餐飲企業信息化建設對內部控制的影響分析

陳磊

摘 要：隨著餐飲業的快速發展，無論是政府還是餐飲企業都對信息化尤為看重，2011年乃至“十二五”時期仍然是餐飲業發展的重要機遇期，中國餐飲業已經步入行業洗牌期，須引入新思想，探索新模式，加強信息化建設、改善業務流程，引進先進技術、促進管理創新。餐飲企業內控是其管理的薄弱點，近年來，隨著社會經濟及科學技術的不斷發展，信息化技術手段逐漸被應用到餐飲企業，這有利于促進內部控制。該文將以餐飲企業中的具體環節為例，就如何通過信息化建設提高餐飲企業內控實效性，談一下筆者的觀點和認識，僅供參考。

關鍵詞：餐飲企業 內部控制 信息化建設 影響 研究

中圖分類號：F71 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）10（a）-0101-02

餐飲企業的內部控制一直較為薄弱，隨著信息技術的發展，將信息化建設作為完善餐飲企業內部控制的主要手段來實施將會起到很好的效果。隨著社會經濟的快速發展和人民生活水平的不斷提高，現代餐飲業發展迅速，而且業已成為一個涉及多行業的服務性產業，其中包含了食材源頭、養殖業、食品加工、信息技術、廚房設備制造、房地產、市場營銷以及建筑裝飾和物流等行業和領域。隨著信息化技術的不斷發展，餐飲業也與時俱進，利用信息技術手段，完善和提高內控水平，從而不斷滿足參與企業營運需要。

1 傳統餐飲企業內控問題及信息化技術的應用優勢分析

對于傳統餐飲企業而言，其內部控制主要側重于對經理層、營運過程進行控制。其中，對經理層的控制，主要依靠實踐經驗豐富的經理層，對餐飲企業生產營運過程加強監督管理，雖然發現問題進行及時處理，但是其權限過大，而且效率比較低；對于營運控制而言，其主要側重于對餐飲企業營運過程加強內部控制，對采購、財務以及加工和外部關系等內控缺乏管控。隨著餐飲企業的快速發展、資本介入，內控要求不僅局限于上述兩個層面，而是要求高效、全面的內控規范。然而，傳統餐飲業內控過程中多采用定量分析方式，無論是及時性還是嚴密性，都存在較大的缺陷與不足。

餐飲企業具有勞動密集性、交易頻繁以及現金交易等特點，舞弊現象時有發生。基于對多起餐飲企業舞弊事件的統計分析，操作規范、獎懲機制缺乏現象較為普遍，其中還包含了餐飲企業人事政策以及文化方面的內容。在傳統操作流程下，餐飲流程基本上都是采用手工方式來實現，比如從預定、點菜、開臺，到下單、用餐和埋單，當然其中還會有改單、折扣以及退菜等行為，均采用手工方式來完成。從實踐來看，該種效率非常低，而且出錯率比較高。

比如，訂餐。在傳統模式下，訂餐方式主要以接聽電話、手工記錄以及安排包間或桌位為主要流程，該種方式的缺點表現在信息容易出錯，而且不能及時變動和修改信息，加之客人信息保存不長久、分析不深刻，以致于服務和管理效率不高。就現代信息化技術而言，每次食客預定的信息均能夠詳細記錄下來，其中的具體環節，比如取消訂單、調整時間或桌位，以及食客口味和習慣標注等，都能夠第一時間進行更新和明確，店內有權限者均能夠看到。從當前的餐飲業發展現狀以及飲食習慣來看，逐漸從單一的訂餐逐漸過渡到CRM系統，尤其是一些重要的客戶，如周邊團宴、商務客戶等。對此，可借鑒大型酒店行業的成熟做法，對特定客戶進行詳細記錄，內容主要是用餐特點、消費習慣以及客戶本人的愛好和特點等，通過長期的數據信息收集以及整理分析，可以得出一個基本的共性，然后再有針對性地制定促銷策略以及市場營銷規劃方案。

比如，點菜。傳統的手工點菜下單方式，因時間倉促或者服務員自身的素質原因，而導致下單字跡潦草、送廚或改單速度非常慢，最終影響了服務質量和效率。信息化技術的應用，前場錄入相應的點菜清單以后，廚房即可第一時間安排做餐、改菜和退菜，這有利于避免浪費。調查發現，目前一些餐飲企業開始利用IPAD進行點單，餐單實現了無紙化、菜譜實現了電子化。通過該種方式，食客能夠在圖文并茂的IPAD上直接點單，餐單確認以后信息即可傳至廚房。這種現代化信息技術的應用，有效地提高了點菜信息的效率和準確性，尤其對翻臺率相對較高的一些餐飲企業，應用效果更加顯著。值得一提的是，全部點菜信息均會記在系統之中，并且能夠定期對這些數據信息進行分析，比如點擊率比較高、最低的10道菜品，各個季節以及特殊節日消費者的點菜用餐習慣等，這些信息對餐飲企業進行菜品調整，具有非常重大的現實意義。

再如，飛單。實踐中，多采用手工方式進行操作，食客現金付賬，服務員私吞、找零，個人提供發票，打烊后廚房與前廳對單據核對不仔細，就會出現飛單現象。信息化技術的應用，有效地避免了飛單現象的發生。第一，電腦點單。食客點菜以后，5 min時間內系統中一定要出現賬單；第二，廚房見單后立即出單，打烊后核對信息，廚房出單與前廳賬單必須保持一致；第三，如果沒有埋單，則系統中一直顯示掛賬，發票應當憑結賬小票開具。即所有的操作環節均由電腦系統替代，這在很大程度上有效減少了隨意性、舞弊可能性。

