不動產統一登記檔案管理研究

文遼寧省不動產登記中心 丁文博

不動產統一登記檔案管理研究

文遼寧省不動產登記中心 丁文博

不動產統一登記制度改革工作，已在全國范圍內展開。實施不動產統一登記制度，就是要將原來分散在各部門的登記職能整合到國土資源部門，建立權責一致、運轉高效、法律保障的不動產統一登記體系。作為不動產登記過程中產生的檔案資料管理是實施不動產統一登記制度的重要組成部分。直接關系到不動產統一登記工作能否順利開展、登記信息能否方便查詢、登記結果的社會公信力等問題。較之機構、職責整合工作，登記檔案整合、管理工作更加艱巨、繁重。

不動產登記檔案基本概念

不動產登記檔案是指不動產登記部門在不動產權屬調查、登記、轉移、變更、注銷、更正、異議、預告、查封等工作中形成的具有保存價值的真實記錄。其記載形式為不動產登記簿，包含以相關紙質文字、圖表描述、網絡登記表為主的原始憑證材料。其內容形式包括文字、數據、圖表等；其載體形式包括紙張、膠片、磁盤、光盤等；其記錄形式包括書寫、印刷、光學電子記錄等。是依據《憲法》《民法通則》及《物權法》等有關物產權屬方面的法律法規，由不動產登記機關制作的不動產物權公示證明載體，主要是以不動產登記簿的形式記載特定不動產自然狀況、權屬狀況、權利限制狀況等事項。

不動產登記檔案不僅是權利人證明權益的法律憑證，同時在國土資源保護、地籍調查、住房保障、民事訴訟、國家稅收、戶籍管理、個人信用管理等方面均發揮重要作用。

不動產登記檔案的特點

不動產統一登記制度改革是分散登記過渡到統一登記管理模式的變革，涉及社會各個層面的改革與創新。各部門的不動產登記檔案均是日常活動和工作成果的真實記載，它不僅是各部門管理工作的一項重要內容和基礎工作，也是全面科學履行職責的重要保證，因此不動產登記檔案應具備以下特點：

1.不動產登記檔案客觀真實地記載了特定物權的自然狀況與權利歸屬狀況，是不動產物權公示的主要證明文件，其具備唯一性特點。在一個特定區域內的不動產登記檔案只能由不動產登記機關統一形成、積累、保管和開展利用。

2.不動產登記工作是由縣級以上行政主管部門負責指導、監督、管理，屬行政管理事項。不動產登記檔案是由不動產登記機構依法通過特別程序制作的并通過法律手段強制賦予法律推定力和社會公信力，其具備法定性特點。

3.不動產登記檔案主要是以簿冊的形式記載不動產登記管理過程中形成的具有保存價值的原始憑證，反映了不動產在轉移、抵押、變更過程中的權屬來源和審核依據，所以其格式應嚴格統一、內容應具體詳實，避免因模糊遺漏而造成權屬糾紛，因此其具備規范性特點。

4.在實際的不動產登記過程中需采集權利人個人信息及企業經營行為等隱私信息，檔案中包含有個人身份證明、婚姻情況、訴訟、遺囑、繼承關系、抵押借貸關系等證明文件，因此其具備私密性特點。故在檔案管理工作中應嚴格執行保密要求，維護權利人合法權益。

5.不動產登記檔案記錄著權利的設立、變更、轉讓、消滅等過程，不動產登記檔案記錄的信息會隨著不動產權利的轉讓、抵押、注銷、繼承、贈與等活動不斷更新，因此其具備動態性。不動產登記檔案作為一種專門檔案，為了保護不動產交易的安全，只要不動產客觀存在，其權屬問題就需要得到不動產登記檔案確切的證明,因此其又具有持久性。

不動產登記檔案的作用

1.保障社會公信力的基礎

不動產登記是對某一特定不動產權屬的變更進行準確記載與反映，并以公開透明的方式為相關當事人、利害關系人提供查詢與利用。顯然，不動產登記檔案的作用是需要通過“公示”之后體現出來的。國家法律也賦予了不動產登記檔案“公示”后的公信力，當實際權力狀況與國家賦予的不動產物權權力狀況不相符時。則可以將不動產登記檔案的公示原則作為依據，利用國家法律保護交易行為的合法性與有效性。

