淺析信息化時代傳統檔案與電子檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部， 內蒙古 赤峰024000)

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淺析信息化時代傳統檔案與電子檔案管理

曹麗紅

(赤峰市住房公積金管理中心紅山區管理部， 內蒙古 赤峰024000)

有效的電子檔案管理是實現人類社會原始歷史記錄在信息時代得以真實、完整、可靠保管的有力保證，電子檔案對傳統的檔案管理方式有著越來越重要的影響。因此，應該在立足于傳統的檔案管理基礎上，進一步完善傳統檔案與電子檔案之間的融合，讓檔案管理工作行之有效的運行。

信息化時代；傳統檔案；電子檔案；管理

1 傳統檔案與電子檔案的差異

1.1 傳統檔案與電子檔案共同點

電子檔案與傳統檔案的共同點主要表現在：第一，電子檔案和傳統檔案是以實體形式存在。第二，電子檔案和傳統檔案都是對當時社會中出現的事件變化，以及個人信息進行真實記錄。第三，電子檔案和傳統檔案記錄的信息和事件主體緊密相連。兩種檔案在管理工作過程中彼此取長補短，通過創新共同發展。同時，在發展過程中，電子檔案將傳統檔案的作用進一步完善，為檔案工作的順利進行，及真實的記錄社會發展，為客戶提供更便捷的服務，創造更多的有利條件。

1.2 傳統檔案與電子檔案不同點

1.2.1 在管理方法上電子檔案區別于紙質檔案

在檔案收集上，電子檔案有別于紙質檔案。傳統的紙質檔案資料必須通過文書部門的處理，將有價值的資料按照不同維度進行分類，比如按文件的來源、時間和內容等分類、整理和裝訂，之后才可以交由檔案部門保管和處理。然而電子檔案就不需要由人工進行分類整理這一系列繁雜的工作，而是直接通過計算機進行比紙質檔案更便捷的整理分類方式，分類更細、更準確、更立體，正因如此，專門負責整理、分類、裝訂的傳統檔案部門已經逐漸撤銷。可見，在資料收集、整理、分類方面電子檔案優于紙質檔案。

檔案接收部門在接收檔案時，電子檔案較傳統檔案要復雜很多。比如要接收檔案，必須有相應的設備，硬件設備(計算機、掃描儀等)和軟件設備(文件轉換軟件)，只有這樣才能統一資料的入檔格式，便于查閱和編輯。而傳統檔案則對設備的要求沒那么高，甚至不作要求，但是查閱起來就不如電子檔案方便和快捷。

1.2.2 電子檔案與紙質檔案的歸檔程序要求上存在差異

紙質檔案歸檔，首先就是要對其是否能夠入檔進行層層的篩選，主要從該文件資料是否具有保管價值和需要保管的時間長短，以及該文件是否符合入檔資格等已定的標準、方法和原則等方面進行判斷。不過由于紙質檔案本身的特性，使得篩選的過程并不用立刻做出決定是否入檔。然而電子檔案則不一樣，電子文檔依托計算機，信息流較大，容易消失和變更，所以對于一些文件是否能夠入檔，必須在文件形成之前就要對它的保管價值和保存時間長短等一系列問題進行分析，做出決定。其次，雖說紙質檔案和電子檔案在篩選時都要進行某文件是否具有入檔價值的判斷，也就是內容方面的審核與篩選，但是如果僅僅從內容方面篩選，而不考慮其他方面的因素，則形成準確、真實、完整的檔案資料的可能性很低。所以要從多方面進行審查，比如技術方面，電子檔案則要考慮更多，以不同載體(光盤、磁盤、u盤等)為介質的電子文件需要鑒別其可讀性以及是否存在病毒、介質是否正常等情況，而紙質檔案在技術鑒別層面上的要求并不高。

1.2.3 電子檔案和紙質檔案在使用過程中存在不同

第一，傳輸途徑上。由于紙質檔案和電子檔案的介質不同，所以傳輸方式不一樣。紙質檔案主要是通過提供原件或復印件，而電子檔案是通過電子檔案的載體或計算機直接傳輸，同時可以打印、下載、復印等。

第二，保密性方面。不論是紙質檔案還是電子檔案都要做好保密工作，而由于紙質檔案和電子檔案本身的區別，使得各自防泄密的手段各不相同。紙質檔案由專門人員負責檔案存儲室的看管工作，用戶想要獲取需要的檔案，需要部門的批準，尤其是重要檔案更是需要層層審批。而電子檔案由于本身的可編輯性和可共享性，所以在保密方面采取了加密保護、信息驗證、身份驗證等措施。

