淺談高校人事檔案歸屬問題

柴雙超

(齊齊哈爾大學，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

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淺談高校人事檔案歸屬問題

柴雙超

(齊齊哈爾大學，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

人事檔案作為高校檔案管理工作的重要組成部分，一直存在著管理主體不確定的問題。對當前高校人事檔案歸屬現狀進行分析，找到其存在的矛盾，提出解決問題的對策。

高校；人事檔案；歸屬問題

高校人事檔案是經組織認可的，反映一個人的個人經歷、業務能力、工作表現的重要歷史憑證，它不僅是高校人才信息的重要載體，更是選拔高層次教師人才的重要依據。然而，作為當前高校檔案管理依據的《高等學校檔案管理辦法》卻未明確將干部檔案納入高校綜合管理體系，致使各高校對人事檔案的管理歸屬存在較大分歧，給高校人事檔案管理實際工作帶來了各種問題，亟待解決。

1 高校人事檔案歸屬現狀

山西師范大學的霍紅梅在《談高校人事類檔案的歸屬》中的調研結果表明，目前高校綜合檔案館保管檔案情況主要有四種：一是保管除教職工、學生之外的所有檔案，如北京大學、浙江大學、吉林大學等。二是保管除學生個人檔案之外的所有檔案，如山西財經大學。三是保管除教職工檔案之外的所有檔案，如太原師范學院。四是保管含教職工、學生檔案在內的所有檔案，如清華大學、四川大學等[1]。河南師范大學的薛萬新對33所本科院校的教職工(包含干部、工人)人事檔案歸屬情況進行了調研，結果顯示：70%的高校將教職工人事檔案劃歸于人事處管理。18%的高校教職工人事檔案歸組織部管理，只有6%的高校教職工人事檔案歸高校檔案館管理。另外6%的高校將人事檔案按干部、工人或教師、行政人員等不同類別分別由人事處或組織部管理[2]。

從以上調研數據可以看出，大部分高校建立了綜合性的檔案館，對學生檔案進行集中管理，但是對于高校干部人事檔案的管理歸屬問題并沒有形成統一的規范。教職工人事檔案存在分散管理的現象，相對來說較為混亂。

2 高校人事檔案歸屬的矛盾分析

2.1 人事檔案與高校檔案所涉監管部門不一致的矛盾

監管部門即行政主管部門。《高等學校檔案管理辦法》規定：“國務院教育行政管理部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作”，即各教育行政部門負責本行政區內高校檔案工作的業務指導、監督和檢查工作。然而，一直以來都是組織部負責黨政機關、企事業單位的干部管理工作，直接對干部人事檔案工作進行監督指導，成為干部人事工作的管理主體。中組部于1991年3月印發的《干部檔案整理工作細則》是指導全國干部人事檔案工作的唯一標準，也是高校開展人事檔案管理的唯一準則。因此，從法律層面來說，我國尚未出臺明確的政策法規，對高校人事檔案工作監管主體作出相關規定。

2.2 高校規模與建設綜合檔案管理體系不匹配的矛盾

根據2015年全國教育事業發展統計公報，全國共有普通高等學校和成人高等學校2 762所，其中普通高校2 414所(含獨立學院314所)，成人高校353所。普通高校中本科院校1 129所，高職(專科)院校1 280所[3]。數量龐大的各類教育學校在學校級別、師資建設、招生規模、資金設施等各方面均存在著較大的差異。因此，各高校建立綜合檔案管理體系能力也各不相同，對此，《高等學校檔案管理辦法》也予以區別規定。雖然大部分高等院校能夠按照《高等學校檔案管理辦法》的要求，設立高校檔案館，建立高校檔案綜合管理體系，但是對于一些民辦、高職類院校來說，普遍存在辦學規模小、資金不足的問題，這類院校在進行檔案科學管理、發揮綜合檔案部門應有的集中管理功能上，存在著很大不足。

