淺析文書檔案管理中存在的問題及對策

郝雷

摘要：文書檔案管理是企事業單位檔案管理的重要內容，其管理水平的高低直接影響著企事業文書資料的完整性和質量。隨著信息化時代的到來，企事業單位的文書檔案管理也迎來了新的挑戰，傳統的文書檔案管理的工作也逐漸呈現出一些問題。所以在新的社會背景下，提升文書檔案的管理水平，實現文書檔案的價值，是企事業單位文書檔案管理工作的主要目的。本文通過分析文書檔案管理中存在的問題，探討企事業單位如何才能夠提升自己的文書檔案管理水平。

關鍵詞：文書檔案；管理；問題和對策

文書檔案主要指的是企單位內部重要事件的文字資料，其能夠客觀的反映出企事業單位的活動狀況，其管理水平的高低也直接反映著企事業單位整體的管理水平，也對企事業管理水平的一個重要的評價標準[1]。隨著社會主義市場經濟的發展，我國的企事業發展進入了一個新的階段，但是文書檔案管理工作卻停滯不前，存在著許多的問題，比如領導不重視、工作內容不清晰、檢索效率低下、人員素質不高等。對于這些問題，企事業單位的相關領導層要積極引起重視，充分認識到文書檔案管理工作對企事業發展的重大作用，并能夠積極采取策略提升文書檔案管理水平，促進企事業單位的整體發展。本文通過分析現階段企事業單位文書檔案中存在的問題，探討如何提高文書檔案管理水平的策略。

一、現階段文書檔案中存在的問題

（一）領導缺乏對文書檔案工作的重視。由于文書檔案管理屬于文職工作，在很多企事業單位，領導層對于這項工作的認識不充分，認為只要做好檔案的存檔和規整即可，和企事業單位的經濟效益沒有直接的關系，沒有充分認識到檔案管理工作對企事業單位的重要作用，從而導致工作人員在工作的過程中存在著敷衍了事的態度，導致文書檔案管理工作效率低下，從而對整個檔案管理工作造成一定的影響，阻礙了企事業單位的發展。

（二）不清楚文書檔案管理工作的具體內容。文書工作和檔案管理工作是兩種不同的工作內容，文書工作是檔案管理工作的前提，所以只有充分做好文書工作才能夠進一步促進檔案管理工作的進行。但是目前不少企事業內部工作人員對于這兩項工作時常混淆，不能夠很好的協調管理，在文書工作的過程中忽視了和文秘工作的交接，從而導致文書檔案管理工作難以進行。文書檔案管理工作人員只有充分認識到文書工作和檔案管理工作是相互聯系的，才能夠真正做好文書檔案管理工作。

（三）文書檔案檢索效率低。由于傳統的文書檔案管理都是通過紙質在進行存檔和整理，在檢索的過程中需要通過申請、簽字、查找等一些列的手工操作，浪費了大量的時間，盡管進入信息化時代不少企事業單位已經引進了計算機檢索的方式，但是還是沿用傳統的手工檢索方式，大大降低了文書檔案的檢索效率，使得文書檔案沒有發揮應用的作用。

（四）管理人員素質不高。目前很多企事業單位中的文書檔案管理人員大多學歷較低，多為臨時工，且跳槽嚴重，這和領導不重視文書檔案管理工作有關，也是因為其對于檔案管理團隊的培訓力度不足，一些工作人員往往入職第二天就開始負全責，且文書檔案管理工作的人員較少，從而導致工作人員不能夠應對檔案的管理日常工作，造成文書檔案管理工作效率低下。所以相關領導層要加大對文書檔案管理人員的培訓力度，從業務能力和思想素質方面加大提升管理人員的工作效率，有效促進文書檔案管理工作的水平。

二、提升文書檔案管理水平的策略

（一）改變觀念，重視文書檔案管理工作。要想真正提升事業單位內部文書檔案管理的水平和效率，就必須有效轉變對文書檔案管理工作的既定思想，相關領導要積極通過業務培訓和思想培訓，樹立工作人員的文書管理意識，明白管理流程，積極提升工作人員的工作待遇，讓他們更有動力的進行文書檔案管理工作的創新。除此之外，相關人員還要積極引進國外先進的檔文書案管理理念，用現代化的思維進行文書管理工作。

（二）引進先進管理體系，提升文書檔案的檢索效率。文書檔案是一個事業單位發展的重要資料，通過文書檔案可以有效的把握事業單位發展的歷程，具有特定的文化價值和歷史價值[2]，所以事業單位要對相關的文書檔案進行妥善的保存，同時還要提高利用效率，不能夠將檔案放在檔案室或者數據庫中就不在光顧，要充分發揮檔案管理在企事業單位發展過程中的作用，只有提升對檔案的利用效率，才能夠更好的體現出檔案管理工作的意義和重要性。提高對檔案的利用率不僅僅是要對文書檔案進行定期的查閱，還要通過引進現代化的檔案管理系統，實現檔案管理的網絡化和數據化，讓每一個員工都能夠在自己需要的時候隨時查看所需的檔案，減少檔案利用的制約因素，凸顯檔案管理的實際意義和價值。

（三）加強對工作人員的培訓，提升管理團隊素質。企事業單位內部文書檔案檔案管理人員缺乏專業的管理技能且流動性大是造成管理水平低下的重要原因，所以在新的社會背景下，是企業單位應當對相關的工作人員進行管理工作的定期培訓，讓他們能夠充分意識到文書檔案管理工作的意義和職責，從而能夠重視和全身心的投入到文書檔案管理工作中去。在出現人員變動的情況下，管理人員應該就自己所負責的內容進行交接，避免出現可能的紕漏和問題[3]。在出現崗位空缺的情況下，事業單位要積極招聘新的管理人才，避免檔案管理工作出現空擋。在信息化時代，對于文書檔案管理人員的培訓工作還應該包括使用現代化的檔案管理系統的技能，積極引進現代化的管理設備，實現檔案管理工作的網絡化。

結束語：文書檔案工作作為企事業單位檔案管理工作的重要內容，對于企事業單位的整體發展具有非常重要的作用，具有特定的歷史價值，所以企事業單位在發展的過程中要逐漸重視文書檔案管理工作，加大對員工的培訓力度，提升管理團隊素質，引進先進的現代化管理系統和理念，提高文書檔案的檢索效率，只有這樣才能夠真正發揮檔案管理工作的重要作用，凸顯文書檔案的中重要價值，更好更快的促進企事業單位的發展。

參考文獻

[1]林嶺春. 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 辦公室業務，2016，03：66+68.

[2]譚祿. 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 赤子（上中旬），2014，19：245.

[3]柯慧. 淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J]. 長江叢刊，2015，19：122.