如何嚴謹地管理會計檔案

王嬌嬌

摘 要：會計檔案是指一個經濟體系在會計核算過程中產生的具有一定保存價值的記錄。從檔案的產生到整理、保管、利用、鑒定銷毀，整個過程都需要規范健全的管理制度。對會計檔案進行科學有效的管理和利用，是每個檔案保管部門必盡的責任。

關鍵詞：會計檔案；整理保管；標準規范

會計檔案是機關、企事業單位或者其他經濟組織在經濟管理活動中所形成的，主要由會計憑證、會計賬簿和會計報告等形式構成的具有保存價值并作為歷史記錄進行保存的會計核算專業材料。凡是具備獨立會計核算的單位或部門，都要產生會計檔案，因此會計檔案具有范圍廣、數量大的特點。一個單位對會計檔案的重視程度，可以客觀的反映出相關單位的經濟構架是否完整，經濟秩序是否合理合法。由此可見管理好會計檔案的重要性和必要性。

一、會計檔案的形成

會計工作具有非常嚴密的制度和法規，會計檔案的形成也是嚴格按照有關規則和規定進行的。從會計憑證的審核、簽字到會計賬簿的核算填寫再到會計報表的完成，不僅各項程序聯系密切，而且必須執行國家的規章和標準。

會計檔案主要由會計憑證、會計賬簿以及財務報告組成，它們的形成是依次產生，具有連續性的。首先產生的是會計憑證，它主要由記賬憑證和原始憑證組成；然后依照會計憑證制作會計賬簿，主要分為主賬、明細賬、輔助賬、銀行日記賬、現金日記賬等；最后依據會計賬簿的內容來編制會計報表，根據情況形成月報、季報、年報。

二、會計檔案的組卷

各種類別的會計檔案在整理組卷時都有相應的標準和要求。

整編憑證時，應分別將收款、付款、轉賬憑證及所附原始單據粘貼在“會計憑證粘貼單”上。粘貼時張與張之間要整齊、均勻，對超過卷皮規格的大型原始憑證和匯總表等應折疊擺放；與卷皮規格大小相同的中型原始憑證應壓摞擺放；小型憑證可以仿魚鱗式由上而下，由左到右依次擺開壓頁擺放，按時間和順序號將貼滿憑證的“會計憑證粘貼單”、匯總憑證、其它原始憑證整理成冊。注意在裝訂憑證前剔除憑證上的金屬物和空白頁。裝訂時封裝邊可根據實際情況填入適量紙片以保持與憑證單據同樣厚度，裝訂后要求整齊、牢固、不掉頁、不倒頁、不壓字，便于翻閱。

賬簿類應按照不同類別分冊整理立卷、形成保管單位。賬簿內賬頁排列順序是：銀行存款、現金日記賬按自然形成日期；總賬、明細賬按會計科目。對賬目較多的科目，應按科目分開裝訂組卷。賬簿裝訂后應依次在每頁非裝訂線一側上角編頁號，每冊賬簿單獨編一個流水號，空白賬頁不編號。

財務會計報告按各單位產生的月、季、年度分別整理。有關財務會計報告說明與分析應與報表一并組卷裝訂。凡歸檔的財務會計報告（決算）及文字說明，均應存原始件，不得使用圓珠筆及藍色雙面復印紙、壓感紙或復印件。月、季度財務會計報告較薄的，可以分別合并組卷裝訂。凡合并組卷的財務會計報告應在案卷標題中注明月、季。

各類會計檔案成冊后還應加裝“會計檔案”封面，并以一盒一卷的標準裝盒。選擇封面時根據案卷裝訂方向決定使用橫向或縱向封面，并填齊檔案名稱、編號、形成日期、形成單位等內容。同時在封面右下方加蓋“歸檔卷位戳”，注明檔案所屬的年度、種類、應保管的期限、全宗號、會計處理號及卷號。選擇檔案盒時根據每冊檔案的厚度選擇相應的盒子，并用印章標蓋出本冊檔案所屬的年度、月份、形成單位、種類、保管期限、全宗號、會計處理號及卷號。

