基于信息化環(huán)境下的文書檔案管理工作

崔文娟

江門市科技服務(wù)中心

基于信息化環(huán)境下的文書檔案管理工作

崔文娟

江門市科技服務(wù)中心

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文書檔案管理工作有了信息化的背景，使得文書檔案的管理工作得到進(jìn)一步的創(chuàng)新，提高了文書檔案的管理效率。但信息化也給文書檔案的管理工作帶來了一定的挑戰(zhàn)。本文通過對(duì)文書檔案管理工作的特點(diǎn)分析，指出在信息化背景下文書檔案管理工作存在的問題，并針對(duì)這些問題提出了加強(qiáng)文書檔案管理的策略和對(duì)策，為確保文書檔案的完整性和系統(tǒng)性，發(fā)揮文書檔案管理的重要作用提供了參考。

信息化；文書檔案；管理

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代化的建設(shè)，信息化成時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)信息化的建設(shè)已經(jīng)涵蓋在了我國(guó)的各個(gè)行業(yè)中，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案的管理模式已不能適應(yīng)信息化、數(shù)字化檔案管理的需要，電子檔案已在檔案管理工作中得到了廣泛的應(yīng)用。信息化的發(fā)展趨勢(shì)給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，因此我們需要調(diào)整思維，運(yùn)用科學(xué)合理的方式創(chuàng)新信息化環(huán)境下檔案管理模式，以實(shí)現(xiàn)我國(guó)文書檔案管理事業(yè)信息化的長(zhǎng)足發(fā)展。

1. 文書檔案管理工作信息化的優(yōu)勢(shì)

1.1 使用方便，便于檢索，辦公效率大大提高

電子檔案使用光盤、磁盤作為載體，將信息存儲(chǔ)在上面。計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度極高，具有強(qiáng)大的信息處理能力，這是計(jì)算機(jī)參與文書檔案管理的最明顯優(yōu)點(diǎn)。它解決了在傳統(tǒng)檔案管理中人們使用手工操作的時(shí)候出現(xiàn)的信息收集不完整，出現(xiàn)漏抄，字跡不工整等問題，節(jié)約了人力也提高了準(zhǔn)確性。電子檔案使得人們?cè)谶M(jìn)行檔案管理的時(shí)候，按照資料的分類進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)和查閱，時(shí)間大大縮短。因此，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

1.2 信息易于保管和資源共享

與紙質(zhì)載體相比，電子檔案使用高科技材料制成，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長(zhǎng)。電子檔案最大的優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)在電子設(shè)備上占用的空間小，操作簡(jiǎn)單，不需要占用大量的人財(cái)物力，穩(wěn)定性好，易于保管。 同時(shí)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用擴(kuò)展了信息的傳遞范圍，人們以網(wǎng)絡(luò)為載體進(jìn)行資料的傳輸，并且相關(guān)資料存放在相應(yīng)的資料庫(kù)內(nèi)，人們可以通過協(xié)議進(jìn)行網(wǎng)上檢索和資源的共享，查找、利用更加便捷。檔案管理實(shí)現(xiàn)了從外部的目錄管理到內(nèi)部的內(nèi)容管理，并且實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)的工聯(lián)，人們可以交流共享同級(jí)部門之間的信息，也可以交流共享歷史不同時(shí)期的信息。

1.3 提高了文書檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?/p>

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?，不免?huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力，安全性也隨之大大降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，不僅保證文書檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象。

2. 信息化環(huán)境下文書檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 文書檔案信息化管理工作有待于進(jìn)一步規(guī)范

由于信息化辦公平臺(tái)處于不斷更新和升級(jí)過程中，極有可能會(huì)對(duì)電子文件查詢及信息數(shù)據(jù)安全帶來一定的難度。同時(shí)要工作中也需要對(duì)各類文件梳理，以電子檔案的要求做好文書檔案的移交保管工作。但在實(shí)際工作，文書檔案具有分散性，不僅統(tǒng)一管理難度大，而且數(shù)據(jù)容易丟失。在當(dāng)前無紙化辦公的新形勢(shì)下，更對(duì)電子文件的使用、保管及存檔提出了更高的要求。

