做好檔案保密與利用工作的思考

張曉梅

吳忠市利通區(qū)金星鎮(zhèn)人民政府

做好檔案保密與利用工作的思考

張曉梅

吳忠市利通區(qū)金星鎮(zhèn)人民政府

隨著社會(huì)的迅猛發(fā)展，檔案資源的社會(huì)價(jià)值開(kāi)始被社會(huì)公眾所重視，這就涉及到檔案保密管理和利用工作。對(duì)于檔案信息資源，既要重視其載體的保密管理，更要重視其開(kāi)發(fā)與利用工作。這是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)浪潮中重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。我們要加強(qiáng)檔案的管理和利用工作，促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的進(jìn)步。為此，將從兩個(gè)方面展開(kāi)研究和探討：一是，新形勢(shì)下檔案保密與利用工作存在的問(wèn)題；二是，探索新形勢(shì)下檔案保密與利用工作路徑。

檔案保密；利用；要點(diǎn)

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，這就涉及到檔案保密和利用工作的重要性，既要重視其載體的保管保護(hù)，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，以實(shí)現(xiàn)信息資源共享。利用檔案是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展的客觀需要，它的功能是其他信息資源無(wú)法替代的，所以利用檔案為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)性。保守國(guó)家機(jī)密是每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理地利用。應(yīng)做好以下幾點(diǎn)工作。

1 檔案保密管理與利用工作中的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作過(guò)于混亂

很多公司的檔案存放并不集中，檔案管理工作非常混亂，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案室。檔案資料應(yīng)該按照不同部門(mén)分別存放，但是很多單位把所有的檔案混在一起，導(dǎo)致檔案調(diào)用很不方便。而且，許多單位的檔案管理很混亂，有的部門(mén)會(huì)把機(jī)密性文件和非機(jī)密性文件混在一起，混合組卷保管或者混合提供信息，造成機(jī)密泄露。

1.2 工作人員自身素質(zhì)有待提升

在日常工作中，經(jīng)常有相應(yīng)的工作人員頑固職守，忽視檔案的保密工作，對(duì)自身的任務(wù)不負(fù)責(zé)任，導(dǎo)致但上述現(xiàn)象的發(fā)生。管理好檔案能夠?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)解除后顧之憂(yōu)，幫助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策，從而促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)能夠獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理還要根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)的不同，進(jìn)行不同程度的保密與利用工作，從而將"保密"這兩個(gè)字的意義得到最大化的發(fā)揮。我們應(yīng)該充分平衡保密與利用之間的關(guān)系，不能傾向任何一方，這樣才不會(huì)造成國(guó)家與社會(huì)的財(cái)產(chǎn)損失或是更嚴(yán)重的后果。

1.3 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)存在缺陷

計(jì)算機(jī)的普及以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理工作變得越來(lái)越快捷，但也為檔案的安全帶來(lái)的較大隱患。就目前而言，電子檔案的管理工作還存在不少缺陷和不足：如果電子檔案是儲(chǔ)存在光盤(pán)或者磁盤(pán)等硬件設(shè)備上，如果沒(méi)有做好備份工作，一旦損壞檔案將無(wú)法得到正常使用；如果檔案存放在沒(méi)有分離內(nèi)外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上，加之沒(méi)有對(duì)服務(wù)器部署防火墻，外部人員就很容易通過(guò)網(wǎng)絡(luò)盜取檔案信息；如果沒(méi)有控制好電子檔案的使用權(quán)限，內(nèi)部人員就可以隨意更改電子檔案等。

2 做好檔案保密與利用工作

2.1 提升檔案的監(jiān)督力度

在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線(xiàn)或翻書(shū)沾口水之類(lèi)習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)。二是眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中。三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。

2.2 做好檔案管理的每一步流程

檔案管理工作分為收集、保管、整理和歸檔四個(gè)環(huán)節(jié)，收集檔案是檔案保密管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。每個(gè)單位需要建立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，不能把所有的檔案混合管理。檔案管理人員必須做好檔案管理工作的每一步流程，在整理檔案信息的時(shí)候，必須保持檔案資料的完整和信息的連貫性，將正文材料放在前面，附件材料放在后面，按照順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，保證檔案信息清晰完整，避免信息缺失，確保檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)于檔案混合問(wèn)題，檔案管理人員需要及時(shí)清理混定的文件，重新歸檔。如果實(shí)際情況有變化，一定要及時(shí)更改檔案信息。

2.3 做好檔案庫(kù)房管理工作

總體來(lái)看，按照我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定，保存檔案的庫(kù)房應(yīng)該單獨(dú)興建，但在很多經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，很多不具備條件的單位就把檔案庫(kù)房直接設(shè)立在辦公樓之內(nèi)。為了防止涉密檔案的泄露，我們不能隨意選擇一間辦公室來(lái)保存檔案，不能把辦公室的最底層作為檔案庫(kù)房，選取了檔案庫(kù)房之后還應(yīng)對(duì)其門(mén)窗進(jìn)行加固，另外，庫(kù)房應(yīng)該和辦公室、閱覽室等分離開(kāi)來(lái)。對(duì)于網(wǎng)絡(luò)庫(kù)房還要有嚴(yán)格的規(guī)定。采取物理隔離措施保證局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)分離開(kāi)來(lái)，若計(jì)算機(jī)未經(jīng)過(guò)隔離措施，禁止其同時(shí)連接局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)，用來(lái)辦公和審計(jì)的計(jì)算機(jī)必須經(jīng)過(guò)一定的技術(shù)防范措施才允許接入互聯(lián)網(wǎng)。

2.4 處理好檔案保密與利用的關(guān)系

保護(hù)檔案機(jī)密是檔案管理人員的責(zé)任與義務(wù)，在做好檔案保密管理工作的基礎(chǔ)上，有時(shí)間、地點(diǎn)和范圍限制的利用檔案資源，才能發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值。只保護(hù)檔案的秘密不利用檔案資源，會(huì)讓保密工作失去意義，無(wú)限制的利用檔案資源會(huì)給國(guó)家和公民的安全、利益帶來(lái)重大損失。所以科學(xué)的利用檔案資源，必須處理好檔案保密與利用的關(guān)系。《保密法》將檔案資源的秘密等級(jí)劃分為絕密、機(jī)密和秘密三個(gè)等級(jí)，檔案管理人員需要按照秘密等級(jí)來(lái)開(kāi)發(fā)利用檔案資源，嚴(yán)格控制利用范圍。絕密、機(jī)密和秘密的檔案文件應(yīng)該分別密封，避免檔案混合，應(yīng)該建立檔案文件統(tǒng)計(jì)臺(tái)和檔案存放地點(diǎn)的索引。

綜上所述，隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，檔案資源發(fā)揮的作用越來(lái)越重要。做好檔案的保密管理和利用工作，發(fā)揮檔案資源的社會(huì)價(jià)值，必須解決檔案保密管理和利用工作中的問(wèn)題，檔案管理人員要做好檔案管理的每一步流程，遵守國(guó)家《保密法》，提高檔案的保密管理技術(shù)，處理好檔案保密與利用的關(guān)系，建立檔案管理監(jiān)督制度，加強(qiáng)檔案資源的日常管理工作。

[1] 商和利. 做好檔案保密與利用工作的思考[J]. 山東省青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2008,05:160-161.

[2] 薩如拉. 新形勢(shì)下對(duì)檔案保密與利用工作思考[J]. 語(yǔ)文學(xué)刊(外語(yǔ)教育教學(xué)),2016,10:95-96.