檔案利用效果存在的問題及方法

李慧敏

廣西柳州發電有限責任公司

檔案利用效果存在的問題及方法

李慧敏

廣西柳州發電有限責任公司

檔案利用效果是對檔案利用工作及整個檔案工作的評價和檢驗，是指通過利用檔案解決社會問題和促進經濟發展等方面所取得的效益。對檔案利用者利用檔案產生的效果，分為經濟效益和社會效益。檔案被利用所產生的政治效果、學術研究效果、教育效果、憑證效果等，稱為社會效益。社會效益往往是無法計量的。檔案被用于生產、基本建設所起到的縮短工時、提高工效、節省人力、節約資金、避免重復勞動等作用，稱為經濟效益。檔案利用可以產生現實的、將來的社會效益和經濟效益，既可以在某項工作或生產活動中產生效益，又可以在較大范圍內產生效益。

檔案利用效果；存在問題及；解決方法

改善檔案的利用效果是做好檔案工作最為重要的一個目的，檔案的利用效果通常就是指利用檔案來解決生產和生活中遇到的實際問題，從而實現檔案的綜合效益的過程，檔案的利用效果主要分為社會效益和經濟效益兩種，社會效益就是縮短工作的時間，提高生產的效率等等，而經濟效益就是能夠節省建設資金，幫助人們獲得更高的經濟利益。

1 利用效果存在的問題

1.1 檔案意識薄弱

雖然檔案的有效利用，可以為企業創造可見的經濟效益和社會效益，但一些單位領導重生產輕管理，對檔案的重視程度不夠。檔案管理人員也存在重整理，輕利用的情況，加之檔案部門對檔案可以提升經濟效益和社會效益的宣傳力度小，導致很多人不愿意也不舍得把本部門的檔案歸檔，這些因素都影響了檔案利用工作的開展。

1.2 檔案管理人員素質不高，管理手段落后

大部分檔案人員沒有接受過檔案系統培訓，對檔案的各環節工作不精通，影響檔案的收集﹑整理﹑利用工作。落后的檢索手段也制約了檔案信息的開發。

1.3 檔案保護存在問題

現如今檔案大多都還是記錄在紙張上，許多檔案經過反復利用和翻閱，對檔案本身造成了一定的損害。紙張破損﹑字跡模糊不清，影響了檔案利用者的使用，這在本質上限制了檔案利用工作的發展，檔案的利用效果沒有得到充分的發揮。

2 提高檔案利用效果的方法

2.1 穩定檔案隊伍，促進檔案工作的持續穩定發展

檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業務和規章制度建設，需要檔案人員較長時間的學習，積累經驗，才能逐漸適應或逐步完善。因此，從維護檔案工作的長遠利益考慮，必須抓緊做好檔案人員的穩定工作，使他們安心本職工作，促進檔案工作的持續穩定發展。雖然檔案利用效果存在一些問題，但只要做到以上幾點，就可以在一定程度上解決檔案利用效果不理想的問題。

2.2 搞好檔案館的基礎業務建設

檔案館基礎業務的工作質量直接會影響到檔案的利用效果，在實際的工作中，如果不能十分有效的提高檔案館自身的基礎業務水平，檔案的利用效果也就得不到改善，檔案館的基礎業務包含很多項，而最為中心的工作就是檔案的利用，而衡量檔案工作質量的唯一一個尺度就是檔案是否容易開發和利用，如果站在這個角度上來說，檔案工作的其他環節其實都是檔案工作中最為基礎的環節，它們能夠為檔案利用提供非常好的條件，同時基礎工作的質量也直接影響到了檔案實際作用和功能的發揮，因此在工作的過程中也一定要不斷的完善檔案的收集工作，同時還要保證檔案能夠被合理的使用，建立一個完善的工作體系，只有這樣才能保證檔案信息使用者能夠在最短的時間內找到自己想要了解和掌握的檔案信息。

2.3 檔案工作者必須首先樹立牢固的效益觀念

檔案利用是通過檔案工作者的中介作用產生的，檔案工作者有什么樣的觀念，直接影響著檔案利用效益的發揮。因此，檔案工作必須首先牢固樹立效益觀。(1)樹立需求觀念。檔案工作者必須充分考慮到社會各種需要，要有“市場”觀念，注重提供適銷對路的“產品”。(2)樹立強烈的時間觀念。當前，人們對檔案信息的利用越來越講究時效性，這已成為影響用戶選擇利用的一種因素。如果檔案工作者不能及時地把檔案提供給用戶，利用檔案所取得的效果將會被除數大大削弱，甚至會失去。(3)樹立新的服務觀念。樹立開放服務觀念，樹立主動服務觀念，樹立超前服務觀念，樹立定向定點服務觀念。要摒棄以往“重藏輕用”的思想，開放各種應當開放的檔案；摒棄過去“等到客上門”的服務思想，積極開展主動上門等多種形式的服務；了解檔案信息需求確保提供的檔案及時完整，做到事前安排，心中有底；根據利用檔案信息的實際情況，對利用比較集中的部門實行有針對性的定點服務。

2.4 注重檔案隊伍的培訓

制訂有計劃﹑有重點﹑有針對性的培訓，提高檔案管理人員綜合素質。提高檔案服務質量和效率是提升檔案利用效果的前提，首先從提高自身業務素質方面改進，為增強檔案利用效果奠定堅實的基礎，使檔案工作發揮出最大的效能；其次還必須學習和努力掌握與實現檔案編研社會化﹑電子化﹑網絡化相關聯的一系列專業知識和專業技能。

2.5 搞好利用信息反饋

檔案利用工作，如果沒有信息反饋，就會陷入盲目﹑被動狀態。通過信息反饋，可以把利用過程中的各種情況及時﹑準確地反映出來，及時發現利用工作中的薄弱環節，研究改進措施，使檔案工作處于良好循環狀態。檔案人員可根據利用者的有效利用為領導決策﹑制訂計劃等做出連續服務，并針對利用者的需求，不斷調整檔案信息傳遞方式，拓寬傳遞渠道，加快傳遞速度，做好主動跟蹤服務。

檔案提供利用工作對檔案工作的發展具有重大的乃至決定性的影響。檔案提供利用工作代表整個檔案工作的成果，檔案提供利用工作做得如何，是衡量檔案館(室)業務工作開展程度及其質量高低的主要標準。因此，我們檔案工作者應該在把握好繼承與超越關系的前提下，以現有的檔案工作為基礎，根據科技發展的特性和檔案利用工作中出現的服務問題，積極主動的接受新知識，主動地將理論與實踐相結合，進行細致的服務反思和積極審慎的實踐，主動認真的提高自身的檔案意識，千方百計地為利用者提供優質服務，使檔案提供利用工作始終處于最佳化服務狀態。

[1] 岳素芳.淺析影響檔案利用工作的五個因素[J].黑龍江檔案，2013(4).

[2] 章文.加強醫院綜合檔案管理開發醫院檔案信息資源[J].中外企業家，2015(06).