從財務角度初探高校存貨管理機制

劉馨陽

摘要：實驗材料是存貨類資產的重要組成部分，是高等學校進行教學和科研實驗的重要物資保證，目前高校很大比重的支出是購買材料。本文通過對高校在實驗材料管理中的現狀進行分析，提出高校管理部門缺失對基礎入庫的動態管理、缺失存貨驗收機制的問題，同時提出應逐步研究制定存貨的采購、驗收、領用的閉環管理制度，以便規范高校存貨進出管理，建立存貨管理機制。

關鍵詞： 高校存貨管理；內部控制設計；存貨驗收機制

中圖分類號：G647.5 文獻標志碼：A 文章編號：1001-862X（2017）01-0100-004

存貨類資產是高等學校進行教學和科研實驗的重要物資保證，目前高校很大比重的支出是購買存貨。本文從高校存貨管理現狀入手分析了高校在存貨配置、存貨使用和存貨處置等環節中存在的問題，提出了存貨管理缺乏對基礎入庫的動態管理，高校對存貨的管理不夠重視，在日常采購和使用存貨的過程中，完全依賴于課題負責人，學校管理部門沒有建立存貨驗收機制等問題，導致存貨采購存在浪費、流失、毀損、挪用甚至套取資金等風險。通過對高校存貨管理業務流程的梳理和內控環節的設計，提出了健全存貨管理組織體系、加強存貨配置環節控制、加強存貨使用環節控制、加強存貨處置環節控制、加強存貨管理信息化建設等建議，逐步研究制定存貨的采購、驗收、領用的閉環管理制度，規范存貨進出管理，建立有效的存貨管理機制。

一、高校存貨管理現狀和存在風險

（一）高校存貨管理現狀

當前高校的財務體系中普遍存在財務部門地位不高、會計工作不受重視等問題。財務部門主要作為高校教學、科研人員的服務部門，在行使會計職業判斷和內控改革的進程中，阻礙重重。存貨內控建設和實施是一項關系全局的綜合性工作，是需要高校領導和相關部門的協同配合才可完成的系統工程。

根據高校的業務特點，存貨是指在日常活動中發生的專用材料、辦公用品、低值易耗品等貨物。高校在實物資產管理中，對于儀器設備等固定資產有較為系統的管理部門和內控流程，但是對于耗材、辦公用品等存貨類資產并沒有管理部門，均是項目負責人或部門負責人進行管理，缺乏存貨配置、使用、處置、登記、清查盤點、評估等環節的管理和監督機制。

存貨配置、存貨使用和存貨處置三個環節是存貨管理中的重要環節。存貨配置應嚴格按照預算標準配備，確保存貨配置科學合理、優化資產結構，做到勤儉節約、從嚴控制；存貨使用應落實使用保管責任，堅持誰使用誰負責的原則，應定期進行清查盤點，進行出入庫登記；存貨處置應按照公開、公正、公平的原則進行，經過資產管理部門會同技術部門審核鑒定后進行處置，不得自行擅自處置。目前，高校存貨均未在這三個方面進行系統管理，導致存貨管理存在浪費、流失、毀損、挪用甚至套取資金的風險。

（二）高校存貨管理風險

1.存貨采購風險。存貨采購應嚴格按照采購計劃和采購預算執行，在各部門的存貨采購預算的范圍內，可以進行科學合理的調整，調整時應有調整方案和調整審批。高校的資產管理部門一般均對固定資產的招標、政府采購等環節進行系統管理，對存貨采購缺乏重視，在采購過程中，由于審批手續不全，采購方式、方法不當，規避合同、規避招標等現象均是采購風險點，給高校造成損失。

2.驗收入庫風險。存貨應辦理嚴格的驗收和入庫手續，按部門和類別進行分類管理，確保存貨數量和質量均達到要求，對驗收合格的存貨應及時登記入庫，存貨庫存信息確保準確、完整。高校目前沒有一個部門負責存貨的驗收，采購后未對存貨實物逐項核對，存在虛假采購和套取經費資金的風險。

3.保管監管風險。高校存貨管理應專門設定倉儲保管員的崗位，分工明確，進行專業保管知識的上崗培訓和監督機制。目前高校沒有專門保管存貨的管理部門，存貨均由部門負責人或采購老師本人負責保管，存在被盜、挪用、保管方法不當、監督不嚴密、倉儲條件不達標、化學物品的安全監管不科學等風險。

4.領用登記風險。高校存貨管理應嚴格按照相關規章制度進行領用，領用手續、審批流程、領用登記應確保準確、完整。目前高校存貨缺失領用環節，采購后隨意使用、缺乏監管，一方面會存在使用浪費的現象，另一方面，對數量金額大或危險化學品的領用，缺乏審批授權制度，會導致損失或安全隱患。

