淺談高校辦公室的職能與創新

李燕

（西南交通大學 外國語學院，四川 成都 611756）

淺談高校辦公室的職能與創新

李燕

（西南交通大學 外國語學院，四川 成都 611756）

隨著中國高等教育模式的逐漸轉變，為了應對伴隨其產生的一系列管理問題，高校辦公室作為學校的領導部門和核心部門，要充分發揮其溝通和管理并舉的職能。本文通過分析高校辦公室的職能強化和管理創新，針對新形勢下的高校辦公室管理提出若干細節，以期高校辦公室逐漸適應高校的發展，為師生服務，為學校貢獻。

高效辦公室 職能強化 管理創新

一、高校辦公室的職能強化

（一）信息調研，參謀助手職能。

高效辦公室普遍停留在辦文、辦事、辦會的事務上，新形勢下高校辦公室作為高校的管理中樞機構，需要發揮參謀助手的職能，以分析當前形勢和發展要求，及時有效地把握國家方針政策與高等教育動態，在做好瑣碎復雜的日常工作的基礎上進一步加強信息調研和工作研究，促進校務公開，全員參與，切合全校師生和員工的關注熱點和興奮熱點，促進學校管理階層、教學階層和受教育階層層層互通，協同聯系與合作，同時培養好自身的理論素養和宏觀思維能力，為學校的科學決策和民主管理貢獻力量。另外，也要提高工作的預見性、超前性，充分發揮綜合部門的優勢，注意發現一些重要苗頭性、傾向性問題，協助領導抓大事。具體做法如下：（1）為領導及時、準確、全面地提供信息；（2）圍繞學校中心工作，做好調查研究和分析；（3）在日常事務決策中給出建設性建議；（4）處理日常事務，協助領導實施管理；（5）做好重要文稿的起草工作；（6）加強與學校各個部門的溝通交流［1］。

（二）全局意識，溝通協調職能。

高校辦公室在一定程度上起到溝通的橋梁作用，是學校與外界之間、學校各部門之間、學校領導與下級單位之間進行信息溝通的橋梁，它通過信息溝通來了解情況，具有信息收集、處理、發布、傳送的職能。高校辦公室要通過建立內部的溝通渠道和各種機制協調好部門與部門之間，部門與個人之間，個人與個人之間的各種矛盾，促進個體之間的交流、溝通與合作，提高為高校工作服務的凝聚力，減少甚至避免內部摩擦與碰撞，爭取做到統籌全局，協調各方，發揮各方面的積極性。在對外方面，高校辦公室人員要做到廣結人緣，積極開展對外聯絡，為學校創造良好的社會環境。具體做法如下：（1）加強信息溝通交流；（2）加強工作的溝通和協調；（3）嚴格按照政策規定和領導意圖做事；（4）堅持從總體目標和全局利益出發。

（三）完成目標，督辦檢查職能。

高校的各項計劃和目標的實現離不開切實落實這一環節，而這一環節的有效實施離不開督辦檢查職能的發揮，辦公室要通過檢查督辦深入工作的各個環節和方面，對工作的實施情況進行觀察、分析、評價，并及時反饋，在決策前及時發現問題，及時糾正并對決策做出必要且適當的調整，減少或避免發生問題，發現好的經驗、做法要及時組織交流、推廣。通過檢查督辦還可以從實際中獲得大量準確的信息，反過來為領導決策提供真實可靠的依據，從而提高決策的科學性和可行性。具體做法如下：（1）以上級的重要文件、指示和學校重大決策的貫徹落實情況為重點，組織督促檢查；（2）對領導批示和交辦事項進行專項查辦；（3）抓住師生員工反映強烈的問題，主動查辦［2］。

（四）以人為本，服務高校職能。

“以人為本”的管理理念是高校辦公室一切管理理念的基礎和核心，原教育部周濟部長曾多次強調教育要“以育人為根本，以學生為主體”，辦學要以人才為本，以教師為主體，辦公室工作性質就決定了其在工作的每一個細節上都要樹立為教師、為學生、為職工服務的思想以體現人文精神，友好管理，尊重人、理解人、關心人，最大限度地贏得師生、員工的認可。具體做法如下：（1）要待人熱情，細微處見服務的精神，讓人感覺到真誠；（2）要做到公平、公正；（3）要嚴謹、周到；（4）要注意在繁雜的工作中提高服務規范化水平。

二、高校辦公室的管理創新

（一）管理理念的創新。

1.“以人為本”

以人為本的實質在于充分發揮人在管理中的主體作用，通過研究人的需要、動機和行為，并以此調動人的積極性、主動性和創造性，實現管理的高效益。從這一理念出發，辦公室工作人員就成為這一理念實施過程中最有利的資源，以辦公室這一以管理職能為主的部門為學校開展工作的核心凝聚部門，發揮向心力的作用，充分發揮自身的協調性、創造性，調動積極性，發掘最大的潛力以實現管理的高效益。一方面，“以人為本”要做到以辦公室管理者為本。作為領導部門，辦公室工作人員要提高自身的能力和素質，樹立正確的三觀和公平公正的辦事態度，以此進行人員任用和事情處理。另一方面，“以人為本”要做到以工作人員為本。要強化自身作為辦公室管理人員也是工作人員的主人翁意識，而不要以客體意識對待辦公室乃至學校的各項工作。

2.“服務至上”

