高校數(shù)字化離校系統(tǒng)移動終端應(yīng)用的發(fā)展與問題

◆牟 楊

高校數(shù)字化離校系統(tǒng)移動終端應(yīng)用的發(fā)展與問題

◆牟 楊

（上海體育學(xué)院信息中心 上海 200438）

本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數(shù)字離校系統(tǒng)中移動終端應(yīng)用的發(fā)展，明確了移動應(yīng)用可以作為數(shù)字離校系統(tǒng)的有益補充。緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校更加高效、有序、便捷。

移動終端應(yīng)用；數(shù)字化離校；移動校園

0 前言

每年的畢業(yè)生集中離校是高校工作特別是學(xué)生工作的重要一環(huán)，也是學(xué)生在高校的最后一課。學(xué)生離校時往往由于就業(yè)困難和延遲畢業(yè)等各種壓力，加之辦理離校手續(xù)時間緊，人數(shù)多，跑的部門多，排隊時間長，因而容易引發(fā)學(xué)生不滿、產(chǎn)生糾紛甚至釀成群體事件，所以讓學(xué)生便捷有序地離校是學(xué)校的一項重要工作，而如何使軟件系統(tǒng)的效用最大化，對離校作好信息化保障，則是各個高校信息部門的重要課題。本文關(guān)注的是高校數(shù)字化畢業(yè)系統(tǒng)中移動終端應(yīng)用的發(fā)展及相關(guān)問題。

1 當(dāng)前高校離校的信息化工作現(xiàn)狀及流程

現(xiàn)在大部分高校都已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化離校，使用紙質(zhì)離校單去部門蓋章的高校已經(jīng)越來越少了。以筆者所在上海體育學(xué)院為例，其離校的主要信息化工作如下:

（1）由信息中心在離校系統(tǒng)上建立離校流程，如圖1所示，其離校工作流程根據(jù)學(xué)生種類建立不同的離校辦事工作流，如本科生，研究生，留學(xué)生的離校流程就各不相同，本科生無需提交研究論文到電子文獻中心，留學(xué)生無需辦理戶口遷移等，由于在流程的建立上就針對不同學(xué)生種類作了區(qū)別，離校辦事流程上剔除了學(xué)生無需去的辦事節(jié)點，這就防止了排隊和擁堵。

圖1 離校流程

（2）建立離校流程約束條件，如后勤服務(wù)部辦理退寢事宜必須在畢業(yè)離校的最后流程，不能讓學(xué)生還未離校就無寢室可住。領(lǐng)取畢業(yè)證環(huán)節(jié)必須在所有環(huán)節(jié)完成之后。

（3）聯(lián)合各個學(xué)校部門確定離校工作安排，讓每個節(jié)點的老師明確自己在離校節(jié)點的工作職責(zé)，并把每個節(jié)點的辦事時間和地點在離校網(wǎng)上公布。如圖2所示。

圖2 網(wǎng)上公布

（4）打通信息孤島，對各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，從數(shù)據(jù)上剔除了學(xué)生無需去的辦事節(jié)點。如通過離校系統(tǒng)和圖書館數(shù)據(jù)進行對接，對于那些書籍已經(jīng)全部歸還的同學(xué)，既可以不用去圖書館辦理離校還書事宜；對于財務(wù)上不欠費的同學(xué)，無需在離校前到財務(wù)處辦理補繳學(xué)費事宜，在學(xué)生查詢流程的時候就知道該節(jié)點自己不用去。

（5）建立離校進度匯報工作，實時反映離校的學(xué)生人數(shù)和完成百分比。

（6）建立離校工作應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)擁堵和移動通信終端，可以通過紙質(zhì)離校單離校。

2 離校中存在的可以通過移動端應(yīng)用解決的問題

（1）學(xué)生在辦理過程中無法隨時看到自己的離校進度。

（2）教師和部門無法將離校辦理過程中的問題及時地對學(xué)生進行聯(lián)絡(luò)和提醒。

（3）在跨校區(qū)離校時，有的同學(xué)回到學(xué)校總部往往不容易找到辦理地址。

（4）不能及時反應(yīng)其辦理點的排隊情況，學(xué)生無法從中選擇相對空閑的辦事點。

（5）有的辦理點學(xué)生排長隊等待，卻因無法即時、便捷地了解其它節(jié)點的辦理進度，無法及時分流排隊學(xué)生到其他相對空閑的辦理點。

3 數(shù)字離校中的移動終端的應(yīng)用

圖3 離校流程圖

圖3為離校流程圖在手機上的截圖,其綠色的打勾的節(jié)點為已經(jīng)辦理的節(jié)點。現(xiàn)在許多大學(xué)已經(jīng)利用移動校園來輔助學(xué)生進行離校事務(wù)辦理,如西南財經(jīng)大學(xué)(1)就已經(jīng)利用移動應(yīng)用來離校。通過手機端上的離校應(yīng)用顯示畢業(yè)離校的學(xué)生及具體需要跑那些部門,提供部門地址，具體辦理的負責(zé)人電話和離校辦理點的工作時間等,這樣對于學(xué)生來講非常方便,能對自己還有多少需要辦理的節(jié)點一目了然，通過手機可以隨時隨地的查詢到。而以前的PC端的離校系統(tǒng)只能在有電腦的地方查詢到,不如移動終端方便。

