淺談人事檔案管理在企業發展中的作用

莫麗華

貴陽市城市軌道交通有限公司

淺談人事檔案管理在企業發展中的作用

莫麗華

貴陽市城市軌道交通有限公司

目前，我國正在大力推進人事制度的改革，而作為企業基礎管理工作組成部分的人事檔案管理，也應該在現有的基礎上進行基本改革，從而實現人事檔案的管理滿足新的形勢、新的變革要求。這就要求企業去建立社會化開放式的人事檔案管理模式，從基礎上去提升人事檔案管理的水平，這已經成為企業需要高度重視，并且需要穩步推進發展的大事。

人事檔案管理；企業發展中的作用

1 導言

人事檔案與財務檔案等其他檔案存在著一定的差距，市場經濟體制改革之后，企業的用人理念、員工的工作理念都發生了巨大的變化，人事流動是十分頻繁的事情，傳統的檔案管理方法已經逐漸難以適應新形勢下企業人事檔案管理的需求，企業必須要認識到當前檔案管理工作中存在的各種問題，積極改革創新管理方法，才能夠更好的為人事管理工作服務，為企業及員工的發展做出貢獻。

2 人事檔案管理工作所存在的問題

2.1 部分領導干部對人事檔案管理工作重視不夠

人事檔案管理工作作為一項基礎性的工作，不容易取得明顯的成績，這就使得它不容易引人注意。許多單位的人事檔案管理工作，經常處于被動應付的狀態，而且，部分領導干部認為人事檔案工作和抄抄寫寫、分類保管的事務性工作沒有什么兩樣。這就很難開展企業的各項工作，阻礙了人事檔案管理的進一步改革和發展，無法使其發揮應有的作用，無法提供高質量的服務。

2.2 人事檔案管理人員素質達不到一定的標準

企業在改革的進程中，在對單位人員的編制上卻比以往大幅度縮減了。在人員減少的情況下，基本上是由人事部門的工作人員來兼任的，甚至有的單位是由臨時工負責，而這些工作人員都是非專業性的，就容易出現其他部門沒有及時移交資料的情況，即便資料齊全的情況下也容易出現歸檔不及時或者根本沒歸檔的情況，從而導致員工檔案資料的缺失。

2.3 尚未普及人事檔案管理信息化

就目前來看，許多企業由于系統設計的定位以及其他方面的原因，即便是安裝了“人事檔案管理系統”或者類似的系統，也只是記錄和統計員工的基本信息，并不對員工在生活、工作中所形成的原件進行收錄，這就導致檔案信息化大打折扣，說明現在企業人事檔案管理信息化尚未普及，需要進一步進行普及并推進人事檔案信息化管理，提高檔案工作管理效率。

3 為企業人才招聘提供了質量保障

人事檔案為單位領導掌握應聘者的基本情況，正確使用新的人才起到參考作用。一方面，通過人事檔案材料的查閱與整理，能夠較為全面地了解員工個人經歷，從事過哪些工作，取得過哪些成績，有何特長，道德品質如何，進取心和事業心是否較強等各方面的情況，有效保證企業錄用有能力的人才，提高人才招聘的質量。另一方面，人力資源部門能夠從人事檔案中詳細了解個人以往的教育、技能、培訓、經驗、績效等方面的信息，有助于企業人力資源部門為人才分配合適的工作崗位。通過提供個人的人事檔案，就可以以此為憑證，增加企業對聘用人員的信任程度和認可程度。因此，人事檔案是全面了解人才、選拔人才的基礎，是領導者用人的重要參考依據。

4為企業制訂長期人才培養計劃提供依據

人事檔案真實記錄了職工培訓內容及培訓成績，全面、準確地反映人才各方面的情況。企業人事管理部門可以根據人才的不同特點，提出有針對性的培訓教育方案，做到因材施教。同時可以依據人事檔案了解本單位的人才數量、文化程度、專業素質等方面的數據，探索人才成長的規律，以更好地培養和使用人才。企業人力資源管理部門，可以通過掌握人事檔案中的員工信息，如教育背景、技術資格、技能經驗、年齡等，以針對性地開展培訓項目，更加有效地調動員工在培訓上的積極性。人力資源管理部門通過對人事檔案信息的分析，能詳細了解員工的工作表現、工作業績、工作薪酬等方面的內容，以此為員工設定更好的職業生涯規劃，開展以有針對性的職業技術訓練和實踐交流等方面為主要內容的培養教育，使員工不斷向著企業規劃的職業生涯目標邁進，進一步強化員工對企業的認同感與忠誠度。

5 為企業人才需求預測提供參考

企業人力資源管理部門通過人事檔案信息的分析，可以總結企業單位整體的人才儲備狀況，全面掌握管理和技術人才隊伍的總體狀況，分析現有企業人力資源狀況是否適應企業改革與發展的要求，人才培養計劃的制訂是否科學合理、實施是否順利等。從有利于企業人才隊伍建設為出發點，結合人事流動的檔案信息，預測企業人才的需求狀況，從而有效科學地制訂人力資源計劃，為企業單位領導的決策提供可靠的依據。因此，人事檔案和人事檔案的綜合分析，在企業單位人力資源管理及人才需求等方面發揮重要作用。

6 為企業發展起到了促進作用

現代企業的管理就是人力資源的管理。其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作。“以人為本”是指管理的出發點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變化為動態的激勵手段，讓員工能夠感覺到組織對他的關注、關心和承認，充分調動各類人才的積極性和創造性，使各類人才揚長避短，充分在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。

7 結語

人事檔案管理是企業檔案管理重要的組成部分，隨著經濟形勢的不斷變化，企業的人員流動明顯加快，人事檔案管理工作中的各種問題層出不窮，嚴重影響了檔案管理工作的效率，因此，企業檔案管理人員必須做到與時俱進，提高檔案管理的科學性，不斷的總結工作經驗，促進檔案管理工作效率的提高，提升服務水平。

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