2.證明不動產物權狀況的權威文件

不動產的物權在法律上是唯一的，不動產登記檔案是確定不動產物權擁有者的原始材料。在一宗特定不動產上不能有多個物權同時存在，是不動產物權擁有排他效力的原因。在此原則下不動產登記檔案具有唯一性。且不動產登記檔案管理是國家賦予相關職能部門的權利，受到法律保護，也決定了其具有的權威性。在發生物權糾紛時可作為最有效、最直接的證據。

3.伴隨著不動產物權長久存在的

在市場經濟條件下，各種商業交易活動頻繁進行的進行，致使不動產物權不斷更迭和轉移。當出現不動產權屬交易糾紛時，不動產登記檔案就成為明確不動產物權的根本依據，只要不動產實體和檔案同時存在就能夠確定不動產物權的歸屬問題。因此，不動產登記檔案必須與登記的不動產一同得到保存。

不動產登記檔案的管理手段

隨著不動產統一登記工作的全面展開，不動產登記檔案的種類、數量在不斷增多。實現不動產登記檔案的集約化管理是對如此龐大信息進行管理的必由之路。要對基礎檔案進行研究，并利用互聯網、云計算等相關技術在檔案管理工作中發揮作用，從而實現不動產登記檔案管理的信息化發展。

1.加強管理制度建設

建立完善的管理制度體系，是保障不動產登記檔案管理工作的順利開展的前提，首先相關法律法規和規章制度要科學、合理，要結合實際情況以及管理工作的具體特點來制定，這樣才能滿足不動產登記檔案管理工作的實際需求。另外還需要建立雙向性的約束機制，在對工作人員進行約束時，也需要對管理人員的行為進行有效約束，并通過完善的獎懲機制，保證管理制度的有效落實。

2.提高檔案管理人員綜合素質

不動產登記檔案管理信息化建設離不開人才的培養。因此不動產登記機構應重視檔案管理人才的重要性，要為檔案管理人員提供較為系統的培訓環境，用最具權威的理論普及促進其自身知識結構的優化，并以此來完善其自身的理論儲備。還需要通過實踐使檔案管理人員在培訓環節所形成的知識體系與實踐相結合，進而全面促進檔案管理人員綜合素質的整體發展。另外還需要創造不同機遇，激發工作人員在信息化技術的環境下提高自我創造性，進而提高檔案管理信息化建設的工作效率。

3.統一信息化管理標準

現代化檔案管理工作的核心是對計算機的應用以及對網絡技術的全方位掌握，因此檔案管理部門應以計算機及網絡信息技術作為載體，運用科學化的手段在不動產登記檔案信息的收集、整理、審核、歸檔、利用等方面實行統一的業務規范、技術標準。統一實施檔案信息化管理，保證檔案資料信息及時錄入電腦；統一進行審核，保證數據真實準確；統一對外提供檔案查詢服務，保證數據信息和實際信息一致。不動產登記機構要配備專職檔案管理人員負責不動產登記簿和相關檔案資料的保管工作，對電子介質或是紙質介質的檔案，依托計算機和網絡技術，進行異質異地安全備份，保證數據安全。初步實現“紙質檔案數字化、電子文件檔案化、檔案工作信息化”的目標。

4.推進不動產登記檔案信息化利用

不動產登記檔案資源的信息化、網絡化，是檔案管理工作的一個必然趨勢。各級不動產登記機構應改變傳統的思想觀念，樹立創新意識，增加信息化建設的相關投入，充分利用辦公系統及云空間技術，促進不動產檔案在更大范圍內的共享。應建立數字檔案室，使不動產登記檔案管理方式向多媒體、數字化管理方式轉變。充分運用用戶注冊、技術加密、身份驗證、檢查權限、系統日志備份等方式，增強數據系統的安全性，提高不動產登記檔案信息的利用價值。