關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

孫 杰

煙臺市套子灣污水處理有限公司

關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

孫 杰

煙臺市套子灣污水處理有限公司

檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力，建設信息化檔案已經成為優化檔案管理質量的最佳方法，相關管理單位應從實際出發，結合社會需要，構建高效的檔案信息化平臺，實現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時也要注重相關管理人員的專業素養，從而更好地推動檔案信息化發展進程?；诖吮疚姆治隽藱n案信息化建設與檔案管理。

檔案；信息化；檔案管理

1、檔案管理信息化建設的必要性

1.1 促進網絡、數字化發展

現階段，大部門的檔案管理部門都處于傳統的紙質文件的管理上，在管理檔案信息過程中使用手工管理模式，在工作時常常會遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此，檔案部門如何在這個現代社會中的數字化與網絡化的社會中尋求全新的發展道路，并將檔案數據庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻：”并將其發揮出重要的價值是檔案部門在發展過程的難題，因此做好檔案管理信息化建設成為一種必然趨勢

1.2 開發檔案管理的價值

檔案管理人員在工作時要通過對檔案信息資料的收集、開發、應用、管理等來實現檔案信息的價值。檔案信息管理部門還是一個信息服務結構，因此在工作過程中只有利用計算機才能將檔案信息資源更好收集、存儲、整理，將檔案信息的價值更好的發揮出來。

1.3 促進檔案館發展

在檔案管理信息化建設時，要做好檔案館的信息資料庫房建設、檔案管理館藏建設、相關規章制度建設等建設工作。檔案管理信息化建設的具體工作環境包括了對檔案信息資料的收集、開發、整理、存儲、統計、利用等。隨著社會不斷的發展，檔案案館的檔案數據也在不斷的增加，因此為了更好的跟上社會發展的腳步，需要加強檔案館的自身信息化建設。建設網絡數字化檔案館，使用互聯網信息技術來管理檔案信息資料，并建立對應的計算機體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等，從而促進檔案管理信息化建設的發展，使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端。

2、檔案信息化建設與檔案管理

2.1 加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。

2.2 建立網絡檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

2.3 提升檔案管理人員的基本素質

檔案管理人員是檔案的直接接觸者，如果沒有將檔案管理人員的基本素質提高上去，就無法為前來咨詢的人員解答疑難問題。作為檔案管理人員要將檔案工作的意義和目的理解清楚，將為群眾服務做為工作的重點，時刻改變自身的意識，更新自身的理念，打破傳統，吸取精華，摒棄糟粕，只有將自身的素質提高，才能更好的為檔案管理服務。

2.4 提高檔案信息管理水平

在先進科學技術的推動下，通過使用計算機相關軟件能夠加快信息化檔案建設進程。通過相關計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動的開展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來實際效益，但是能夠在服務社會的同時發揮其潛在的經濟效益。當越來越多的電子檔案形成時，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問題。通過合理地選擇相關計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關鍵所在，但是也需要強化相關工作人員的專業素養，前后兩者均對提高管理質量起到重要作用。

2.5 優化、完善技術支持與資金保障系統

管理技術是檔案管理工作中的一項關鍵因素，而充足的資金是先進設備得以應用的保障。鑒于此，在檔案信息化建設過程中，需要科學的技術方法給予支撐，還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩步運行的同時，還可以確保檔案資源的可靠性。首先，應用相應的對策優化基礎設備，將檔案信息化建設中的資金納入財政的預算中，同時融入基本的建設、維護費用。應用服務外包、合作開發的手段，支持相關的檔案研究管理技術。其次，對相關的軟件、硬件設施進行更新，同時也需要對正在應用的設施進行不斷更新，為檔案信息化工作創建一個充裕的工作環境。

總之，當前，信息化儼然成為了發展的手段之一，檔案信息化建設工作要想和新時期的發展需求相適應，需要對檔案資源信息進行充分的挖掘，全面提高事業單位的檔案資源利用率，為企業發展奠定堅實的基礎。

[1]陳忠海.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].檔案管理，2003，04：26-27.

[2]黃賽君.關于檔案信息化建設中常見問題的思考[J].蘭臺世界，2011，S1：141.

[3]戰科城.關于檔案信息化現代化管理的幾點思考[J].才智，2012，16：347.