基于長期保存的機關單位電子文件格式管理研究

李莉

（冶金檔案館三河065200）

基于長期保存的機關單位電子文件格式管理研究

李莉

（冶金檔案館三河065200）

大數據時代，各機關單位生成了海量的電子文件。然而，這些電子文件格式并不統一，給電子文件長期保存帶來了巨大挑戰。各機關單位電子文件格式需要滿足格式透明、文件自包含、格式自描述等12項基本需求。同時，各機關單位要做好基于文件生命周期開展格式管理、采用國家與地方標準推薦格式、轉換專有格式、留存電子文件格式相關的元數據信息、適當節約經費等電子文件長期保存格式管理工作。

電子文件長期保存文件格式文件生命周期

電子文件是通過計算機等相關技術生成和處理的文件，從根本上說是一種二進制編碼的集合，每一種特定的二進制編碼方案與一種特定的電子文件格式相對應。電子文件格式是指以某種格式進行編碼而產生的信息存儲形式，它依賴特定的軟、硬件才能實施讀寫和操作。隨著我國信息化建設的快速發展與“互聯網+”時代的到來，各個機關單位產生了越來越多的電子文件。同時，由于信息技術的升級換代，各機關單位電子文件新格式不斷產生、舊格式不能讀取等現象時有發生，不僅導致產生于不同的操作系統、應用軟件的電子文件不能共享，更嚴重影響了電子文件的長期保存，如果管理不善，將來就很有可能電子文件成為“數據垃圾”，發生不能讀取的現象。因此，為了實現電子文件的長期保存，各機關單位務必做好電子文件格式的管理工作。……