3.1 移動終端應(yīng)用中的消息推送功能

消息推送是移動終端應(yīng)用的另一個優(yōu)勢，其可以在短時間內(nèi)向辦理離校的師生發(fā)出信息，雖然短信息也能通過通信基站向手機發(fā)出消息，但移動應(yīng)用的消息推送成本更加低廉甚至于免費。由于畢業(yè)離校期間為學(xué)生外出找工作或?qū)嵙?xí)的高峰期，很多學(xué)生不在校內(nèi)，傳統(tǒng)的數(shù)字離校的通告方式是在學(xué)校主頁或信息門戶上出公告通知，而畢業(yè)班中不太關(guān)注學(xué)校網(wǎng)頁、并且和同學(xué)聯(lián)系不太緊密的畢業(yè)班學(xué)生，往往因為知道得太晚而從非常遠的實習(xí)地趕回學(xué)校，這樣時間的安排上非常倉促，有的甚至錯過了畢業(yè)離校的集中辦理時間。通過移動離校應(yīng)用來通過消息推送的方式來發(fā)布離校辦理通知及相關(guān)信息，是一種比較合理，有效、成本低廉、方便快捷的通知方式。

在離校集中辦理的過程中，有些容易弄錯的事情和臨時變更通知也可以用消息推送的方式告知畢業(yè)班的學(xué)生。比如畢業(yè)生派遣費的發(fā)放就是每年學(xué)生們反復(fù)質(zhì)詢的問題，因為派遣費的發(fā)放與畢業(yè)生的種類有關(guān)，而金額又與報到證所指向的地區(qū)遠近有關(guān)，涉及學(xué)工和財務(wù)處兩個部門，所以對于學(xué)生們的疑問經(jīng)有關(guān)部門協(xié)調(diào)后可以通過消息推送統(tǒng)一答疑解惑。又比如在某些節(jié)點由于排隊的學(xué)生過多，決定增加辦理時間如中午不休息繼續(xù)辦理，或增加辦理窗口的，像這種辦理時間及地點的增加或變更的也可以通過消息推送即時告知學(xué)生。

3.2 移動終端應(yīng)用中二維碼應(yīng)用

移動終端二維碼的使用可以推進某些離校環(huán)節(jié)的辦事效率。比如發(fā)放證書環(huán)節(jié)，必須在所有節(jié)點辦理完畢之后才能發(fā)放。那么發(fā)放證書的老師必須輸入學(xué)生的姓名和工號，進行搜索其離校的狀態(tài)，確認其他環(huán)節(jié)都已經(jīng)辦理完畢后才能確定發(fā)放證書，如果那個環(huán)節(jié)因故沒有通過的教師會告知學(xué)生要去那個節(jié)點補辦，補辦完了這個環(huán)節(jié)后學(xué)生再回到領(lǐng)取證書處排隊。

西南財經(jīng)大學(xué)已經(jīng)在離校中使用了二維碼，各項業(yè)務(wù)結(jié)清后系統(tǒng)會自動生成“離校二維碼”作為下一步輔導(dǎo)員發(fā)放各項證書的憑據(jù)。那么這種以二維碼作為發(fā)放畢業(yè)證書的憑證有兩點好處，一是發(fā)放證書的節(jié)點的辦理效率將會提高，省去了搜索學(xué)生狀態(tài)以及確認的步驟，雖然一個學(xué)生離校的確認節(jié)約的時間不多，但對于成千上萬的畢業(yè)生來講總體時間將會縮短不少。二是對于學(xué)生來講也比較方便，不再會沒有辦完其他環(huán)節(jié)來領(lǐng)畢業(yè)證，因為只有出現(xiàn)了“離校二維碼”才會來領(lǐng)證，這樣也讓學(xué)生少走彎路。

3.3 移動端應(yīng)用中的數(shù)字地圖指引

在離校過程中，有的學(xué)校有幾個校區(qū)，如華東師范大學(xué)，上海交大，而有時離校需要到總部或另外一個校區(qū)辦理，而筆者所在的上海體育學(xué)院，有的留學(xué)生畢業(yè)時溝通并不流利，加之對中國大學(xué)的部門設(shè)置不熟悉，因而出現(xiàn)辦畢業(yè)手續(xù)時還要不斷問路的窘境。

