淺談公路檔案信息化建設及有效管理

許瑞芳

山西省公路局太原分局

淺談公路檔案信息化建設及有效管理

許瑞芳

山西省公路局太原分局

公路建設項目檔案的管理具有重要的意義，不但能保證項目進程合乎進度要求，更能使項目合理有序的進行，對于成本控制也起著至關重要的作用，而對于管理過程中出現的問題，應實施精細化管理模式，根據項目要求確定合理科學的組織管理方案，運用先進的信息化管理技術，從多角度強化對公路建設項目檔案的管理工作，從而達到保證項目質量，控制項目成本促進公路建設的健康發展。基于此，本文將著重分析探討公路檔案信息化建設及管理，以期能為以后的實際工作起到一定的借鑒作用。

公路工程；檔案；信息化

1 、公路檔案信息化建設管理現狀

公路檔案管理要適應時代發展和需要，要在加強信息化管理來提升為社會服務的能力。近年來，我們交通系統大力加強推進檔案管理信息化建設，但是，在現實工作中，要以電子文件的形式逐步取代了紙質文件需要一個過程，需要思維的轉變，需要能力的提升。特別是隨著經濟和科技的發展，辦公自動化、無紙化等出現之后，我們的檔案管理工作出現了一些改變。這樣一些文件往往都是以機讀文件的形態存在，因此，我們需要對這些檔案提供電腦空間，并分類存放，并隨時能夠信息綜合系統地提供出來，使檔案系統性，真實性、價值性地隨時為工作提供幫助。但是我們一些站所檔案管理方面比較落后。如一些地方還是重視紙質檔案，缺少實現檔案信息電子化的意識，檔案信息管理人員的素質需要提高；檔案管理工作標準化、規范化不夠，因此，采用信息化管理有一定的難度；另外，檔案管理檔案整理、分類方法以及著錄標準因人而異，缺乏統一性，從而制約了檔案信息電子化的進程。

2 、公路檔案信息化建設管理措施

2.1 建立健全檔案管理機制

要想實現公路檔案管理的信息化建設，需要嚴格按照規章制度開展管理工作，制定科學可行的管理制度，對現有檔案管理機制加以優化，確保檔案信息管理建設的安全。同時以檔案規范為依據，合理構建公路數字檔案館，通過數字化形式來管理公路的全部檔案，實現檔案信息的共享，有效滿足社會對檔案的使用需求。另外，公路檔案管理部門可以充分利用互聯網通訊優勢，構建資源信息共享的網絡平臺，以此拓寬信息渠道，讓人們了解相關的公路建設信息，實現資源信息共享，提高工作效率。

2.2 完善信息化管理系統

想要進一步的完善公路工程檔案信息化管理系統，必須將計算機技術與網絡技術嵌入進檔案管理的工作之中，這樣才能實現公路工程檔案的科學化管理。一是構建體系。檔案管理工作的管理者必須順應時代的發展，依據檔案管理的實際情況，針對性的進行檔案管理的信息化建設，聘請專業的檔案信息化管理專才，構建完整的信息化管理體系。二是同步控制。檔案建設的過程必須與公路建設的過程相同步，然后再將檔案資料錄入到信息化的系統之中，做好資料的統計與分析，保證檔案資料的完整性和系統性。三是精細工作。在項目開展的進度上，時刻統計與記錄，及時做好工程規劃和控制，分步驟，有節奏的來對項目管理進行監督和檢查，最后再將審批完的資料錄入到相應的信息管理系統之中，并且，在信息錄入的過程之中，必須要保證錄取信息的準確性和完整性。

2.3 加強網絡化服務

對于公路檔案管理工作而言，其需要從大量檔案信息中提煉出規律性與結論性的數據，然后將其歸納整理，形成文字精練與結構嚴謹的綜合體，為相關部門的決策提供參考依據。如交通公路系統工程建設部門可以積極構建計算網絡，將其與檔案管理工作相結合，在網絡中統一納入全系統的檔案資料，便于深層次開發與綜合性利用各種檔案，實現檔案管理工作的科學化、規范化與標準化。此外，可以實現檔案信息網絡動態化管理，為社會活動的決策者或司機等提供有效的信息，避免因路況等因素而造成物力與人力的浪費，保障人們的生命財產安全。

2.4 加強管理人員素質

公路檔案管理工作的有效性在一定程度上取決于檔案管理人員素質高低，因此公路主管部門需要積極培訓檔案管理人員，使其掌握新的知識，提高自身的業務知識水平和專業素質，成為優秀的檔案管理人員。隨著辦公自動化的深入發展，電子文件被應用檔案管理工作中，需要檔案管理人員積極學習電子檔案管理知識，與時俱進，從而為企業形成良好的形象做出貢獻。此外，檔案管理人員應對文件歸檔工作和電子文件鑒定加以重視，鑒定文件的真實性和完整性，保證電子文件背景信息與內容的完整性。

2.5 加強公路檔案的信息庫建設

首先，要將傳統的紙張儲存模式轉變為電子文件存檔。電子文檔解決了紙張占地大、記得少、尋找起來繁瑣、工作效率低的缺點，更為省時和方便。其次，要建立公路檔案的信息庫，滿足信息資源方面的需求，及時制定出解決實際問題的措施。通過及時補充、更新、維護數據信息庫，完善資料的接收整理體系。另外，可以利用現代科技，通過互聯網，在實行安全維護的條件下可以實現信息資源的共享，建立項目網絡共享平臺。這樣一來，獲取信息的渠道擴大不少，有利于自身的改進完善，也能讓公眾加深對公路建設的了解，提升信賴度與滿意度，對于實現廉潔高效，優質服務的建設目標邁進了一大步。

總而言之，在公路建設工程中，其建設檔案管理工作始終貫穿整個工程，從立項、審批、設計、施工以及竣工，建設資料都發揮了極其重要的作用，因此必須提高對其管理工作的重視。隨著科技的不斷發展，如今信息化管理技術覆蓋至公路工程建設工程的檔案管理工作中，并為其提供了巨大的便捷，這也要求我們在以后的實際工作中必須對其實現進一步研究探討。

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