登記表為主的原始憑證材料。其內容形式包括文字、數據、圖表、聲像等；載體形式包括紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤等；記錄形式包括書寫、印刷、感光記錄、磁記錄、光學電子記錄等。

不動產登記檔案在國土資源保護、地籍調查、住房保障、法院訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面均發揮著重要作用，為交易安全，維護不動產市場健康有序發展及領導決策提供了有力支持。

一、不動產登記管理的現狀

多年來，由于不動產登記職責分散在國土、住建（房管）、林業、農業等部門，不動產登記檔案管理出現管理機制不同，檔案歸檔標準不一，檔案信息管理系統各異，規范管理工作發展不平衡的狀況。從目前的情況看，國土、住建房管部門的檔案管理比較規范，信息化管理水平正在逐步提高，而林業、農業等部門的不動產檔案管理還不夠規范，有的檔案不夠健全，亟待規范管理。這些問題都將對不動產統一登記制度改革和不動產檔案整合管理等工作產生不利影響，主要表現在以下幾個方面。

1.材料不完整，數據真實性準確性較低

檔案登記管理工作中最為重要的就是數據的真實準確性，不動產檔案的準確登記，關乎著公民的合法權益，也影響著公共管理水平和政府信用，如果在不動產登記管理方面存在問題，那么不動產登記管理人員就在人們心中失去了信譽，造成信用危機，對政府部門以后的工作開展造成困難。目前，以麗水市為例，不動產檔案登記管理方面，特別是歷史不動產登記檔案確實存在著不動產坐落、土地性質、房屋用途、面積等數據方面誤登、錯登問題，身份信息、門牌信息缺失，存在不動產檔案信息不完整，資料不清晰，數據不準確現象，檔案管理雜亂無序等問題比較突出。

▲ 不動產統一登記工作中

2.數據庫整合技術欠缺，數據不完善

不動產登記機構由多個部門整合到一個機構，對原單位不動產登記檔案數據庫進行對接整合，集中統一管理，由于技術問題有待完善，經常出現數據掛接錯誤，不動產當前狀態記錄有誤，比如已抵押注銷登記的房屋在數據庫中還是抵押狀態，一幢房屋已辦理完成分割登記，但數據庫查詢顯示的房屋所有權人還是原權利人等，嚴重影響不動產登記工作的開展，甚至造成嚴重后果。

▲ 不動產登記檔案

3.信息化水平較低，不能資源共享

科學技術飛速發展，信息化發展日新月異，但由于種種原因，目前還有不少地方不動產登記檔案管理技術落后、信息化水平低。主要表現為不動產登記檔案沒有實現數字化，依然紙質存檔管理。因此，加快推進不動產登記檔案管理的數字化、信息化管理，能夠極大提高不動產登記檔案管理的準確性與方便性，同時實現檔案管理資源的共享。

4.檔案多部門存放，未能便民服務

《不動產登記暫行條例》開篇點明的立法宗旨是“為整合不動產登記職責，規范登記行為，方便群眾申請登記，保護權利人合法權益”。國家整合不動產登記職責，建立不動產統一登記制度，一個重要目的是方便群眾辦事，減輕群眾負擔。目前，有很多地方的不動產登記檔案仍然存放于原登記部門，群眾查詢利用檔案極不方便，需要跑多個部門。

二、不動產登記檔案的主要特點

不動產登記檔案不同于普通的檔案，其具有特殊性與重要性。不動產登記從原來的分散登記過渡到統一登記的管理模式，涉及面廣，影響大，不僅是房產、土地、林業、農業等部門管理工作的一項重要內容和基礎工作，也是全面科學履行職責的重要保證。

1.數量大，種類眾多

不動產登記檔案包括土地、房產、林業、農業、礦產等業務檔案。尤其是房地產登記發證，面廣量大，涉及到城鎮、農村的千家萬戶，這些材料經過立卷歸檔，在一個縣的數量可達幾萬卷，甚至上百萬卷，而其載體又是多種多樣的，包括文字、圖、表、錄音、錄像、磁盤等。

2.跨度大，周期性長

土地管理中有些土地業務活動歷時時間較長，往往跨年度才能完成。土地利用現狀調查，城鎮地籍調查，土地登記發證工作，有的跨一二年甚至三四年才能結束。

3.動態性，歷史延續

不動產登記檔案形成后，房與地的買賣、交換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，房屋的拆遷、翻改、擴建等現狀處于不斷的轉移和變更之中，具有極強的動態性。

4.專業性，不可替代

不動產登記檔案信息是房與地產權產籍管理活動中形成的權證、契約、文件、圖紙、表冊、照片、計算機軟盤等各種不同形式和載體的歷史記錄，這些信息記載了房產產權歸屬和沿革，反映了房與地的狀況。

5.真實性，法律依據

不動產登記檔案信息必須與實際相符，才能在產權審核和調處糾紛中起到憑證和參考作用。房與地管理部分代表政府行使職能，按照嚴格的操作要求，各程序間的相互監督、制約，確立了不動產登記檔案不容質疑的真實性地位。由記載房地產所有權歸屬的憑證等組成的不動產登記檔案，具有法律效力，是主管部門和人民法院處理不動產糾紛的重要依據。

當前檔案管理存在以下難點：一是現有檔案業務重點不同，整合難。不動產登記業務分類復雜，各有各自業務側重面與標準，業務銜接不可能一蹴而就，檔案管理的業務銜接難度亦不容低估。二是檔案數量巨大、時間長，關聯難。目前，分散在各部門的不動產登記檔案數量大（海量信息），歷史跨度長，動態性強。如何將這個巨大信息資源有序整合融合關聯，需要統籌規劃。

