淺談加強(qiáng)民政檔案管理的措施

孫大偉

公主嶺市民政局

淺談加強(qiáng)民政檔案管理的措施

孫大偉

公主嶺市民政局

在民政部門中民政檔案管理部門是組成民政部門的一個非常重要的部門，也是組成國家檔案的一個重要部分。民政檔案管理部門是按照國家相應(yīng)法律、標(biāo)準(zhǔn)以及科學(xué)的手段來對民政工作中所具有保存價值的不同種類的不同類別的文件檔案進(jìn)行收集立卷，歸檔統(tǒng)計以及保存等等。能否科學(xué)的正確的管理利用好民政檔案影響著深化改革民政工作以及健康發(fā)展民政事業(yè)有著重大的聯(lián)系。這也關(guān)系著國家檔案事業(yè)的發(fā)展以及財富的積累。

民政檔案管理；措施；

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，它真實(shí)地記錄了我國民政工作發(fā)展的歷史，記載了我們黨和國家在探索社會福利、社會保障以及基層政權(quán)建設(shè)進(jìn)程中的重大事件和重大決策，反映了我國改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的巨大成就和豐富經(jīng)驗。民政檔案不僅是開展民政工作的重要依據(jù)，而且是國家信息資源的重要組成部分。民政檔案主要包括社團(tuán)、低保、優(yōu)撫、救助、社區(qū)、地名、婚姻、勘界等專業(yè)門類檔案，是記述和反映各個歷史時期民政工作中形成的具有利用價值的紙質(zhì)和電子文件材料。

一、民政檔案的管理

一要大力宣傳檔案法規(guī)，強(qiáng)化檔案意識，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案資料的收集。首先，要加強(qiáng)對檔案工作的重要性、現(xiàn)實(shí)意義的宣傳，使廣大領(lǐng)導(dǎo)干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室主動上交歸檔資料，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。其次，要動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強(qiáng)對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

二、要充分認(rèn)識民政檔案工作的重要性

檔案是歷史的足跡，民政檔案工作是民政事業(yè)的重要組成部分，是一項很重要的工作。我們很多工作都是在過去的基礎(chǔ)上發(fā)展起來的。隨著時間的推移，時間越長，民政檔案顯示的價值和作用就越大。不僅要知道今天，也要了解昨天，研究明天，這些都要靠檔案提供參考。要高度重視檔案工作，只有充分認(rèn)識檔案工作的重要性，才能自覺地把檔案工作融入民政工作的全局來考慮，更好地發(fā)揮民政工作在構(gòu)建社會主義和諧社會中的作用。

三、工作中存在的主要問題

1、檔案管理意識不強(qiáng)。不少檔案人員檔案意識薄弱，檔案知識和檔案法律法規(guī)嚴(yán)重缺乏，輕檔案重業(yè)務(wù)的思想根深蒂固，更有少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部片面地認(rèn)為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺現(xiàn)象的普遍存在，嚴(yán)重影響了檔案的保存壽命。2、檔案資料收集不全。由于在檔案管理中存在相關(guān)業(yè)務(wù)科室各自為陣的現(xiàn)象，致使辦公室在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了很大的損失。3、檔案人員業(yè)務(wù)不精。近年來，民政局雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實(shí)際工作中這些制度的作用沒有很好地發(fā)揮出來，近似“名存實(shí)亡”。究其原因，主要有兩個方面：一是多數(shù)檔案人員未接受過專業(yè)培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案開發(fā)建設(shè)的基本知識；二是相關(guān)業(yè)務(wù)科室檔案人員認(rèn)為，只要把現(xiàn)有的業(yè)務(wù)工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應(yīng)該上交，也不明白怎樣整理才算科學(xué)規(guī)范。4、檔案利用效率不高。民政工作的特點(diǎn)決定了民政部門形成的檔案不僅種類多、數(shù)量大，專業(yè)性強(qiáng)、管理復(fù)雜，而且有些檔案需要直接為社會提供利用，為廣大民政對象服務(wù)。民政部門雖然在地方檔案部門的指導(dǎo)下積極開展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現(xiàn)象，顯得“只可遠(yuǎn)觀而不可細(xì)瞧”?？偟目磥恚裾n案在收養(yǎng)、優(yōu)待撫恤、復(fù)退軍人接收安置、婚姻登記等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

四、做好民政檔案管理工作的措施

1提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。民政檔案門類和數(shù)量較多，民政檔案工作又與民生息息相關(guān)，與維護(hù)社會穩(wěn)定密不可分。為此，民政局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)十分重視檔案工作，成立了以局長為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管副局長任綜合檔案室主任。建立定期工作會議機(jī)制，及時研究解決檔案工作中遇到的困難和問題，健全工作制度、落實(shí)職責(zé)任務(wù)，扎實(shí)地做好各項檔案收集、整理、歸檔工作。

2建章立制、規(guī)范整理。民政檔案涉及到群眾的社會權(quán)益和切身利益，具有不可替代性和不可再生性。民政局應(yīng)依據(jù)制度管理，按規(guī)程操作，建立健全的收發(fā)文登記、歸檔立卷、案卷借閱、庫房管理等一系列規(guī)章制度，嚴(yán)格按照各項檔案管理歸檔制度，注意把好文件材料收集、歸檔、保管借閱、保密、移交鑒定、銷毀等各個環(huán)節(jié)，確保民生檔案真實(shí)、完整。.3立足民生、科學(xué)管理。民政部門是社會公共服務(wù)的窗口，民生檔案更是窗口中的“窗口”，縣民政局在檔案管理中，堅持以人為本、為民服務(wù)的工作理念，使民政檔案在改善民生中發(fā)揮出更大的作用。

五、檔案整理存放的注意事項

1、收文要按閱辦單上領(lǐng)導(dǎo)的批示，及時向有關(guān)人員送閱并督促退還，如果一時未辦理完畢不能及時退還，要讓主辦人員在收文登記本的備注欄簽名，以防文件丟失。2、會議紀(jì)要、記錄本很重要，要連同當(dāng)年收發(fā)文件一并保管。3、組織關(guān)系、人事調(diào)動介紹信、業(yè)務(wù)工作中形成的電子文件、重要照片、聲像資料等都要妥善保存。4、收文發(fā)文登記本，電話記錄，值班名單，考勤表等也要存檔。5、上級機(jī)關(guān)發(fā)來的業(yè)務(wù)雜志，簡報等也要作為參閱資料存檔。6、每年三月份歸檔月，必須將上年度的所有文件資料收集整理歸檔。縣級民政檔案的收集與管理，不只是文檔人員的工作，而更重要的是要得到民政部門領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。因為，管理檔案要設(shè)施：檔案柜、檔案室；整理檔案要費(fèi)用：檔案盒、裝訂材料、案卷目錄等。實(shí)踐證明：機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常過問重視檔案，該單位檔案就能管得好、用得上。反之，工作不認(rèn)真、不過問、不支持，本單位的檔案非但管不好，而且有可能丟失，給民政事業(yè)造成不應(yīng)有的損失。

結(jié)束語：

在隨著我國經(jīng)濟(jì)化的腳步不斷的加快，社會生活水平越來越高。我國的民政檔案管理中也要隨著社會的腳步不斷地前進(jìn)，如何適應(yīng)新時代的發(fā)展如何提高檔案管理工作中的規(guī)范性問題都在上文進(jìn)行了答復(fù)，討論的民政檔案管理的重要性并且分析了加強(qiáng)民政檔案管理中所需要注重的問題。這些意見以及建議希望可以給大家?guī)聿杉{。