行政單位檔案管理存在的問題及對策探析

邱常宇

洮南市價(jià)格認(rèn)證中心

行政單位檔案管理存在的問題及對策探析

邱常宇

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總之，行政單位檔案安全體系建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術(shù)、法律、制度、人員等各個(gè)方面，隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，影響行政單位檔案安全的因素會越來越復(fù)雜，這就要求行政單位檔案部門必須以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力重視支持下，經(jīng)過廣大行政單位檔案工作者堅(jiān)持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，保證行政單位檔案實(shí)體和信息的安全，為行政單位檔案的長期安全保存和快速有效利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

行政單位檔案；安全；管理

一、行政單位檔案保護(hù)現(xiàn)階段呈現(xiàn)的新特點(diǎn)

1、涉及面廣

檔案保護(hù)不僅體現(xiàn)在檔案從生成到利用運(yùn)行全流程管理之中，并在館庫建設(shè)甚至基礎(chǔ)建設(shè)、檔案縮微及數(shù)字化遷移，電子文件系統(tǒng)、災(zāi)害預(yù)防系統(tǒng)等各種檔案館項(xiàng)目建設(shè)中都是必須要考慮的重要問題。經(jīng)常有些項(xiàng)目在建設(shè)中沒有充分地考慮檔案保護(hù)問題，給后繼的工作造成不便，甚至形成檔案安全的隱患。

2、技術(shù)種類多

現(xiàn)在的檔案載體種類繁多，諸如紙質(zhì)檔案、照片檔案、膠片檔案、音像磁帶、計(jì)算機(jī)磁帶、計(jì)算機(jī)硬盤、光盤等各種特殊檔案等，而每一種載體具體又有多種不同的細(xì)類，所涉及的保護(hù)技術(shù)和手段紛繁復(fù)雜。

二、行政單位檔案工作中存在的問題

1、檔案工作還沒有提高到一定的重視程度

行政事業(yè)單位的工作千頭萬緒，放在業(yè)務(wù)前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個(gè)不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項(xiàng)隱形的服務(wù)性工作。所以往往容易被領(lǐng)導(dǎo)所忽視。個(gè)別單位對檔案工作重視不夠，監(jiān)督不力。對檔案工作所需要的人、財(cái)、物沒有給予適當(dāng)?shù)闹С帧＜又械膯挝荒甓瓤己说哪繕?biāo)并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業(yè)務(wù)檔案沒有及時(shí)收集、整理、歸檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2、行政單位檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊

由于一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業(yè)單位檔案的嚴(yán)格管理。檔案工作，對這些領(lǐng)導(dǎo)來說，只要求進(jìn)行基本的日常維護(hù)，不要求有什么新的改進(jìn)。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業(yè)性。甚至?xí)岩恍o關(guān)緊要的閑置人員調(diào)到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應(yīng)工作的人員調(diào)離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養(yǎng)。因而這些單位的檔案管理人員素質(zhì)基本上不會很高。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，檔案管理工作處于應(yīng)付地位，是這些單位檔案管理工作的常態(tài)。

3、行政單位檔案管理軟硬件跟不上社會發(fā)展的需要

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)進(jìn)入了各個(gè)領(lǐng)域。為了滿足現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的需要，大量的應(yīng)用于檔案管理的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用而生了。這為我國檔案的信息技術(shù)不斷完善創(chuàng)造了極好的條件。然而，由于我國行政事業(yè)單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對這一工作的不夠重視，從而導(dǎo)致行政事業(yè)單位檔案管理的一些現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施欠缺。使得現(xiàn)有的檔案管理?xiàng)l件滿足不了現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業(yè)單位檔案資料的保存管理是一個(gè)不少的損失。

三、推動(dòng)行政單位各類檔案管理的有效措施和方法

1、加大檔案管理重視力度，轉(zhuǎn)變落后的管理觀念

思想上得到了足夠的重視，是推進(jìn)行政單位各類檔案管理工作向前快速發(fā)展的基礎(chǔ)，首先，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的只重經(jīng)營，而輕管理的觀念，行政單位管理人員要充分認(rèn)識到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，對檔案工作對行政單位發(fā)展的作用有一個(gè)正確的認(rèn)識，將行政單位各類檔案管理正式歸入行政單位各項(xiàng)的重點(diǎn)工作之中，并給予落實(shí)。其次，加強(qiáng)對檔案管理工作的投資，在硬件方面引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，改造行政單位各類檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)行政單位各類檔案管理的信息化。在軟件方面，加強(qiáng)現(xiàn)代行政單位各類檔案管理理念的學(xué)習(xí)，并迅速掌握，與行政單位實(shí)際情況相結(jié)合，應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)工作中，快速推動(dòng)行政單位各類檔案工作的發(fā)展。

2、建立健全的檔案管理制度，強(qiáng)化科學(xué)、規(guī)范性的管理

行政單位各類檔案管理工作的有效開展，需要制度進(jìn)行約束、規(guī)范與管理，建立健全行政單位各類檔案管理制度是推進(jìn)行政單位各類檔案管理發(fā)展的必須。行政單位各類檔案管理制度的建立應(yīng)當(dāng)首先根據(jù)國家有關(guān)部門頒布的《檔案法》和《行政單位衛(wèi)生檔案管理辦法》等相關(guān)規(guī)定作為指導(dǎo)，結(jié)合行政單位自身檔案工作的特點(diǎn)，進(jìn)行制定。內(nèi)容一般涉及到行政單位信息檔案立檔、入檔、保養(yǎng)管理制度、行政單位各類檔案崗位及工作流程管理制度、行政人員考核檔案管理制度、工作風(fēng)氣檔案制度、行政人才檔案管理制度等等方面。同時(shí)為了加強(qiáng)落實(shí)管理制度的執(zhí)行，需要有嚴(yán)格的考核管理制度作為基礎(chǔ)。通過建立一系列切實(shí)可行的管理制度，實(shí)現(xiàn)行政單位各類檔案規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理。

3、加強(qiáng)行政單位檔案人員技能素質(zhì)的培養(yǎng)

首先，行政單位管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案管理教育正式納入年度行政單位職工培訓(xùn)大綱，將對檔案管理職工培訓(xùn)工作當(dāng)做重點(diǎn)教學(xué)工作去抓。其次，引進(jìn)目前先進(jìn)的行政單位各類檔案管理理念和方法，使檔案管理人員能夠迅速掌握，不斷更新他們的知識，使其保持管理理念和技術(shù)能力的新鮮性。第三，建立人才選拔機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行定期考核，做到優(yōu)勝劣汰，促進(jìn)檔案管理人員自我學(xué)習(xí)的意識。

結(jié)束語：

總之，行政單位檔案安全體系建設(shè)是一項(xiàng)長期而艱巨的工程，涉及意識、管理、技術(shù)、法律、制度、人員等各個(gè)方面，隨著社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，影響行政單位檔案安全的因素會越來越復(fù)雜，這就要求行政單位檔案部門必須以科學(xué)發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，在各級領(lǐng)導(dǎo)的大力重視支持下，經(jīng)過廣大行政單位檔案工作者堅(jiān)持不懈的努力，最大限度地延長檔案的壽命，保證行政單位檔案實(shí)體和信息的安全，為行政單位檔案的長期安全保存和快速有效利用做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1] 李丹.淺談高校檔案管理工作存在的問題及改進(jìn)對策[J]. 吉林農(nóng)業(yè)科技學(xué)院學(xué)報(bào). 2009(03)

[2] 劉世美，張偉. 不斷創(chuàng)新以促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研單位檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技. 2008(21)