5. 清查盤點風險。高校存貨應定期進行盤點清查，建立存貨清查制度，確保存貨賬實相符。目前高校并沒有存貨清查盤點的規章制度，存在盤點方式、方法不得當，存貨盤盈、盤虧、變質、毀損等情況不能及時發現，存貨賬實不符等風險，容易造成責任無法追究，最終導致資產流失。

6.報廢處置風險。高校存貨應按照有關制度進行報廢處置，不得自行擅自處置。高校目前一般只對固定資產進行報廢處置，缺少存貨報廢處置環節，一方面，隨意報廢、報損容易造成處置收入流失，出現違法、違規處置行為；另一方面，隨意處置危險化學品，可能造成安全隱患。

二、高校存貨管理的業務流程和內控設計

針對高校存貨管理的現狀和各類風險，結合高校管理部門服務教學、科研的特點，存貨管理需要設計出既能防控存貨管理風險又具備可操作性的業務和內控流程，對于存貨管理過程的關鍵點進行控制和監管，為建立存貨管理機制和體系奠定基礎。

（一）存貨管理業務流程

存貨管理的關鍵環節一般包括存貨取得配置、存貨維護使用、存貨報廢處置三個階段，涉及存貨預算、審批、驗收、領用、登記、清查盤點等環節。高校存貨管理應規范和設計系統的業務流程，在各個環節防控存貨的風險點。

1.存貨配置階段。在存貨配置階段，高校應以存貨預算為起點，各部門每年均應編制存貨預算并按照預算進行采購，如在實際采購過程中確有調整預算的必要，可以在同一部門內部進行存貨預算的微調。超過一定數量和金額的大額存貨采購，應經過歸口部門和相關業務部門的審批。存貨采購分為自行采購、政府集中采購、政府分散采購三種類型，超過一定金額的貨物應進行招標，確定采購單位后，簽訂采購合同。

高校應專門設置存貨倉庫和存貨倉儲保管員，做好存貨的驗收入庫工作，檢查存貨采購和審批手續是否完備。存貨在領用時，需進行存貨領用登記。高校可以按照經費類型的不同，制定適合高校自身特點的驗收入庫和領用登記的機制，例如，使用教育類經費采購存貨可以由高校的歸口部門專門管理，歸口部門設立倉庫、安排人員進行管理；使用科研經費采購存貨可以由各個采購的學院或部門內部管理，學院或部門專門安排存貨存儲間，安排存貨管理員進行管理。

2. 存貨使用階段。領用和登記存貨后，就進入了存貨的使用階段，高校在使用存貨的過程中，應由專門負責的部門和人員定期進行存貨清查盤點，及時通過定期統計存貨實物和賬面數據，確保賬實相符，并以存貨統計報表的形式，記錄各學院或部門的存貨采購情況，與其預算進行對照，實現存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。

3. 存貨處置階段。高校往往忽視了存貨的處置環節。處置存貨中的辦公用品、耗材等低值易耗品是不現實的，但是高校存貨中很大比例是專用材料費，專用材料往往具有金額大、專業性強、不易損耗的特點，高校應對這類不能繼續使用或不合格的存貨進行處置，通過轉讓、對外捐贈、報廢、報損以及貨幣性資產損失核銷等方式進行處置，使存貨管理流程形成完整閉環。

（二）存貨管理內控設計

根據存貨管理各階段的主要內容，結合《內控規范》的相關規定，分析高校存貨管理內部控制環節主要包括存貨管理組織控制、存貨配置控制、存貨使用控制、存貨處置控制四個風險控制環節。如圖1所示。

1.存貨組織控制。存貨組織控制包括部門管理控制、崗位責任控制、授權審批控制三個控制環節。高校設立專門存貨歸口管理部門，也可以區分經費在學院或部門內部設置存貨管理辦公室；合理設置存貨管理崗位，明確存貨管理崗位的職責分工、權限范圍和審批權限，對關鍵崗位應建立責權分配、不相容崗位分離、定期輪崗、獎懲等關鍵崗位責任機制，確保高校存貨管理機構設置和人員配備合理；對于金額較大、數量較多的存貨采購，應進行相應的授權審批。

2.存貨配置控制。存貨配置控制包括存貨預算控制、存貨采購控制、存貨驗收控制、存貨調劑控制、存貨登記控制五個控制環節。高校通過預算控制，能夠實現無預算不支出、超預算不支出，有效控制存貨成本，規范財務預算管理；通過存貨采購控制，能夠實現采購環節的透明、合規合法，有效降低采購風險；通過存貨驗收控制，能夠有效降低使用經費套取資金的風險，確保每一項存貨均驗收入庫；通過存貨調劑控制，將部門內部的存貨預算在范圍內靈活調整，能夠保證管理不死板的同時，降低存貨成本；通過存貨登記控制，確保高校存貨規范有序，存貨實物和賬面統計時有據可依。