2.3 人事管理系統與高校綜合檔案管理系統不協調的矛盾

根據中央辦公廳2011年11月發布的《中共中央辦公廳關于做好中央文件改版工作的通知》和中組部2012年6月下發的《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》要求，一份完整的干部人事檔案由十大類構成，對于高校干部檔案來說，這十類材料的生成部門眾多，很難都與高校綜合檔案管理系統匹配。比如組織部按照行政級別管理教職工，而檔案管理系統按照檔號來標識每份人事檔案。人事管理系統按照部門生成工資表，而檔案館按照姓名排列檔案，材料歸檔很麻煩。另外，在人事檔案利用方面，組織部門和人事部門在辦理工資退休審批、職稱評聘、考核鑒定、提拔任免等日常工作中需要頻繁地查閱檔案，還經常借出，給檔案的集中統一管理帶來困擾。此外，近年來，個人在辦理房產繼承、公正、獨生子女證及考研、考博、出國留學等事情時也需要復制人事檔案或出具檔案證明。《高校檔案管理辦法》第四章第三十二條中規定：“高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構”。然而，在實際工作中，干部人事檔案若是由組織人事部門管理，出具證明與加蓋查檔章都是由組織人事部門出具，與《高等學校檔案管理辦法》精神不符。

3 高校人事檔案歸屬之對策分析

3.1 法律法規是確保高校人事檔案規范管理的重要依據

從領域范疇分析，高校人事檔案的產生、管理、使用都在高校范圍之內，理應納入“高校檔案”范疇之內，但是，《高等學校檔案管理辦法》卻并未將其納入。政策的缺失是導致我國各高校人事檔案管理主體混亂的主要原因之一，也是制約高校人事檔案規范管理的最大阻礙。只有對高校人事檔案的管理主體作出明確規定，才能使高校人事檔案管理工作合法化、規范化、標準化，為學校及社會提供豐富的人才信息和高效、準確、便捷的人力資源服務。

3.2 集中統一是實現高校人事檔案科學管理的前提基礎

每個學校的辦學規模、師資配備等實際情況不同，只有按層次發展、按需求劃歸人事檔案管理主體，才是解決高校人事檔案歸屬難題的基本路徑。但是，無論是高等院校或是中職院校，設立檔案館還是檔案室，只有建立起完整的綜合檔案管理體系才是大檔案觀下“高校檔案”概念的完整體現，才是實現高校檔案集中統一、科學管理的前提。將人事檔案納入專門的檔案管理機構，在人、財、物等基礎建設方面可以得到學校的統籌安排，有利于推進高校人事檔案資源的信息化建設，不僅可以實現高校人事檔案資源的共享，更可以為國家人才戰略的實施及高等人力資源的管理奠定基礎。

3.3 協調合作是保證高校人事檔案有效管理的有力保障

人事檔案具有生成主體多、利用頻繁的特點，協調各部門之間的業務關系是解決人事檔案管理難題的重要工作。為此，檔案管理部門應明確各相關部門的工作職責，搭建人事檔案管理部門與各相關部門之間的合作渠道。針對業務往來頻繁的部門，檔案管理部門可以開辟綠色通道，專人專管、特事特辦，使各部門之間檔案材料的移交、借閱、使用更加方便、快捷。同時，在高校綜合檔案管理系統的設計上，充分考慮人事管理系統、科研管理系統、干部考核系統的特點與工作需求，做好溝通協調，實現各系統之間的有效對接與信息兼容，使人事檔案管理系統的功能更加強大實用，保證高校人事檔案的有效管理[4]。

4 結語

將人事檔案歸口高校檔案館統一管理，是促進高校人事檔案科學發展的重要途徑，也是完善高校檔案綜合管理體系的重要內容，更是實現高校檔案大融合的必然趨勢。但是，人事檔案納入高校綜合檔案管理體系也不能一蹴而就，還需根據各高校的實際建設情況和檔案工作基礎逐步推進。

[1] 霍紅梅．談高校人事類檔案的歸屬[J]．中國檔案，2010，(06)：60-61.

[2] 薛萬新．高校人事檔案歸屬問題探析[J]．蘭臺世界，2012，(06)：33-34.

[3] 2015年全國教育事業發展統計年報[EB/OL]．KJ6教育資源網[2016-01-13]．http：//www.kj6.net/News/NewsDetails.aspx?ID=50148.

[4] 彭堅．論高校檔案的“大綜合”——高校人事檔案納入綜合管理問題分析與對策[J]．檔案建設，2012，(10)：7-9.

Discussion on attribution of personnel files in colleges and universities

CHAI Shuang-chao

(Qiqihar University, Qiqihar 161000, China)

As an important part of archives management in colleges and universities, personnel archives have issues of uncertainty on the subject. This paper analyzes the present situation of the attribution of personnel files in colleges and universities, finds out the contradictions and puts forward the countermeasures to solve the problems.

Colleges and universities; Personnel files; Attribution

2016-12-28

柴雙超(1986-)，女，助理館員，碩士。

G271

A

1674-8646(2017)03-0112-02