三、建立不動產登記檔案新型管理模式的優越性

1.有效集約整合，達到標準化

不動產登記機構統一前，各個登記部門的不動產登記檔案，管理模式、管理規范不同，管理水平參差不齊，不動產登記機構統一后，對部門、人員、檔案進行整合，制定統一規范性文件，統一不動產登記檔案編目規則和歸檔標準，開啟集約化管理的新型管理模式，提高服務效能。

2.使用互聯網技術，達到資源共享

在不動產登記檔案管理方面實現網絡共享，利用二維碼、物聯網信息技術將各類不動產登記信息通過系統進行整合優化，歸集，建立起土地和房屋、樓幢和單元、房屋和權利人的關聯，明確權屬上下關系，并與有關部門實現互通交流，為不動產市場交易、調控、繳稅、信貸、信用管理提供數據決策依據，更加便捷地為各類行政管理提供信息、數據支持。

3.優化資源，達到高效管理

集約化管理，是為了集合人力、物力、財力、管理等生產要素，高效率地合理地對不動產進行統一分配，節約成本，高效化管理，促進可持續發展。

集約化管理對不動產資源進行合理規劃分配，實現存儲空間、庫房定位的科學自動化管理，能夠在對大批檔案信息登記管理上減少時間，提高管理效率。在資源上能夠減少不必要的浪費，節約稀缺的土地資源，也為異地辦理登記檔案奠定了基礎。同時，它的管理理念還體現在對大型設備、機構設置、人員配備集中管理上。

四、建立不動產登記檔案新型管理的幾點思考

建立不動產統一登記制度，是在已有工作成果基礎上進行整合，形成更加高效統一的物權登記體系。這為不動產登記檔案管理迎來改革創新的重要機遇。筆者認為，實現不動產登記檔案管理的途徑有以下幾方面。

1.制定目標計劃，逐步分步實施

根據建立不動產登記制度工作部署，不動產登記檔案的整合，建立新型管理工作應分三個階段實施。第一階段目標是理順關系，摸清分散檔案的情況，清理檔案資料，為整合作準備。第二階段目標是整合現有檔案，規范電子文檔，建立電子文檔數據庫，逐步移交檔案，逐步實現集中統一管理。第三階段目標是全面規范檔案管理，建立完整數據庫，實現不動產檔案以傳統管理為輔，信息化管理為主的根本轉變，為不動產登記檔案管理工作提供保障，為社會提供高效快捷的服務。

2.理順管理機制，規范操作流程

整合、優化不動產登記檔案機構、人員、庫房資源，構建分工明確、協調一致的管理機制。根據不動產登記機構工作量情況配備檔案專業人員，充實一線管理人員和查詢窗口，并適當進行人員流動，增強緊迫感，調動員工積級性。全面梳理業務流程，從申請、受理開始，經過審核、審批，到最后繕證、發證、歸檔，這是檔案形成到歸檔的生命線，使辦理業務與歸檔環節緊密銜接，需嚴格執行操作規范和統一歸檔標準。

3.建立統一信息平臺，健全網絡風險防范機制

以不動產登記信息平臺為基礎，建立不動產檔案管理系統。實現“統一歸檔、統一監管、統一查詢與服務”等主要功能，同時要注重做好網絡風險防范工作，采取嚴格的保密措施，為不動產統一登記信息化平臺建設奠定技術基礎。

4.設立省市不動產登記檔案數據中心

近年來，二維碼、物聯網信息技術發展突飛猛進，大數據時代已經來臨，給檔案管理、流轉帶來極大的發展空間。我們應充分利用這個高科技環境，構建一個基于計算機網絡環境的管理一體化、資源數字化、服務網絡化的不動產登記檔案信息資源管理系統，對分散各部門的不動產登記檔案進行優化組合與無縫聯結，實現數據安全地傳輸、充分地共享，實現不動產登記檔案信息資源的內在價值和社會效益，為社會提供多維的、一體化的信息服務，最大化地發揮出不動產檔案信息資源整體效能。

5.建立一支高素質人才隊伍

不動產登記檔案是不動產登記動態管理的基礎和保證，高質量的檔案管理需要一支既懂登記業務、又熟悉檔案業務、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。 為做好這項專業性、技術性強的工作，檔案管理人員要主動、及時地加強政治知識、相關科學文化知識和檔案學知識的學習，熟悉檔案工作的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的規定，密切關注國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平。人才是網絡經濟時代的第一資源和首要依托，不動產登記部門要重視專業人才隊伍的建設，為現職工作人員創造條件鼓勵他們崗位成才，同時不定期組織業務培訓，及時更新、增長業務知識，還要創造條件，引入專業科技人才。只有具備全面的知識結構以及扎實的專業技能和敏銳的信息意識，才能促進不動產登記檔案事業的快速發展。

對不動產登記檔案進行整合、集約化管理，不但能夠在管理上極大節省時間，提高工作效率，而且還能優化資源管理，減少不必要的資源浪費。當今，特別是麗水市的山區，檔案登記管理方面缺乏相關的技術型人才，管理設備上落后，較多農村地區檔案登記管理工作仍停留在紙質存檔登記管理，管理技術上落后，導致檔案數據信息不準確，信息滯后，為工作的后續正常開展造成了許多困難與麻煩。因此，必須加強不動產登記檔案工作的管理，加快登記檔案整合、集約化管理的步伐。