做好檔案保密與利用工作的思考

張曉梅

吳忠市利通區金星鎮人民政府

做好檔案保密與利用工作的思考

張曉梅

吳忠市利通區金星鎮人民政府

隨著社會的迅猛發展，檔案資源的社會價值開始被社會公眾所重視，這就涉及到檔案保密管理和利用工作。對于檔案信息資源，既要重視其載體的保密管理，更要重視其開發與利用工作。這是社會發展的必然趨勢，也是市場經濟浪潮中重點關注的問題。我們要加強檔案的管理和利用工作，促進鄉鎮工作的進步。為此，將從兩個方面展開研究和探討：一是，新形勢下檔案保密與利用工作存在的問題；二是，探索新形勢下檔案保密與利用工作路徑。

檔案保密；利用；要點

隨著社會的發展進步，檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，這就涉及到檔案保密和利用工作的重要性，既要重視其載體的保管保護，更要重視其所含信息的開發利用，以實現信息資源共享。利用檔案是人類社會發展的客觀需要，它的功能是其他信息資源無法替代的，所以利用檔案為人類社會實踐服務具有極強的現實性。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神圣職責，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理地利用。應做好以下幾點工作。

1 檔案保密管理與利用工作中的問題

1.1 檔案管理工作過于混亂

很多公司的檔案存放并不集中，檔案管理工作非常混亂，沒有專門的檔案室。檔案資料應該按照不同部門分別存放，但是很多單位把所有的檔案混在一起，導致檔案調用很不方便。而且，許多單位的檔案管理很混亂，有的部門會把機密性文件和非機密性文件混在一起，混合組卷保管或者混合提供信息，造成機密泄露。

1.2 工作人員自身素質有待提升

在日常工作中，經常有相應的工作人員頑固職守，忽視檔案的保密工作，對自身的任務不負責任，導致但上述現象的發生。管理好檔案能夠為鄉鎮領導解除后顧之憂，幫助領導做出正確的決策，從而促進鄉鎮能夠獲得長遠發展。檔案管理還要根據時間、地點的不同，進行不同程度的保密與利用工作，從而將"保密"這兩個字的意義得到最大化的發揮。我們應該充分平衡保密與利用之間的關系，不能傾向任何一方，這樣才不會造成國家與社會的財產損失或是更嚴重的后果。

1.3 計算機網絡技術存在缺陷

計算機的普及以及網絡技術的發展使得檔案管理工作變得越來越快捷，但也為檔案的安全帶來的較大隱患。就目前而言，電子檔案的管理工作還存在不少缺陷和不足：如果電子檔案是儲存在光盤或者磁盤等硬件設備上，如果沒有做好備份工作，一旦損壞檔案將無法得到正常使用；如果檔案存放在沒有分離內外網的計算機上，加之沒有對服務器部署防火墻，外部人員就很容易通過網絡盜取檔案信息；如果沒有控制好電子檔案的使用權限，內部人員就可以隨意更改電子檔案等。

2 做好檔案保密與利用工作

2.1 提升檔案的監督力度

在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監視器。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機。二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中。三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。

2.2 做好檔案管理的每一步流程

檔案管理工作分為收集、保管、整理和歸檔四個環節，收集檔案是檔案保密管理工作的基礎環節。每個單位需要建立專門的檔案保管室，不能把所有的檔案混合管理。檔案管理人員必須做好檔案管理工作的每一步流程，在整理檔案信息的時候，必須保持檔案資料的完整和信息的連貫性，將正文材料放在前面，附件材料放在后面，按照順序編寫頁號，保證檔案信息清晰完整，避免信息缺失，確保檔案管理工作的專業化、規范化和標準化。對于檔案混合問題，檔案管理人員需要及時清理混定的文件，重新歸檔。如果實際情況有變化，一定要及時更改檔案信息。

2.3 做好檔案庫房管理工作

總體來看，按照我國相關法律規定，保存檔案的庫房應該單獨興建，但在很多經濟不發達的地區，很多不具備條件的單位就把檔案庫房直接設立在辦公樓之內。為了防止涉密檔案的泄露，我們不能隨意選擇一間辦公室來保存檔案，不能把辦公室的最底層作為檔案庫房，選取了檔案庫房之后還應對其門窗進行加固，另外，庫房應該和辦公室、閱覽室等分離開來。對于網絡庫房還要有嚴格的規定。采取物理隔離措施保證局域網與互聯網分離開來，若計算機未經過隔離措施，禁止其同時連接局域網和互聯網，用來辦公和審計的計算機必須經過一定的技術防范措施才允許接入互聯網。

2.4 處理好檔案保密與利用的關系

保護檔案機密是檔案管理人員的責任與義務，在做好檔案保密管理工作的基礎上，有時間、地點和范圍限制的利用檔案資源，才能發揮檔案資源的社會價值。只保護檔案的秘密不利用檔案資源，會讓保密工作失去意義，無限制的利用檔案資源會給國家和公民的安全、利益帶來重大損失。所以科學的利用檔案資源，必須處理好檔案保密與利用的關系。《保密法》將檔案資源的秘密等級劃分為絕密、機密和秘密三個等級，檔案管理人員需要按照秘密等級來開發利用檔案資源，嚴格控制利用范圍。絕密、機密和秘密的檔案文件應該分別密封，避免檔案混合，應該建立檔案文件統計臺和檔案存放地點的索引。

綜上所述，隨著社會的發展與進步，檔案資源發揮的作用越來越重要。做好檔案的保密管理和利用工作，發揮檔案資源的社會價值，必須解決檔案保密管理和利用工作中的問題，檔案管理人員要做好檔案管理的每一步流程，遵守國家《保密法》，提高檔案的保密管理技術，處理好檔案保密與利用的關系，建立檔案管理監督制度，加強檔案資源的日常管理工作。

[1] 商和利. 做好檔案保密與利用工作的思考[J]. 山東省青年管理干部學院學報,2008,05:160-161.

[2] 薩如拉. 新形勢下對檔案保密與利用工作思考[J]. 語文學刊(外語教育教學),2016,10:95-96.