啤酒公司存貨管理的問題與措施

侯棟棟

存貨是指企業在日常活動中持有以備出售的產成品或商品、處在生產過程中的在產品、在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料或物料等，包括各類材料、在產品、半成品、產成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。啤酒公司的存貨一般包括原材料、包裝材料、輔助材料、備品備件、促銷品、產成品和半成品等。存貨是啤酒公司最重要的流動資產，所以加強存貨管理非常重要。

一、 存貨管理中存在的問題

1.存貨管理制度不健全，執行不到位。有些啤酒公司雖制定了存貨管理制度，但制度的完善情況參差不齊。有些公司雖然有存貨管理方面的相關規定，但僅僅流于形式，并未予以認真執行。有些雖然意識到存貨管理的重要性，但在存貨管理中，計劃、采購、保管和盤點等環節存在著脫節現象，各部門職責劃分不清，計劃、采購、倉儲、物流、生產、銷售、財務等各個部門信息不能及時共享，信息交流不夠暢通，未能構建完善的存貨管理系統與流程。

2.對存貨管理不夠重視，存貨管理意識薄弱。目前，有些啤酒公司為了搶占市場，擴大銷量，往往過高地預測市場需求，并組織生產和采購，對存貨積壓的風險性認識不足。有些公司對存貨的管理認識還不夠深，沒有一整套規范的存貨管理體系，信息無法及時溝通，缺乏共享資源，導致存貨大量囤積或短缺，特別是存貨積壓，不但影響企業資金的正常運轉，造成大量資金的呆滯，流動資金嚴重緊缺，影響企業正常的生產經營活動；而且容易因存貨的長期積壓導致貶值、毀損、失竊等情況的發生，給企業帶來直接的經濟損失。

3.存貨管理不規范，賬務處理隨意。有些啤酒公司只顧眼前利益，而不顧企業的長遠發展，賬務處理不規范，銷售收入不及時入賬，產成品成本不按時結轉，收回的貨款不及時入賬，造成存貨賬面數與實際庫存數不符。有些公司不按規定設置存貨保管員崗位，不按規定設置明細賬，不定期進行物資盤點，保管員崗位職責不到位，進出庫物資手續不夠完善，單位產成品材料、人工費消耗等不夠準確，使得會計核算不清，成本不實，會計信息失真。

二、存貨管理的措施

1.建立供應鏈管理系統。在信息時代，供應鏈管理是企業信息集成的重要工具。通過供應鏈管理，可以快速地獲取信息，更好地溝通和交流。實現計劃、采購、倉儲、物流、生產、銷售、財務等各個部門信息的及時共享，促進存貨管理更有效率。

2.采購管理。①采購實行計劃管理，根據物資采購計劃或預算辦理采購手續，嚴格控制計劃或預算以外的采購；②采購部門根據生產需求計劃、存貨儲備及市場環境的變化等情況編制月度、年度的物資采購計劃。臨時性的采購需求，必須補報計劃外的采購計劃，并經審批后才能執行；③采購物資時采用公開招標、詢價等方式，進行比質比價采購；④除了即時清結的采購業務，所有物資的采購必須簽訂采購合同或協議，并按合同審批程序進行審批。當采購的數量、采購的價格和付款的方式等重要事項發生變化時，要及時通知供應商做好采購合同或協議的修改變更工作；⑤加強供應商資質的審核和驗證工作，不得同資質不全或資質不合格的供應商簽訂采購合同，以規避風險。采購部門負責供應商資質文件的收集、整理、驗證、存檔等工作。資質主要包括營業執照、生產許可證、衛生許可證、特殊行業專業許可證等。

3.接收管理。倉儲部接貨人員根據采購訂單進行接貨，應審核已到庫的實物存貨與相關單據記載的物資名稱、規格型號、數量等相符情況；向質檢部門報檢；對符合訂單、檢驗合格的存貨辦理入庫手續，并在入庫單上簽字確認。并按照倉庫管理要求存放保管，及時登記臺賬和保管賬。倉儲管理部門對無采購訂單的物資到貨不允許辦理接貨入庫手續。

4.檢驗管理。質量檢驗部門檢驗員及其授權驗證部門應根據技術標準和相關技術檢驗文件對入庫的實物存貨質量情況進行驗收，鑒定其質量的合格情況，及時在存貨驗收記錄上進行登記，在質量檢驗單上簽字確認后，并在公司規定的質檢周期內及時交倉儲部和有關人員。

5.入庫管理。①倉儲部和質量檢驗部必須在當月內對驗收和鑒定后數量相符、質量合格的物資辦理入庫手續；②在存貨驗收合格入庫后，采購部門采購員須及時辦理入庫報賬手續，做到采購訂單、入庫單、發票和質量檢驗單單證齊全、列示內容相互對應。采購員在掛賬憑證上簽字確認后上報審批，按照規定的財務審批程序審批后將上述票據報送給財務部；③對驗收不符合要求的存貨（例如數量短缺、品種質量不符等）和已檢驗合格、但領出后經使用又確定為不合格的存貨，應由采購人員負責及時辦理補貨、換貨、退貨或索賠工作。相關費用或由此產生的損失由認定后的責任方承擔。