3.存貨使用控制。存貨使用控制包括存貨日常維護控制、存貨清查盤點控制、存貨統計數據控制三個控制環節。高校在使用存貨的環節進行控制，定期進行存貨清查盤點，及時統計存貨實物和賬面數據，確保賬實相符，能夠實現存貨在日常管理中保管安全完整和使用高效。

4.存貨處置控制。存貨處置控制包括存貨報廢處置控制、存貨出售轉讓控制、存貨價值評估控制三個控制環節。通過對一些專用材料處置環節的控制，對處置的范圍、標準、程序和審批權限合理劃分，能夠降低資產損失。

三、高校存貨管理的機制建立和措施建議

（一）健全存貨管理組織體系，建立歸口管理、崗位責任、授權審批控制機制

高校設立專門存貨歸口管理部門，明確存貨使用和保管責任人。明確存貨管理崗位的職責分工，建立存貨業務的不相容崗位和職務相互分離機制。高校存貨管理的不相容崗位包括：存貨預算編制與審批、存貨請購與審批、存貨采購與驗收、存貨處置與審批、存貨取得與保管，高校不得由同一部門或個人辦理存貨的全過程業務。明確授權審批的方式、程序和控制措施，審批人應當在權限范圍內進行審批，不得超越審批權限，經辦人不得未經審批辦理存貨業務，應在職責范圍內按照審批人的批準意見辦理業務。

（二）加強存貨配置環節控制，建立采購預算、取得驗收、領用登記控制機制

高校資產管理部門或存貨的歸口部門應會同相關存貨使用部門全面分析存貨的質量、結構和分布情況，研究使用部門保證完成工作任務的前提下，使用存貨的合理額度，根據分析結果提出的存貨品目、數量、測算金額，經各部門負責人審核同意后報財務部門審核，從而編制合理、科學的存貨預算。存貨使用部門應依據預算，按照財務規章制度進行存貨采購，采購后應由存貨的歸口部門、使用部門組織人員進行驗收，確保存貨數量、質量符合質量要求，驗收合格后，使用單位應及時辦理入庫、編號、歸類等手續，以確保存貨有效識別和盤點。取得存貨后應及時進行登記，使用信息化的手段建立存貨資料庫，對存貨的名稱、種類、所在地點、使用部門、責任人、數量、損耗等信息進行信息化登記，并進行定期或不定期的復核，保持對應關系，做到實時更新，便于統計、識別、查找，保證信息的真實和完整。

（三）加強存貨使用環節控制，建立日常管理、盤點清查、統計報告控制機制

高校應定期開展存貨的清查盤點工作，制定盤點方案，組建盤點小組，做到賬賬、賬卡、賬實相符，嚴防資產流失。同時財務部門或檢查部門應對盤點的全過程進行監督檢查，確保盤點的真實性、準確性。對盤點過程中發現的存貨盤盈、盤虧、毀損、丟失等情況，盤點人員應及時查明原因，編制盤點報告。引入ERP等先進信息化管理模式，對存貨配置、存貨使用、存貨處置各個環節進行信息化系統監控、留痕，并為編制統計報告，及時提供存貨數據提供資料和依據，做到存貨資產的實時動態管理。

（四）加強存貨處置環節控制，建立不同處置方式的控制機制

高校在進行存貨（低值易耗品除外）處置時，應由資產管理部門會同財務部門、存貨使用部門進行鑒定審核，提出意見，按審批權限報送審批。對于使用期未滿、非正常報廢的存貨資產，應由使用部門提出報廢理由、估計清理費用和收回殘值、預計出售價格等后，經高校組織技術鑒定，可進行報廢清理，以免造成高校大量專用材料的浪費。

（五）加強存貨管理信息化建設，建立存貨信息管理平臺

在存貨管理各個環節的風險內部控制均離不開信息化系統，存貨管理實現信息化，可以有效、及時、準確地收集、加工、存儲、傳遞和提供信息，提高高校存貨驗收入庫和保管登記的日常管理效率；可以提高不相容崗位分離控制的執行力和授權審批控制的效力；可以將預算系統與存貨管理系統相鏈接，實現預算系統控制；可以定期將信息系統中的統計數據與實物進行清查盤點，及時從信息系統中出具統計報表。總之，信息化建設是存貨管理的基礎，也是進行存貨管理機制建設的重要手段。

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（責任編輯 秋 妍）