探究疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用

李 響

（遼源市疾病預防控制中心，吉林 遼源 136200）

疾病預防控制中心有很多各種各樣的數據統計、分析、評估等，疾病等類型、治療范圍比較廣泛。做好疾病預防控制中心的檔案管理，有利于需要的人查閱，可以有效的提高檔案的利用率，促進我國疾病預防控制的工作順利進行。

1 疾病預防控制中心檔案管理存在的問題

目前我國疾病預防控制中心還是存在一些問題，要想充分利用疾控中心的檔案，還需及時調整這些問題，才能有效的利用檔案。首先是檔案收集的范圍比較窄。其實檔案有很多種，比如文書檔案、設備檔案、業務檔案等。當前檔案在檔案收集過程中比較重視文書檔案的收集，對于社會中的業務檔案收集比較忽視，這就導致了檔案收集范圍小，不全面。其次檔案分類不明確。由于疾病預防控制中心有很多科室，不同的科室有著不同的職能[1]。每個科室的檔案數量不同，并且都有自己的重要檔案，這些檔案由科室自行保管，這對檔案的收集就有一定的難度，在檔案整理過程中存在同類型的資料被分開放置，或者重要資料重復放、部分資料丟失等現象。第三是歸檔的案卷質量不高的問題。有些工作人員不認真，就會導致檔案的編號不按照順序擺放，給查閱帶來麻煩，也有自己不清晰的現象，影響檔案的質量，給檔案的利用帶來很多麻煩。第四是對檔案管理的不夠重視，大多數疾控預防中心的工作重心都放在疾病的預防與控制上對檔案管理不夠重視，導致檔案管理工作開展不順利。

2 提高疾病預防控制機構檔案管理水平措施

2.1 加強檔案制度建設

要想提高疾病預防控制中心的檔案管理水平，首先需要加強疾控中心的檔案制度建設工作，要做到有章可循。疾病預防控制中心科室較多，應該以《檔案法》為依據，建立適合疾控中心的規章制度，在制度中明確規定各部門崗位職責，及時整理材料，及時歸檔。把檔案管理中心作為核心部門，各個科室為主體，收集不同科室的檔案，按順序歸類。還應該把檔案管理工作分配到個人，建立有序的管理層。比如我國當前有些疾控中心就在實行檔案分級制度，選一名專業人員，專門負責領導檔案管理工作，設立專門的檔案室，對不同科室提供的檔案分類管理[2]。

2.2 提高案卷質量

在疾控中心，檔案管理與檔案利用是疾病預防控制中心開展工作的重中之重。上文有提到檔案質量不高的問題，這就需要工作人員做好日常檔案收集、歸檔工作。除了疾控中心的資料之外還應該展開業務范圍，加大資料收集范圍，使疾控中心的檔案資料更加豐富。檔案的收集與管理是一項長期的工作，做好這項工作需要日積月累。做好檔案整理工作，注意書寫字跡，在歸檔時要標清標號，做好分類，同一類型的放在一起，重要檔案要收錄全面。提高案卷的質量，使疾控中心的檔案管理起到有效的作用。比如同一科室中遇到的疾病預防數據不盡相同，根據數據收集方式的不同，統計方式的不同情況，做好檔案記錄工作。

2.3 加強對檔案管理人員的培訓

疾病預防控制中心檔案管理工作需要具有定專業性的人才，在日常疾病檔案整理中可以熟練的分清疾病的類型。由于我國一些防控中心的工作重點都放在了疾病的防控上，對檔案管理工作有些忽略，所以沒有專門的檔案收錄人員，往往是一個檔案整理人員身兼數職，沒有時間去詳細整理，或者是聘用專業不對口的職員，這都是不可行的，沒有一定專業素養的工作人員，很難勝任這份工作。疾控中心應該對檔案管理人員進行培訓，針對檔案管理知識、疾病種類知識、疾病預防知識等方面進行培訓。通過培訓來提高檔案管理人員的專業素養[3]。

3 總 結

總而言之，疾病預防控制中心的防病形勢以及人們的需求是不斷變化的，因此，我國疾病預防控制工作也需要不斷完善，不斷加大范圍，做到有效防控疾病。疾控中心的工作也應改做到精細化管理，只有管理好檔案，才可以使疾病預防控制信息資源被需要的人充分利用。我們疾病控制中心建立檔案的目的就是為了提高疾病預防控制檔案的使用率，讓其發揮其作用。因此必須加強建設疾病預防控制中心檔案管理，為我國的疾病預防控制事業作出貢獻。在天津疾控中心發生過這樣一件事情，一個發燒的兒童初步診斷為普通感冒引起的發熱，后因之前疾控檔案中有一個類似情況的記載，醫生判斷可能為腦膜炎，確診后由于當時治療及時而拯救了這個孩子。由此可見，檔案的整理與利用是十分重要的。

[1] 尹福順.淺議基層疾病預防控制中心檔案管理與建議[J].華章,2013(22),10∶11.

[2] 劉燕萍.試論醫院管理系統建設中的醫學檔案管理[J].黑龍江省綏化市北林區秦家鎮衛生院.2017(16).

[3] 劉俊秋.淺談如何做好疾病預防控制檔案管理工作[J].時代報告(學術版).2Ol2(08),45∶46.