2.2 文書檔案信息化管理水平及資金有待于進(jìn)一步提高

搞好文書檔案信息化管理工作，要有一支熟悉信息化知識(shí)技能的專業(yè)文書檔案管理隊(duì)伍。文書檔案管理工作崗位人員既要熟悉文書業(yè)務(wù)知識(shí)，又要掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、熟悉網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)維護(hù)知識(shí)、掌握信息利用與安全保密知識(shí)等。當(dāng)前，加強(qiáng)辦公人員信息技術(shù)培訓(xùn)，加快推進(jìn)信息化工作進(jìn)程，是提高文書檔案管理水平的必由之路，要抓好抓實(shí)，并抓出成效，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。同時(shí)，在文書檔案信息化管理推動(dòng)過程中，由于其涉及的范圍較廣，在日常工作中還需要做好設(shè)備、軟件及網(wǎng)站的日常維護(hù)工作和開發(fā)工作，這都需要大量的資金支持，但在實(shí)際工作中，不僅對(duì)文書檔案信息化建設(shè)缺乏重視，而且經(jīng)費(fèi)嚴(yán)重不足，這在一定程度上制約了文書檔案信息化管理工作的步伐。

2.3 文書檔案管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

文書檔案在管理工作中受到傳統(tǒng)思想影響，導(dǎo)致文書檔案在收集、整理、歸檔及查閱等各處環(huán)節(jié)缺乏健全的規(guī)章制度作為約束，在當(dāng)前的檔案管理工作中采用手工操作的模式，影響了檔案工作的效率。因此，受制于人員素質(zhì)的影響，文書檔案管理工作不能與時(shí)代發(fā)展要求相適應(yīng)。

3. 針對(duì)信息化條件下加強(qiáng)文書檔案管理工作的對(duì)策

3.1 提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識(shí)

在日常的文書檔案管理工作中出現(xiàn)的紙質(zhì)檔案和實(shí)物檔案未能做到及時(shí)、全面歸檔，電子文件無法進(jìn)行集中管理。究其原因，主要是思想上未引起高度重視。因此必須要進(jìn)一步提高信息化條件下文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定科學(xué)的工作流程和工作制度，確保文書信息化管理落到實(shí)處。

3.2 加強(qiáng)文書檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

由于受檔案實(shí)體管理模式和方法的影響，檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也變得比較復(fù)雜且較難統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息的傳輸、傳遞難度較大。因此，要積極構(gòu)建科學(xué)的文書檔案收集、整理、歸檔、利用的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范文書檔案信息化管理工作。并積極依托專網(wǎng)系統(tǒng)建立文書檔案管理信息化平臺(tái)，加大文書檔案信息化建設(shè)投入，推進(jìn)文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，進(jìn)一步打牢文書檔案管理基礎(chǔ)。

3.3 加大文書檔案信息化建設(shè)力度

在當(dāng)前文書檔案信息化建設(shè)過程中，要以現(xiàn)代化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為依托，并對(duì)其功能進(jìn)行擴(kuò)展，利用文書處理、文件管理及檔案管理三個(gè)模塊來將文書檔案管理工作流程涵蓋其中，并能夠?qū)κ瘴陌l(fā)文進(jìn)行預(yù)歸檔，對(duì)著錄的文件和案卷進(jìn)行整理，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行重新編目，做好文書檔案的輔助管理工作，這不僅有利于文書檔案信息化管理質(zhì)量的提升，而且對(duì)推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)工作也具有極其重要的意義。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。文書檔案管理工作的信息化建設(shè)，通過加強(qiáng)文書檔案信息化管理，不僅有利于更好的滿足人們的需求，而且有利于文書檔案現(xiàn)代化和信息化水平的提高，使文書檔案能夠更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為企業(yè)、事業(yè)單位以及其他部門開展工作帶來便利，為人們提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

[1]姜延延.文書檔案信息數(shù)字化管理研究[J]. 蘭臺(tái)世界, 2012(S1)：102.

[2]梅姣.文書檔案管理信息化建設(shè)淺談[J].資治文摘(管理版), 2010(02)：167.