新形勢下二級學院辦公室工作的實踐與思考

汲中玲

【摘 要】二級學院辦公室在學校行政工作中發揮著上傳下達、協調左右、聯系師生的紐帶作用，是學校職能部門和學院教職工聯系的橋梁。辦公室人員工作效率的高低、工作質量的好壞直接影響到二級學院的發展速度進而影響學校整體水平的提高。

【關鍵詞】高校；二級學院；發展

隨著我國高等教育事業的迅猛發展，以及師生隊伍的逐漸壯大，高校面臨的形勢也日趨多樣化、復雜化。作為二級學院，辦公室工作在學院、學校內部及對外交流中的地位和作用逐漸顯現。二級學院辦公室在學校管理中發揮著上傳下達、協調左右、聯系師生的紐帶作用。學院辦公室是高校職能部門與學院教職工聯系的橋梁，是學院黨政工作、人事財務工作、教學工作、科研工作、后勤工作以及對外交流的窗口，是為師生教職工服務的一個門戶，是領導實現其管理職能的重要機構，辦公室工作人員工作能力的強弱、工作素養的高低直接影響到二級學院的發展速度進而影響學校整體水平的提高。

1 新形勢下二級學院辦公室的現狀及特點

1.1 多樣性

首先，由于二級學院辦公室集黨政、人事、財務、教學、科研、宣傳、后勤等工作于一身，這就決定了二級學院辦公室人員身份的多重性。其次，新時期的學院辦公室工作已經不僅僅局限于文秘、會務、黨務、人才引進、財務、宣傳、對外交流甚至是國際交流與合作等，辦公室工作不再僅僅是做好事務、辦好會務、搞好服務，辦公室人員也不只是師生的服務者，更是領導的參謀者，工作的協調者 。再次，中國經濟的迅速發展、外界社會環境的劇烈變化，使得高校的師生結構、教職工層次及社會關系也日趨復雜，因此，辦公室工作的多樣性和復雜性進一步增強。

1.2 開放性

新形勢下高校的開放性主要表現在：空間的對外開放、資源與社會共享、國際化辦學。現在越來越多的高校打開校門，有機地和社會相融合；好多學校實現資源共享，充分發揮高校資源的價值；隨著中國經濟文化與世界經濟文化的接軌，中國的高校也走向全球化，高校在某一領域甚至多個領域產生廣泛的合作與交流，多樣性的文化、經濟與社會元素的融入使得高校的辦學更加開放化，國際化辦學已成為一種潮流。

1.3 信息化

國家明確提出建設節約型社會的要求，高校作為信息的前沿地帶，充分利用網絡信息資源，全力推行電子政務及自動化，實行信息化、無紙化辦公是必然趨勢，而辦公室作為高校信息傳遞的橋梁紐帶，更要站在信息化建設的第一線。當前，信息化辦公基本已普及到每個學校，拿我們學院來講，目前有教務系統，科研系統，黨建平臺和學生系統等，辦公室辦公，學生選課、申請獎學金、助學金等都可以在系統里進行，既便于管理又環保。

2 如何做好高校辦公室工作

2.1 提高政治素質

我們學校剛剛更名，面對學校事業發展進入二次創業的新形勢、新機遇，作為二級學院的辦公室人員應扎實推進“兩學一做”學習教育，積極踐行社會主義核心價值觀，大力提升思想政治工作水平；只有具備有較高的思想政治水平、較強的政治洞察力和政治敏銳性，才能在大是大非面前堅定立場，在事關全局的問題上保持頭腦清醒，抵御各種誘惑，應對各種復雜局面，經受各種考驗。

2.2 加強自身修養

二級學院辦公室作為聯系學校職能部門，對外接待和對內交流的一個窗口，工作人員的穿著打扮、精神面貌、言行舉止、待人接物等行為，從某種意義上講，代表著學院的形象。為此，辦公室工作人員必須從以下幾個方面加強自身修養：1）實實在在做人，踏踏實實做事。《大學》里講：“自天子以至庶人，壹是皆以修身為本”，實實在在做人、踏踏實實做事，是作為辦公室人員必須具備的基本素質；2）愛崗敬業，樂于奉獻。愛崗敬業是職業道德的綜合體現，是做好工作的前提；3）穩定的情緒，樂觀的心態。長期從事辦公室工作的人都知道辦公室的工作枯燥乏味，我開始做辦公室工作的時候也出現過沒有成就感、厭倦的情緒，這時候應該積極調整心態，多去挖掘工作中的樂趣，樂觀的開展工作，從而形成一個良好的工作氛圍，進入一個良性循環。

2.3 提升業務素質

二級學院辦公室工作的性質和特點，決定了工作人員必須具有專業知識儲備又要具備“萬金油”的本領。高校二級學院工作人員的工作對象大多是碩士博士以上學歷，文化知識水平較高，因此對辦公室人員的業務素質提出了更高的要求。主要有三個方面的要求：

一是，扎實的公文寫作能力和文字處理能力。二級學院的辦公室工作一般都比較“雜”，涉及到方方面面，根據文稿的性質和用途不同，需要辦公室人員區分對待，這就要求辦公室人員必須熟悉眾多文稿格式，準確、規范、得體地完成文稿的撰寫工作。二是，一定的檔案學知識。作為二級學院的工作人員經常要收到學校的各種發文， 工作人員必須嚴格遵守學校相關規章制度，明確收文工作流程，做好登記、傳閱和簽收工作，做到有章可查、有據可依，各類文件、收據、明細、投票結果一定要按照順序歸好檔，用文件盒裝好，必要時應加一分目錄，做到查閱時一目了然。三是，豐富的知識儲備，辦公室人員的知識面越廣，經驗越豐富，工作能力就會越強，在處理偶然性或突發性事件中就會表現得更加得心應手。二級學院辦公室工作人員要多讀書，多學習，多培訓，不但要掌握一定的文秘、檔案、管理學、教育學、心理學等方面的基本知識，還要熟悉本學院的專業知識，才能更好地為本學院師生服務。四是優秀的溝通能力，協調能力。高校二級學院辦公室工作的特性決定了二級學院辦公室人員在工作中要要格外注意方式方法，重視協調的藝術性。

3 小結

二級學院辦公室人員直接服務于學院領導，工作面向全院師生員工，必須需要具備良好的政治素質。要堅定政治信仰，善于從政治角度認識問題、處理問題，要注意保密工作；要端正態度，做好自己的本職工作；現在高校學院辦公室工作人員大多都受過高等教育教育，是高級知識分子中的一員，在此基礎上，提高自己的思想和認知能力，協助領導處理好工作，并為領導決策提出自己的參考意見，成為學院領導得力的協助者，同時要學會換位思考，創建和諧的工作環境，做好師生的服務者；要積極地深造、培訓，多方面提升業務素質，加強自身修養。高校各種培訓和出國深造的機會較多，辦公室人員應積極地抓住機會，提升自我，只有具備更高的業務素質才能更好地為全院師生服務。

【參考文獻】

[1]黃力昕.新時期高校辦公室工作人員的素質能力[J].黑龍江高教研究，2006，2（142）：95-96.

[2]郭喜玲，萬里萍.提高素質，大膽創新，加強高校辦公室工作[J].塔里木大學學報， 2005，17（1）：47-49.

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