高校辦公室要摒棄管理部門僅管理的理念，而要樹立管理即服務的理念，充分利用自身的各項職能，為教學活動、科研活動和日常生活服務，為領導服務，為教師、學生、員工服務。提高對于服務范圍、服務性質、服務方法和服務內容的認知，提升服務的質量和水平。高校存在的關鍵意義在于科研活動和教學活動，通過科研和教學活動貢獻社會、服務國家。因此高校的人力、物力和財力大部分都投入科研和教學活動中，這就要求辦公室管理人員順應這一規律，把為科研和教學活動服務作為服務體系的核心。以往高校辦公室將工作重心更多的集中于人際關系處理和經費計算上而忽略科研和教學工作，雖然辦公室工作人員的工作性質不具體涉及這兩方面，但要充分認識到，只有將這兩方面的工作做好、做強，高校才能穩定發展，而其他工作才能在此項工作的基礎上順利開展。其次，高校辦公室要做好日常工作的服務，服務于教職員工，教職員工作為學校運轉必不可缺的要素，辦公室作為領導部門，要使他們感受到學校的關心和照顧，滿足他們的需求，尊重他們的權利和想法，這樣才能讓教職員工感受到自身的重要性和歸屬感，從而更好地為學校工作服務，做好自己的本職工作，盡職盡責。另外，還要服務于學生，高校的發展歸根到底在于培養的人的發展，也就是學生的發展，因此高校辦公室管理工作要始終體現為學生服務的理念。在保障學生日常學習正常進行的同時，保障學生日常生活的各項權益，尊重學生的想法和建議，為培養人才貢獻力量。

3.講究效能

高校辦公室的效能建設是指高校辦公室人員履行職責行為的效率與質量的程度及產生的效益、效果的綜合體現，包括提供決策效能、管理協調效能、執行督辦效能、考核標可行效能等方面。這要求高校辦公室人員要摒棄以往以完成任務為目的的工作行為，而換以飽滿的熱情和積極的工作態度主動工作，摒棄以往以為上級服務為主的工作理念，而換以兼顧上下的服務態度，摒棄以往自我要求寬松的模式，而要不斷提高自身的各項素質，嚴于律己，增強自身責任感和使命感。明確自身的身份定位，確定自己首先是服務人員，其次是管理人員的職能地位，同時要健全各項制度的運行機制，建立適用于學校運營模式的各項規章制度，使在崗人員職能分化細化，各司其職，又能協同合作，促進辦事效率和效益的提高，促進辦公室工作的合理化、高效化和科學化。健全崗位責任制，明確各個工作人員的工作和職能，確保人人有事做，事事有人做，分工明確，職責清楚，定期考核，向師生公開各項服務和運行機制。運用制度管權、管事、管人，公開接受監督，采用失職追究制，最重要的是讓被服務人員明晰所制定的各項規章制度，在確保服務順利進行的同時，確保服務的效率。建立好提高效能的各項保障措施，內容主要有：實施績效考評，將務工作納入年度考核體系，開展優質服務或機關文化建設活動，以一定的形式為載體深化辦公室系統作風建設，構建服務至上的機關文化，讓師生員工看到實實在在的成效。保障辦公室的硬件設施現代化，加大技術投入力度，同時加強智力支持系統，即要求辦公室工作人員不斷學習，不斷提高自身能力，適應工作崗位的需要，保障在提高人才素質、培養技術力量上的投入。

4.堅持創新

創新是進步發展的動力，如今國家在大眾創新的發展形勢下，對于創新人才的需求更迫切，培養高校辦公室工作人員的創新思想和能力不僅有利于高校自身的發展和前進，更有利于順應社會創新趨勢的要求［3］。

（二）管理職能的創新。

1.公關職能

要敢于走出去，主動公關，不僅要與學校建設發展有密切聯系的部門和行業建立和保持良好的關系，還要為學校創造良好的社會競爭環境，充分利用新媒體，對學校進行大力宣傳，提高學校的知名度，為招生和學生就業建立良好的基礎［4］。

2.樹立現代化觀念

要樹立現代化的教育觀念、價值觀念、效益觀念和信息觀念，在工作實踐中實現管理手段的創新，充分利用現代信息化設備提高辦公室的工作質量和效率，同時充分利用現代網絡技術建立校園網，結合辦公室的各項文件，進行信息管理和調研，進行良好的溝通協作，實現真正意義上的自動化和信息化。

3.精準的無縫對接

其一，在綜合性高校中，即使是以學術型為主干，也必然面臨一定程度的職業型高校辦公室管理問題，因此要處理好兩種不同類型的高校辦公室管理制度的無縫對接；其二，在辦公室工作中，為了正確處理好行政工作和學術服務兩種目標的工作，要做好學術與行政性事物的無縫對接；其三，在各項具體的辦公室工作業務中，做好整體流程的無縫對接，從而實現管理過程的精密化和無瑕疵［4］。

三、結語

高校辦公室的管理水平，直接關系到高校各項工作的運轉機制，隨著高校的快速發展和新形勢下對于高校辦公室管理的各方面要求，高校由外延擴張向內涵發展的轉變，以及高校實現新一輪跨越式發展的迫切需要，都要求高校辦公室必須強化管理職能和創新管理，從而提升高校辦公室的管理水平與效率，與當今大勢更加契合，促進高校朝著更為健康的發展模式邁進［5］。

［1］劉冰.教育綜合改革背景下的高校辦公室管理創新研究［J］.中國石油大學勝利學院學報，2015（03）：55-58.

［2］徐蘭.淺議高校辦公室的職能強化與管理創新［J］.孝感學院學報，2006（02）：123-125.

［3］郭志軍.創新高校辦公室管理理念的思考［J］.漳州師范學院學報（哲學社會科學版），2009（02）：174-176.

［4］宋清濤.我國高校辦公室職能的拓展與強化［J］.江蘇高教，2010（03）：57-58+102.

［5］李智干.關于提高高校辦公室工作效率的若干思考［J］.集美大學學報（哲學社會科學版），2009（04）：107-111.