電子賬單系統在集裝箱碼頭管理企業的應用

馬莉

摘 要：本文分析了集裝箱碼頭管理企業賬單系統電子化的可行性，集裝箱碼頭管理企業電子賬單系統的主要架構、技術關鍵、特點，通過對某集裝箱管理企業電子賬單系統的經濟和社會效益案例分析，表明電子賬單系統在實際應用中具有推廣前景。

關鍵詞：電子賬單；集裝箱碼頭；企業管理

中圖分類號：U692.2 文獻標識碼：A 文章編號：1006—7973（2017）02-0056-02

隨著國民經濟的發展和社會生產生活方式的變化，城市居民家庭和企事業單位日常收到的各類發票、憑據、帳單等越來越多。除了傳統的水、電、煤帳單外，還有固定電話、移動電話、數據通信以及購房還貸扣款、保險金分期交納通知等。目前這些大部分賬單都實現了電子賬單功能。對賬單進行電子化之后，一方面能夠節約辦公費用，另一方面，能提升企業辦公效率，縮短賬單周期，加快資金回籠。

作為集裝箱碼頭管理公司，每天產生大量的賬單，不僅增加了相關管理人員的勞動強度，也影響了企業營運效率，拖延了資金的回籠，尤其在賬單調閱和處理時更加繁瑣。因此，很有必要在集裝箱碼頭企業采用電子賬單系統的管理方式。

1 集裝箱碼頭管理企業賬單系統電子化的可行性分析

在電子賬單系統的正式立項之前，首先對項目的可行性進行了分析，主要包括以下問題：

1.1 集裝箱碼頭管理企業費收系統和賬單交付的現狀

目前，集裝箱碼頭管理企業和船公司船代以及其他客戶之間采用的付款方式一般是定期由費收人員在系統中找到需要結費的船，手工打印紙質賬單，同時安排專人將紙質賬單交由船公司，船公司收到紙質賬單且審核無誤后，付款至碼頭。每月需打印的紙質賬單數量非常多，且不宜保管，來回送交還需耗費不少人力物力。同時審閱紙質賬單的權限也無法規范管理。由于打印賬單到交付賬單的時間過長，還導致了付款周期的相應延長，影響了資金回籠率。

1.2 集裝箱碼頭管理企業賬單電子化可行性分析

互聯網發展為集裝箱碼頭管理企業賬單電子化提供了可靠的技術條件。國家推行的證據采信的相關法規為企業賬單電子化提供了法律依據。時至今日，連微信也可作為證據采信之依據。

賬單電子化后，易于保管和隨時調閱，節省碼頭對紙質賬單的堆積空間，減少送交賬單的人力物力交通費用，同時幫助船公司提高審查和查看賬單的效率，亦可根據崗位和職能制定賬單數據的查閱權限，使得電子賬單的安全性和私密性也得到加強。

紙質賬單上的所有數據在碼頭的數據庫中都能抽取到，應用技術手段，將數據電子化后，以報文的形式傳輸給船公司，船公司收到電子賬單，可即刻進行審核確認，確認好后將回執發送給碼頭。

2 集裝箱碼頭管理企業電子賬單系統的主要架構

從碼頭數據庫中抽取船公司需要的各種結賬數據，對接船公司系統，保障電子賬單數據的安全完整及時傳輸，建立細致周全的電子賬單查閱和調取權限，保證電子賬單數據私密性和安全性。整個系統的主要架構如下圖1所示：

3 集裝箱管理企業電子賬單系統的技術關鍵

業務操作和報文發送異步機制，可以保證雙方操作互不影響，異步流程可以延遲給調用方最終的結果數據，在此期間可以做更多額外的工作，例如結果記錄等等。異步流程在執行的過程中，可以釋放占用的線程等資源，避免阻塞，等到結果產生再重新獲取線程處理。異步流程可以等多次調用的結果出來后，再統一返回一次結果集合，提高響應效率。

報文格式采用國標發票報文INVOIC D97B 格式，方便和不同的船公司進行數據交換。

碼頭使用FTP上傳作業方式。建立一個ftp服務器，為不同的系統分配賬號、密碼、目錄的操作權限等，要交換數據的兩個系統要約定好數據格式、文件命名方式、存放路徑等規則等。

4 集裝箱碼頭管理企業電子賬單系統的特點和應用前景

軟件特點。電子賬單軟件系統，實現碼頭和船代賬單數據的電子對接，提高賬單交付效率，減少人力物力成本。

電子賬單采用數據打包，如圖2所示：

然后電子報文數據上傳，如圖3所示：

船公司導入碼頭數據，如圖4所示：

這就形成了完整的電子賬單傳遞數據鏈。

5 某集裝箱管理企業電子賬單系統的經濟和社會效益案例分析

5.1 節省費用

每年可節省紙張費，打印機、硒鼓、電耗成本近4萬元

5.2 低碳環保

每月可保護森林為（按照80g/平米）：21*29.7CM=623.7平方厘米

每月節約紙張重量為：623.7*20000/10000*80=49896g=0.005噸

按照用紙每1萬噸少砍伐20萬大樹，保護2500畝森林。那么每月可以保護森林0.25畝，每年就可以保護森林3.25畝。

5.3 提高賬單流轉效率，加快資金回籠

每月船公司大概交付費用8000萬，船公司付款期限一般不大于30天，如果月頭交付賬單，則船公司月中下旬即可結清本月費用，縮短付款周期十五天左右，以8000萬計算，按活期利率0.35%計算，一年可節省14萬左右。

6 集裝箱碼頭管理企業電子賬單系統的應用前景

電子賬單成功應用之后，可以在其他公司推廣；同時，由于電子發票已經在部分電商平臺使用，碼頭后續也可考慮開展電子發票等事宜，將電子賬單和電子發票有效的結合在一起，力爭提高整個費收流程的效率，節省更多人力和成本。