1.2.4 電子檔案相對于傳統檔案的優越性

在電子檔案出現以前，很多珍貴的紙質檔案由于受保存條件、紙張質量等外在條件的制約，都成了易損易壞的孤本，傳統的紙質文件只能在固定的地點，規定的時間內，極少數人可以借閱。時間、空間、人數限制都影響了資源的最合理有效的利用。另外，傳統的紙質檔案在保存上也存在巨大風險，不可能做到所有的珍貴檔案都有復印件或副本，所以，一旦出現損毀或遺失，將是無法挽回的損失。如果為了避免這種情況的出現而限制借閱、查看，檔案又失去了它應有的價值。

電子類的文件在這一點上有很明顯的優勢，它不像紙質文件一樣具有唯一性，檔案管理人員隨時可以進行復制保存，甚至那些珍貴的檔案都可以轉化成電子版，檔案不再受“孤本”限制。電子文件在計算機環境下，同一份文件可以實現在同一時間，不同地方，被多個需求者以多種方式利用，需求者可以通過復制、下載、網絡傳遞、利用移動硬盤等方法，充分利用計算機和網絡技術，在任意地點、任意時間內獲得所需的檔案，這樣就能保證檔案資料不受時間和空間以及人數的限制。網絡平臺的建立甚至能夠提供多用戶檢索，從而在真正意義上實現信息共享。

2 傳統檔案與電子檔案的發展與互補

2.1 電子檔案的發展與管理優勢

電子檔案的發展彌補了傳統檔案的一些缺陷。如醫院的電子病歷建立，彌補紙質病歷無法把一些圖像進行記錄的缺陷，而且醫生只要輸入患者名字，就可以找到患者病歷，上一次檢查結果或就診治療的內容就會出現，兩次檢查結果對比，可以讓醫生及時準確的做出判斷，既為患者節約了時間，也提高了醫生的工作效率，醫院電子檔案的實施，讓管理優勢得以體現。

2.2 專業人才的培養

傳統檔案和電子檔案的管理，都需要專業技術人才。只是傳統檔案管理對工作人員的要求，滯留在原始意識下，工作人員只要具有對工作認真負責的態度，能把復雜的檔案根據不同的內容進行分類整理，并把檔案標上編碼，做好記錄，便于今后查找，就能勝任此項工作。這種工作方式，已經不適合電子檔案管理的用人標準，電子檔案管理工作者不僅對工作要認真負責，還要具有專業的電子操作技能。因此，在大數據發展過程中，檔案管理要想跟上時代發展，就必須適應現代新形勢的檔案管理方式，引進專業的管理人才和技術人才，對現有工作人員進行培訓，讓他們及時掌握新的信息技術，只有提高管理人員的專業技術水平，檔案管理工作的發展才會更上一層樓。

2.3 傳統檔案與電子檔案的互補性

檔案信息的資料來源于真實的事件，或者個人簡歷的記載。這些檔案在創建初期，都是以紙質檔案的形式記錄，通過工作人員的整理、歸類后，輸入電子檔案，電子檔案為日后使用提供了方便。雖然這些信息已經存入電子檔案，傳統檔案仍然要把原始資料進行保存，為電子檔案出現問題時提供一定依據。同時，電子檔案也可以根據客戶需求打印成紙質檔案來使用。由此可見，傳統檔案與電子檔案兩者之間的互補，為進一步完善檔案工作做出貢獻。

3 結語

大數據時代的到來，對國家經濟發展、信息發展、企業規模化管理、普通人生活都帶來巨大的改變，以及全球文化經濟發展都與其關聯密切，這種發展讓檔案管理工作面臨巨大的改變。尤其是電子檔案的發展，不斷沖擊著傳統檔案管理模式，同時，傳統檔案又彌補了電子檔案管理中的不足之處，因此，只有將傳統檔案與電子檔案的管理進行有效的互補，才能讓二者的優勢得以發揮。

[1] 郅樂娟.電子政府數字檔案集中管理制度研究[D].西安：陜西師范大學，2016.

[2] 孫麗梅.電子檔案與傳統檔案管理工作芻議[J].勞動保障世界(理論版)，2016，(01)：44-47.

Analysis of traditional archives and electronic archives management in information age

CAO Li-hong

(Chifeng Housing Provident Fund Management Center, Management Department of Hongshan District, Chifeng 024000, China)

The effective management of electronic archives is a powerful guarantee that original history of human society can be true, complete and reliable in information age. The electronic archives have an increasingly important influence on traditional archives management methods. Therefore, the integration of traditional archives and electronic archives should be improved based on traditional file management so as to fulfill effective operation of archives management.

Information age; Traditional archives; Electronic archives; Management

2016-12-07

曹麗紅(1966-)，女。

G647

B

1674-8646(2017)03-0090-02