全宗號是各級檔案館為已進館或可能進館的單位分配的編號，用于區分各立檔單位，沒有向檔案館移交過檔案的單位則沒有全宗號。在會計處理號的編制上應當注意不同保管期限的檔案種類應分別編制從“1”開始的順序號，同保管期限的種類按照固定的先后順序依次編制。而卷號則可理解為保管單位對庫存檔案按照一定的順序編制的大流水號，與檔案號形成對應關系，便于日常管理和查詢。

不同種類的會計檔案對應著不同的保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。經財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂通過，自2016年1月1日起施行的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。其中，年度財務會計報告作為永久保存；月度、季度、半年度財務會計報告保存十年；其他賬簿類和憑證類檔案一般都需要保存三十年。高質規范的組卷更有利于檔案的長久保存，因此對檔案組卷的規范性不容忽視。

三、會計人員及管理人員的職責

能接觸到會計檔案最原始狀態的人員是會計人員，他們具有將原始憑證整理分裝、將賬簿報表編頁組卷的責任。會計人員對會計資料整理的熟練性以及對會計檔案組卷規則的熟知程度直接決定著會計檔案的案卷質量。所以，對會計人員整編檔案的技能以及管理檔案的意識培訓非常重要，應該納入會計人員職責中加以崗前培訓，從會計檔案整理保管的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案組卷規則的基本知識，具備獨立組卷的能力，進而從源頭上保證會計檔案的規范性。

同時，檔案管理人員在整編時要對入庫檔案組卷的標準性、內容的完整性、編號的準確性上做到高質量零誤差的保證。尤其對會計處理號的檢查及檔案卷號的編目上應當加倍細致。制作出入庫檔案的詳細目錄，以便在查檔時能及時準確的找出需要的內容。

四、會計檔案的利用和管理

在會計檔案的借閱利用過程中，應制定嚴格健全的管理制度，制作相應的調閱、查閱、借閱利用單和登記表，準確記錄查閱使用人員的姓名、單位、查閱的內容、用途、查閱時間、數量等信息。操作中嚴格執行管理條例，利用過程中不得在檔案上作任何記錄、勾畫或涂該，更不得拆封、增添撕取或者抽換單據。會計檔案除本單位財會部門有權查閱外，外單位或其他部門查閱時須持有介紹信，并經財務會計部門負責人或主管領導批準后憑辦理手續方可查閱。

會計檔案必須進行科學的管理，原則上應為會計檔案單獨設立庫房進行保管，切實執行安全保密制度，嚴防損毀、散失和泄密。在保管條件上嚴格遵循檔案庫房要求，做好庫房的防火、防水、防照、防潮、防盜、防塵、防有害氣體、防有害生物等工作，將庫房溫度控制在14℃～24℃，濕度保持在45%～60%。在檔案的放置上做到排列系統、存放有序、查閱方便。

會計檔案常用的排列方式有兩種。當存儲空間足夠時，可按不同保管期限分區域放置，在同個保管期限區內再按檔案所屬年度，然后組織機構，最后種類順序排列。這樣排放的優勢在于當某類檔案達到保管期限需要進行銷毀時，不會影響其他保管期限的檔案放置的位置。但當總庫存儲空間有限時，則建議按照先年度，再組織機構，然后保管期限，最后種類的方法排列。這樣的存放方式不需要預留存儲空間，直接根據每年入庫的檔案順序依次放置，入庫前只用對同個組織機構的檔案按照同保管期限的種類集中排列即可。各保管單位可根據自身檔案特點選擇適合的排列方式，遵循固定的規律，便于管理利用。

五、會計檔案的鑒定銷毀

對于超過保管期限，確定無保存價值的會計檔案可以進行銷毀。銷毀前應由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構或人員共同進行會計檔案鑒定工作。經鑒定仍需繼續保存的會計檔案應當重新劃定保管期限，待銷毀檔案應由單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財務會計部門共同派員監銷。監銷人必須對銷毀檔案進行清點核實，嚴格履行職責，到指定地點銷毀。銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況書面報告本單位負責人。

作為經濟活動的記錄和寫照，會計檔案具備著監督檢查、維系管理、歷史研究、憑證查考等重要的作用，是維護一個經濟體系的正常工作、生產、科研等方面秩序的法定證書，也是研究一個經濟組織文化歷史發展規律，制定財務計劃的重要數據源。因此，檔案管理人員一定要在每個環節上嚴格遵守制度，保證會計檔案的真實完整、安全有效，讓會計檔案在生產管理中發揮出它的最大價值。