如何創新檔案管理工作

李 鑫

內蒙古烏蘭浩特市人才開發交流服務中心

如何創新檔案管理工作

李 鑫

內蒙古烏蘭浩特市人才開發交流服務中心

改革開放以來，中國社會發展腳步不斷加快，社會不斷向信息化、全球化轉型。檔案管理作為信息開發交流重要途徑一，應做好不斷轉型發展、改革創新，適應信息化社會的發展。創新檔案管理是檔案管理的信息化的客觀需要，是順應社會發展的客觀需要。

檔案管理；信息化；創新；數字化；檔案服務模式

一、檔案管理工作創新的必要性

1.1 在全球化社會的背景下，信息呈井噴性出現，在面對這個信息化社會時，開發信息價值就必須開創檔案管理工作的新局面，同時創新檔案管理技術是適應信息化社會發展的必要條件，創新檔案管理技術必然會推動社會各方面的發展，信息化社會的發展也必然會帶動檔案管理技術的創新，檔案管理技術創新有利于從根本上做好檔案管理工作，促進各機構做好本職工作。

1.2 檔案管理是促進各機構工作質量和工作效率的必要條件。檔案管理技術的創新有利于各機構從本質上解決檔案管理問題的關鍵。要進行檔案管理技術創新就要從管理人員觀念的轉變開始。我國現階段不重視電子檔案很大程度上是因為電子檔案機制本身存在一定的問題。憑借這些，改變相關管理人員的檔案管理觀念亦不是難題。檔案管理人員觀念的革新對檔案管理事業的進一步發展具有重要意義。

二、如何創新檔案管理

2.1 從根本觀念上轉變對檔案工作的看法。第一應該從根本上認識到現代技術是創新檔案管理的有效途徑，是現代社會發展的必然需要，檔案管理的創新與現代技術相結合是關鍵在各機構中現在很多檔案管理部門都存在著管理理念和方式落后，設施設備陳舊，沒有認識到檔案管理創新的重要意義等問題。只有充分認識檔案管理工作的創新意義，才能有創新的觀念、管理、服務和人員素質。

2.2 實現檔案管理同現代技術的有機結合。現代檔案管理技術與傳統紙質檔案管理比較有以下諸多優勢，在實現檔案管理同現代技術的有機結合時應注意從以下幾點進行結合。

(1)自動化程度。在進行文檔的紙質化向數字化轉化時可利用先進的文檔掃描系統，實現網絡化操作，自動批量處理。先進的圖像處理系統和OCR(光學字符識別)，能夠在掃描的同時由系統自己進行圖像處理，自動去除圖像黑邊、傾斜校正、去斑點等，識別索引字段并能轉換為多種格式。這提升了檔案管理工作的自動化程度，為檔案的記錄過程節省了大量的時間。

(2)標準化程度。在進行檔案管理同現代技術結合時應注意文檔的標準化程度，數字化的檔案文檔應該完全符合檔案管理要求和使用習慣，符合國家計算機光盤檔案存儲標準，符合國家檔案局頒發的檔案電子文檔標準。在進行文檔的掃描、圖像處理、文字錄入到生成電子檔案的過程中不僅要保證電子檔案的質量，還要確保使每一個電子檔案的大小、電子文件標號的規則，符合國家各項標準，方便以后歸檔、存儲、查詢與檔案管理的要求。

(3)檔案數字化特色技術與專業設備。在進行檔案數字化的同時應該注意對原始檔案的保護，在對紙質檔案進行查分、掃描、錄入等操作時應該確保檔案在操作過程中不被損毀。現代先進的檔案管理技術與專業設備能夠在對原始文檔進行以上操作時對檔案進行良好的保護，其中檔案著錄及數據加工管理信息系統平臺、圖像處理技術、雙層PDF技術、OCR漢字識別技術、全文檢索技術、輔助標引技術、數據加密技術、通用數據轉換技術、大幅面工程掃描儀、文檔高速掃描儀、書刊高速掃描儀、平板掃描儀、圖像掃描與處理軟件等技術與設備，利用它們對檔案管理進行創新實現與現代技術的結合。

2.3 檔案服務模式創新

(1)如何創新檔案服務模式。創新檔案管理模式，就要在現有的檔案管理模式下，思考出不同于現有的檔案管理模式或有別于常規的工作思路的想法的引導，利用現有的檔案管理知識和制度，在這個信息化、全球化的社會環境中，本著更好的服務社會，滿足服務對象需求的精神創造或改進出能更加適應社會環境，滿足服務對象需求的新模式。以往的檔案服務模式，服務觀念老舊、服務手段單一、服務范圍狹窄、服務內容單調，這些困境、這些現狀影響著檔案服務能力的提高，影響著檔案館職能的充分發揮。面對檔案管理工作發展中的這些突出問題，檔案管理工作者應更新服務觀念、深化服務內涵、更新服務理念，創新服務方式，拓展服務渠道，優化服務內容。在檔案管理工作中竭盡全力的滿足服務對象的需求，認真分析服務對象的需求。

(2)創新檔案模式的具體做法。創新檔案管理模式要注意與那么檔案服務模式如何創新呢，第一是在服務職能方面進行創新，把服務的單純保管型轉向綜合利用型，并通過一系列政策和行業規則的制定來實現規范化服務。第二是在服務主體上進行創新，由傳統封閉型轉為現代開放型，將過去單一的服務對象轉變成全社會，致力提供綜合的社會化服務。第三是在服務方式上創新，由實體型轉變為信息型，把僅僅提供檔案實體轉變為提供加工后的信息，對檔案信息進行深層次開發，綜合多層次利用。第四是在服務手段上創新，由傳統手工型轉變為科學技術型，把過去的人工分類、編目、鑒定等工作用計算機工具實施，從而提高工作效率和準確性，實現信息分類、整編、檢索、組卷、存貯、利用的一整套服務。第五是在服務環境上創新，由行政型轉變為法制型，把檔案管理的行政行為變為法律行為，使用法律法規進行規范，真正做到有法可依，有理有據。第六是在服務質量上創新，重新塑造主動熱情、準確快速的服務態度，及時解決用戶問題，做到有效服務，讓用戶擁有美好的體驗，增加檔案信息利用的積極性。第七是要在服務條件上創新，由滯后型轉變為預測型，要應用現代科技方法和統計方法，提供具有超前意識和前瞻性的動態信息，科學預測未來，服務條件上檔次、上水平。第八是創新行業內外合作方式，加強行業交流與協作，實現館藏內容互補和網絡聯機檢索，上升到信息多元化階段。

三、結尾

檔案開發利用的實質就是對現有的檔案管理模式創新的過程，檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現。