淺談民政檔案管理存在的問題及對策

劉莉麗

公主嶺市民政局

淺談民政檔案管理存在的問題及對策

劉莉麗

公主嶺市民政局

民政檔案是民政事業的重要組成部分，它真實地記錄了我國民政工作發展的歷史，記載了我們黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權建設進程中的重大事件和重大決策，反映了我國改革開放和現代化建設的巨大成就和豐富經驗。民政檔案不僅是開展民政工作的重要依據，而且是國家信息資源的重要組成部分。

檔案管理；問題；對策

檔案的現代化要與基層民政事業的信息化同步隨著我國科技與信息的不斷發展，作為我國重要的政府部門，民政部門的行政檔案管理工作也必須要適應全社會的信息化發展要求，將民政檔案進行電子化的存儲，目前，在基層民政信息化建設過程中，存在著某些基層民政檔案部門缺乏科學的管理知識，這造成了在工作中對于一些現代化設備的操作并不熟練，甚至對現代化的檔案管理系統缺乏必要的人事。當下，基層民政檔案部門不怕困難，積極參與基層民政信息化建設，使基層民政檔案管理與信息化建設同步發展。另外，基層民政檔案部門要參與到基層民政信息化當中去。充分利用電子文件信息；完整制作電子檔案，來積極的參與到基層民政事業信息化建設的過程中，加強對紙質檔案和電子檔案兩方面工作要求。

一、檔案管理工作存在的主要問題

(一)檔案管理意識不強

不少檔案人員的檔案意識薄弱，檔案知識和檔案法律法規缺乏，輕檔案重業務的思想根深蒂固，更有少數人員片面地認為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規范及“三色筆”等現象的普遍存在，嚴重影響了檔案的保存壽命。

(二)檔案資料收集不全

檔案管理中，相關業務科室和事業單位各自為陣的現象普遍存在，致使辦公室在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了較大的損失。

(三)檔案人員業務不精

近年來，民政部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實際工作中這些制度的作用沒有很好地發揮出來，近似“名存實亡”。究其原因，主要有兩個方面：一是多數檔案人員未接受過專業培訓，缺乏檔案管理及檔案開發建設的基本知識；二是相關業務科室和事業單位的檔案人員認為，只要把現有的業務工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應該上交，也不明白怎樣整理才算科學規范。

(四)檔案利用效率不高

民政工作的特點決定了民政部門形成的檔案不僅種類多、數量大，專業性強、管理復雜，而且有些檔案需要直接為社會提供利用，為廣大民政對象服務。民政部門雖然在地方檔案部門的指導下積極開展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現象，顯得“只可遠觀而不可細瞧”。總的看來，民政檔案在收養、優待撫恤、復退軍人接收安置、婚姻登記、續寫民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

二、新形勢下優化我國民政檔案管理工作的對策探究

民政工作關乎到老百姓的切身利益，對社會的良性運行和發展有著直接的聯系，所以近些年我國政府主打民生牌，想方設法推進民生工程的建設，一心一意為老百姓謀取福利。民政檔案管理工作作為民政工作活動的記錄，必須緊跟時代發展的步伐，以優質高效的工作來服務相關的受眾。筆者結合自身的工作經歷，提出了新形勢下提升民政檔案管理工作的對策，希望能對民政檔案管理工作的發展起到一定的積極作用。

(一)提高重視程度，加強工作領導

民政檔案管理工作發展緩慢的一個重要原因就是對其重視不足，所以要想提升檔案管理的工作質量，必須對民政檔案管理進行重視。首先是領導的重視，檔案管理部門需要得到與其他部門平等的待遇，改變以往低人一等的局面。其次是檔案管理人員要重視本職工作，了解檔案管理工作的重要性，克服工作障礙，提升工作的積極性和主動性。最后，要加強對檔案管理工作的領導，切實把民政檔案工作列入到重要議事日程，多方協調資金，不斷加大資金投入，制定發展規劃和計劃，實現民政檔案管理的規范化與科學化。

(二)強化制度建設，加快基建步伐

良好的制度是優質工作的重要保障，針對當前民政檔案管理中出現的問題，需要構建完善的切實可行的民政檔案管理制度。針對不適宜的制度要及時清理，并依據檔案發展的需要構建新的管理制度。建立健全檔案管理工作制度、責任追究制度，嚴格手續，落實責任， 規范化管理，做到轉入、借出、接收材料有記錄，查閱、借閱檔案有登記等， 確保民政檔案資料的安全。在信息化社會，民政檔案的管理工作也必須與時俱進，根據部門工作的需要，按照標準力所能及地解決檔案管理所需的設備，優化工作環境，提升工作效率。

(三)加大檔案開發，提升檔案利用率

提升民政檔案管理工作質量就必須加大民政檔案的開發力度，提升檔案的利用效率，這樣才能實現檔案管理的目的。對于民政檔案工作來說，在管理上要分門別類，分清輕重主次，對于可以向外界和大眾公布的檔案要宣傳到位，讓民眾了解相關的信息，這是提升民政檔案利用率的主要途徑之一。在我國，以往的民政檔案資料的開發和利用都較為被動，新形勢下一定要打破這種被動模式。在民政檔案管理工作中，相附帶的服務職能也要一并提高，如配備復印機、閱讀器等。根據工作發展需要，調整服務重點，拓寬服務領域，采取主動服務、超前服務、上門服務、定點服務等形式，及時向利用者提供檔案信息，實行全方位社會服務。

結束語：

總之，民政檔案管理作為民政工作一個不可或缺的組成部分，也應發揚與時俱進的創新精神，隨著民政業務工作的發展而不斷延伸服務領域，做到民政業務發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。要緊緊圍繞民政工作發展的需要，積極為民政中心工作服務，規范民政業務工作中形成文件的歸檔范圍和集中保管等各種行為，為當前及今后在領導決策、科學研究和大眾服務方面提供依據。

[1]金更達，何嘉蓀，數字檔案館模式探討-基于元數據的電子文件集成管理與服務研究之二[J]，檔案學通訊，2005 年第 5 期，54-58

[2](荷)Michael P. Papazoglou 著，龔玲，張云濤譯，Web 服務原理與技術[M]，機械工業出版社，2009.12，6-7

[3]李繪春，基于 Web Service 的系統集成技術在電子政務中的應用[J]，電信工程技術與標準化，2005.8，56-60