2 餐飲業信息化建設對內控產生的影響

傳統模式下的餐飲企業營運環節中，因采用手工方式進行操作而容易出現違規現象，同時，因監督成本非常高，所以即便制定了操作規范，也難以按規范進行操作。信息化建設和技術的應用，是解決上述問題的有效措施，凡違規操作均會留下痕跡。比如，給客戶打折，餐飲企業有統一的折扣營銷政策，協議客戶、散客以及團宴等，營業過程中會有適當的折扣，而且各層級權限存在差異。采用信息化技術以后，各層級所持的折扣卡權限不同，全部折扣并不能現場降價，而是刷卡生效，每張折扣卡的持卡人都是餐飲企業合法授權的。卡的遺漏和借用，都會留下痕跡，采用規定的形式或者電話、短信通知的形式，提示持卡人對其卡使用情況負責，這有利于避免折扣權濫用現象發生。

近年來，連鎖餐飲層出不窮，供應鏈倍受多數企業重視。在企業內部控制過程中，通常需要進行供應商篩選、驗收、采購以及庫管和領用等環節。在傳統模式下，通常只是集中采購、付款等環節，其他環節分散在分店，而且部分企業設有中央廚房，即便如此，也難以將全部分店整合成一個共同體，實現無縫結合和管理，常見的問題就是數據流轉錯誤、丟失。基于信息化建設的視角來看，建議借鑒現代工業企業內部控制過程中實施的ERP系統，并且將供應鏈作為信息化的龍頭，逐漸帶動整體發展。比如，篩選供應商時，通常需考慮其資質、價格、品質、配送以及折扣和合作程度等，這在傳統模式下所有的信息都由采購員一人了解，而且僅憑大腦記憶或者經驗，任何人為的信息變動都可能會導致信息流失。值得一提的是，因量化指標缺乏，很難公正、客觀地評價供應商。然而，信息化的建設與實施，除可對供應商的相關資料進行永久性保存以外，供貨價、履約率、送貨及時準確性、折扣幅度以及退貨率等相關信息，均可準確記錄下來；結合供應商評判標準，對供應商進行合理的評價，以此來提高供應商的供貨質量。以驗收為例，傳統手工方式驗收過程中，分店驗收員全憑申購單據驗收，以致于多收或者虛構實收量。信息化建設及信息技術的應用，系統自動生成訂單，然后發送到供應商那里，然后自動流轉至驗收部，進而生成一份供貨驗收單，在此過程中，系統能夠自動設定不可多收、不多收超10%等比例的貨物，這有利于降低舞弊現象發生。餐飲企業財務部門是內控的重要部門，以成本分析為例，傳統模式下無法實現標準成本控制，當月成本結轉難以實現。比如，某大型中餐企業，所購蔬菜品種超過150種，而且多半為半成品和成品，僅靠手工方式進行換算難見成效。信息化技術的應用，將財務人員從繁雜的核算中解放出來，將工作的重點放在了內控基礎上的財務管理工作上來。實施供應鏈以后，財務人員僅需將月末盤點的原料、成品以及半成品等錄入電腦系統，該月成本就會自行結轉。

事實上，各銷售產品均有其對應標準配方和成本標準。以“杭椒牛柳”為例，標準配方中包含了杭椒用量、牛柳用量以及鹽等的用量，理論上來講，各道菜售完后其成本就會立即結算。然而，餐飲業成本結算面臨一些問題，比如中餐配方全憑廚師經驗，企業與之很難實現分享；配方頻繁變化，輔料用量難以精確把握，尤其是客人有特殊飲食要求時，更難實現標準化；即便完成了BOM報表，但以后的每月都要更新維護。標準成本可及時而又準確地對成本進行控制，并且分菜系、餐飲類型和時間有針對性地進行分析，這有利于管理層分析毛利，為營銷、調整菜價等提供準確參考信息。事實上，目前國內很多餐飲企業尤其是中餐企業，已經開始采用標準成本管理模式，其中采用了信息化系統和技術手段，這是傳統手工模式無法完成的。

3 結語

把中國的傳統飲食與現代管理有機結合在一起，為企業的做大、做強、管理規范化起到至關重要作用。餐飲企業的管理目的是成本控制、運營控制，其最終結果表現為效率和效益。而要達到這一目的，管理數據的及時性、準確性、完整性、有效性是至關重要的，而這些特性恰恰是餐飲信息系統的最重要的特點。總而言之，建立完善的餐飲企業內部控制制度，信息化建設及先進技術手段的應用所起的作用不可小覷。餐飲企業內控，不僅單靠信息化系統，還應當充分考慮內部環境以及風險評估等要素，內控是目標，信息化建設是手段，只有這樣才能實現餐飲企業的可持續發展。

參考文獻

[1] 何桂萍.連鎖餐飲企業財務信息化建設存在的問題與對策[J].商業經濟，2013（18）：60-61.

[2] 陳冬梅.信息化條件下餐飲企業財務管理創新[J].現代經濟信息，2013（21）：174.

[3] 張曉麗.餐飲連鎖企業供應鏈管理的信息化研究[D].山東大學，2015.