衛生執法監督員檔案管理方法初探

劉芳

摘 要：衛生執法監督員檔案管理旨在更好地為衛生監督執法人員檔案步入專業化、正規化，標準化管理提供一些理論依據，最大效用地發揮檔案管理的作用，為衛生監督事業做出新的更大貢獻。

關鍵詞：衛生；監督員；檔案管理

對執法人員的檔案管理工作進行統一標準的探討，是為了更好地為衛生監督執法人員檔案提供一些更專業的理論依據，最大效用地發揮檔案管理作用，為衛生監督事業做出更多的貢獻。

一、衛生執法監督員檔案概述

衛生執法監督員檔案是檔案的一種，主要是指國家衛生監督機構中的執法人員，在其執業過程中，為機構人事部門收集、整理、保管、鑒定、統計和利用的，記錄其個人經歷和德才表現的檔案。衛生執法監督員檔案對日后進行工作研究和科研活動具有寶貴的參考價值。

衛生執法監督員檔案與其他類型檔案相比，不僅地區空間范圍廣，而且周期性長，具有不可復得性。衛生執法監督員檔案管理內容復雜多樣，涉及管理范圍廣，管理程序復雜，要不斷地完善檔案的記錄、整理和保存，保證衛生執法監督管理工作有效地開展。衛生執法監督檔案管理工作在衛生監督工作中的地位和作用極其重要。首先，衛生執法監督員檔案是對衛生監督管理活動的原始記錄，為其監督工作的有效開展提供了重要的參考價值，同時也維護了衛生監督管理相對人的合法權益，對衛生監督工作公正、客觀的開展提供了有效保障。其次，保證衛生執法監督工作的質量能夠提高衛生監督檔案管理工作的效率，指導著衛生執法監督工作的有序開展。此外，衛生執法監督員檔案中記錄的大量原始數據可以作為考核衛生監督人員工作成果的依據，從而加強對衛生執法監督工作人員的素質建設。

二、衛生執法監督員檔案管理的意義

（一）具有憑證依據

檔案可為各級衛生執法監督機構資質評定，人員職稱及職務晉級等提供原始、完整而系統的材料；為各項評估提供原始和真實的數據和資料。專家組通過對工作檔案的查閱，可迅速、全面地對各項工作及指標完成情況，質量水平等進行準確判斷，給予客觀評價。可見，檔案的完整性，系統性和準確性能全面體現工作成績，為各項工作評定和考核提供多方面資料支持，也是記錄和反映衛生執法監督機構發展歷史的重要表現和載體。

（二）是績效考核的重要組成部分

績效考核是科學評價衛生執法監督工作落實程度，促進各級衛生執法監督機構切實履行基本公共職責的重要舉措；是衡量政府投入效率，促進政府部門切實履行管理指導職責的重要手段，規范的檔案管理是績效考核的重要內容，按照績效考核要求，將日常工作真實而原始的工作形成的記錄或資料及時、全面地收集整理，并對其分類歸檔和完善，規范的檔案管理為績效考核提供大量豐富、準確而規范的資料，能夠真實反映衛生執法監督機構實際工作開展情況，是績效考核的重要組成部分。

（三）可以提高衛生執法監督管理和決策水平

衛生監督工作檔案具有系統性等特點，因此對檔案資料進行統計分析和綜合評價，能直觀地反映出各級衛生監督機構工作質量和水平，通過縱橫向比較，可及時發現工作中的不足，有針對性地加以完善和改進，促進工作整體水平提高可為及時調整各項業務技術指標，開展新業務或新技術評估以及人力資源、財務、設備設施等投入和管理提供準確、真實的依據，為政府和衛生執法監督部門科學決策和管理提供指導，全面提高衛生執法監督工作水平。

三、衛生執法監督員檔案管理現狀

（一）衛生執法監督檔案管理制度不健全

衛生執法監督檔案在文件的歸檔和整理的過程中，無法為后期檔案工作的進行提供完整的資料。而且，有部分人員在檔案信息查找過程中不遵守相關查閱規定，對資料胡亂翻閱而且不愛護資料；在借閱檔案時不進行登記，也不及時歸還，更甚至會丟失，這些現象導致檔案缺乏完整性。因此，在檔案監督管理工作過程中，要不斷地健全管理制度，保證衛生執法監督工作的有效進行。