在以往的離校集中辦理時段需要在教學(xué)樓的指示牌上粘貼離校通告,或是在路上粘貼路標(biāo)指向，為畢業(yè)生特別是分校的畢業(yè)生指路。這對于動輒數(shù)千畝的龐大校區(qū)（如上海交大）效果并不好，而且制作、張貼和清理標(biāo)牌都需要時間及勞動力成本,對校園環(huán)境也造成一定影響。而對于已經(jīng)建成數(shù)字地圖的學(xué)校，通過數(shù)字化離校提供的離校辦事流程圖，對照手機上的數(shù)字地圖，就能輕易地找到辦理部門的地址，有的學(xué)校還可通過無線路由定位甚至可以精確在那一層樓。這樣就免去了問路和設(shè)置路標(biāo)的麻煩。

3.4 移動端的排隊情況的自動檢測

在離校過程中雖然用流程核減和數(shù)據(jù)核減等手段，讓學(xué)生少走冤枉路，但有時候因為畢業(yè)學(xué)生數(shù)量的基數(shù)太大還是會發(fā)生排長隊的情況。這時可以用攝像頭與離校服務(wù)器連接，由服務(wù)器自動判斷排隊人數(shù)后，可以通過“空閑”，“忙”，“非常忙”等簡單詞語，類似于高架路上的交通狀況指示牌，發(fā)布粗略的節(jié)點忙閑狀況，這樣學(xué)生可以通過移動終端即時了解各個節(jié)點的繁忙和空閑情況，自行安排辦理順序，避免了離校辦理中有的節(jié)點很空，有的節(jié)點很忙的情況，對于部門和學(xué)生來說都可以在時間上合理配置離校的辦事資源。

3.5 使用移動終端對離校進度及狀態(tài)的即時報告

由于離校作為高校學(xué)生工作的重要一環(huán)，一般是由分管學(xué)生工作的校領(lǐng)導(dǎo)直接監(jiān)督。而校領(lǐng)導(dǎo)工作重，出差以及會議多，如果校領(lǐng)導(dǎo)可以通過移動終端的離校情況匯總分析來實時了解離校動態(tài)，掌握離校學(xué)生人數(shù)，節(jié)點的辦理完結(jié)比例等數(shù)據(jù)，通過這些報告來合理調(diào)整離校辦理人員的配置，特別是實時處理離校過程中的突發(fā)情況，這也是移動終端應(yīng)用的一項重要功能。

4 離校移動應(yīng)用存在的局限性和條件

由于移動端屏幕大小限制和上傳文件的不便，離校過程中老師辦理離校流程的操作終端，和學(xué)生上傳文獻等線上辦理依然還是在PC端操作較好，所以移動應(yīng)用不能替代PC端的離校系統(tǒng)，但它可以作為PC端離校系統(tǒng)的一個重要補充。

在高校離校工作中的移動終端應(yīng)用的使用好壞，和無線網(wǎng)絡(luò)，移動校園，甚至數(shù)字校園地圖等基礎(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)有關(guān)，也和移動校園等系統(tǒng)的學(xué)生使用比例有關(guān)。

5 結(jié)束語

隨著移動技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，有效地推動了社會的發(fā)展和現(xiàn)代化的步伐，推動了學(xué)校信息化建設(shè)，也推動了離校工作向著高效化和服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變，解決了離校工作中存在的一些問題。本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數(shù)字離校系統(tǒng)中移動終端應(yīng)用的發(fā)展，明確了移動應(yīng)用可以作為數(shù)字離校系統(tǒng)的有益補充，可以緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校工作更加高效，有序，便捷。雖然由于移動端屏幕和書寫方便等限制，它還不能替代PC端的離校系統(tǒng)，但它作為一種發(fā)展方向正在影響著現(xiàn)在高校的離校辦理方式。只有緊隨移動時代的發(fā)展，了解最新的技術(shù)方向，并應(yīng)用到離校辦理等實際的工作中來，才能有效推動高校信息化向前發(fā)展。

注釋:

(1)西南財經(jīng)大學(xué)新聞:《關(guān)于2016屆畢業(yè)生辦理離校手續(xù)的溫馨提示》，“2016屆學(xué)生離校繼續(xù)采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)推送、網(wǎng)絡(luò)化無紙化數(shù)據(jù)傳遞和全面移動業(yè)務(wù)辦理的方式來實現(xiàn)數(shù)字化離校，啟用輔導(dǎo)員、學(xué)生一體化的新的移動校園平臺。”2016年6月18日。http://www.swufe.edu.cn/2016-06/08/201 606081534335859.html