（二）監督人員業務素質低下

衛生執法監督員的檔案管理業務水平及素質對衛生執法監督檔案管理的影響是非常大的，通過調查發現，衛生執法監督機構檔案管理的絕大多數監督員都是由辦公室的文職人員兼職的，這些文職人員一沒有專門的學習過檔案管理技巧，二沒有專業管理檔案的資格，因此這樣的一種團隊是非常容易受到外界影響的。

（三）管理人員的管理意識不高

從當前我國的檔案管理情況來說，一部分衛生執法監督部門的領導們對檔案管理的意識不夠，尤其是在衛生執法監督管理體制的改革中，對檔案管理不是很重視，這也就非常容易丟失檔案材料，領導對檔案的不重視也直接造成了檔案的利用率低，也會影響到檔案管理的最終質量。

四、衛生執法監督員檔案管理的方法

（一）優化衛生執法監督檔案管理機制

相關衛生執法監督管理部門要進一步建立健全衛生執法監督檔案管理的規章制度，對檔案的歸檔、整理、分類、保密等制度進行相應的完善，實現檔案管理制度的科學化和規范化。衛生執法監督員要針對檔案管理的每個步驟和環節都要認真查閱和審核，再進行簽字確認，對于其中出現的問題要及時處理，從而減少檔案管理工作過程中的疏漏，保證檔案管理工作高質量、高效率地完成。對重大項目的檔案文件資料要進行嚴密保存，強調其重要性，保證其相關機密性。

（二）加大宣傳力度，提升衛生執法監督員檔案管理意識

可以組織各種活動提高現代化的管理意識，例如，組織監督人員到優秀單位進行參觀學習、舉辦專業培訓班、繼續教育等，大力宣傳檔案管理工作的重要性。在新形勢下，衛生執法監督員的檔案管理必須樹立信息觀念、時效觀念、聯合協作觀念與競爭觀念。在信息時代的今天，許多傳統觀念必須改變，檔案工作作為一門科學，要掌握檔案的規律，衛生執法監督員一定要更新觀念，正確認識檔案管理在衛生監督工作中的重要地位和所能發揮的巨大作用。要全面理解檔案管理現代化的內容，如果僅把檔案管理現代化局限于管理手段現代化方面，則難以有新的突破和提高。

（三）檔案管理人員，應具備條件素質

檔案管理人員應具備的素質：①具有良好的思想政治覺悟。政治立場堅定，紀律觀念強，原則性強，保守秘密能力強。②具有良好的服務意識。才能信任該工作。如果這個人不愿意從事該項工作，不安心本職工作，檔案管理工作是無法做好的。檔案管理是一項服務很強的工作，只有服務意識強，熱愛本職工作，才能信任檔案管理工作，才能完成上級賦予的任務。③要具有一定的綜合素質能力。綜合素質能力是多方面的，即要具有衛生監督法律法規知識，又要具有檔案管理基本知識，還要具有良好政治品德素養，特別是工作要有耐心和細心，與時俱進，掌握基本的電腦技術運用。④要具有良好自學能力。自學開始時要從基礎、自然、根本去學，直接學習是受益最快的方法，自學對個人來說成本是最低、是最基本的要求。

（四）提升衛生執法監督員檔案管理工作的信息化技術手段

衛生執法監督員檔案管理工作要適應現代化衛生事業的發展，首先就要加強檔案管理工作的信息化程度。檔案信息化以智能化為主，通過網絡技術手段將原本紙質信息進行數字化處理，建立全面的檔案數據資料庫，提高檔案資源的利用效率，實現檔案資源共享。

五、總結

總之，衛生執法監督員檔案管理工作是對內部人員執法工作再查工作，是實施內部監督管理的手段，內部管理嚴格才能使這個衛生監督新興職業立于不敗之地，才能使衛生監督事業興旺發達。

參考文獻：

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