6.財務入賬管理。①財務部在收到采購訂單、入庫單、發票和質量檢驗單，若需要檢斤稱重的還需要提供檢重單，并審核無誤（內容對應相符一致、審核程序完整有效）后，辦理入賬；②為了規避財務風險，財務部應對發票的合法性、有效性和及時性進行嚴格審核，按稅法的規定在有效期內進行發票認證和稅款抵扣，并對已辦理完畢的物資入庫報賬手續進行確認和會計處理。

7.領用、出庫管理。①倉儲部保管員應根據車間和使用部門提供的審批手續齊全的領料單或出庫單辦理物資的出庫； ②存貨出售時，倉儲部保管員應根據開具的銷售發票或銷貨單上載明的相關內容與實物存貨的名稱、種類、規格型號、數量等核對一致后方能辦理出庫手續；③采購的存貨必須先入庫再出庫，外購存貨物資由于特殊情況需要直接發送到使用部門的，經公司相關審批，倉儲部、檢驗部必須到現場驗收后才能辦理存貨的入、出庫手續；④月底，車間和使用部門對于已領用但尚未用完的存貨，一般情況下車間和使用部門應及時辦理存貨的退庫手續。對于使用頻率高、單位價值低的存貨物資，比如備品備件、商標和瓶蓋等，應當根據生產規模，在規定的額度內設置備查賬簿，月底組織人員進行盤點。

8.對賬管理。①倉儲部應設置存貨統計臺賬和保管賬簿，財務部設置數量金額式存貨明細賬，每月末倉儲部與財務部核對賬簿；②每月末，財務部應審核和確認當月存貨出入庫單據與財務核算系統記載數據的一致性，并與倉儲管部保管員、領用和使用部門或車間對賬后，按車間和部門分項目匯總、記賬和報表。

9.保管管理。①存貨的保管應指定專人負責并進行分類，存貨名稱和編碼方法的制定要科學合理、簡單實用、統一管理；②倉儲部對入庫的存貨要及時辦理入賬手續，所有存貨必須按明細建立卡片，并詳細標明存放的地點；③倉儲部保管員是存貨保管的第一責任人，要做到存貨擺放整潔，易于盤點清查，對于各類存貨的調入、調出、報廢等應按照有關規定履行審批手續后辦理出、入庫，保證賬卡相符、賬賬相符和賬物相符；④倉儲部要按倉儲存貨所要求的儲存條件進行貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質等措施；⑤每月倉儲管理部門要對實物存貨進行定期盤點和檢查，確保能夠及時發現存貨的損壞、被盜、流失和變質等情況。

10.付款管理。①采購部門應每月編制資金使用付款計劃，經財務部復核、匯總后形成資金計劃，以提前統籌安排資金；②采購部門根據采購合同、資金計劃和付款審批表及公司財務審批程序和權限辦理付款的審批手續，經財務部審核和確認后進行付款。

11.存貨盤點管理。①盤點前，保證被盤點的存貨擺放整齊，標識明確。相關部門要及時整理各種單據，保證所有存貨的收、發、存等數據全部完整的錄入相關系統。②盤點時，監盤人員、現場盤點人員、實物保管人員必須同時在場對存貨進行盤點，在盤點前，不能將財務賬面的存貨數據、倉儲實物結存數等打印在盤點底稿上。實物盤點數只能手工填寫并簽字確認，以保證盤點結果的客觀、真實。堅決避免以現場標識牌上的數據為盤點數據，監盤人員要對此點進行監督并負責。③盤點后，財務部根據原始盤點明細記錄等資料編制盤點報告，盤點報告必須如實反映盤點的真實情況，不能進行任何形式的隱瞞。盤點報告上必須列明各項存貨盤點的時間、盤點的參加人員、盤點結果、盤點中存在的問題、計劃改進措施和方案、存貨盤盈盤虧的處理情況、上月盤點存在的問題以及整改措施落實情況等內容。

12.存貨管理的分析和評價。①采購部門要做好采購計劃的執行情況、采購合同的進度等相關信息的分析工作；②倉儲部門應實行ABC項目分類管理，重點控制；并做好存貨的庫齡分析工作，對存貨在用、閑置等狀況進行分析，對處置呆滯物資提出管理建議和措施；③財務部應加強存貨逾期庫齡等日常管理中異常情況的分析和預警，并做好存貨周轉率、存貨資金占用等分析工作；④建立和完善存貨的安全儲備定額，生產管理部門應會同采購部門、倉儲部門共同制定各類存貨的安全儲備定額，并至少每年進行一次儲備定額的更新工作；⑤采購部門應定期對存貨價格進行對比分析，跟蹤和預測未來的市場價格走勢，降低經營風險；⑥采購部門應定期會同公司相關部門開展供應商的評價工作。

三、結語

存貨作為啤酒公司最重要的流動資產，公司要給予足夠的重視，在采購、驗收、入庫、保管、出庫和盤點等環節都要加強對存貨的管理，降低長期庫齡的存貨在整個存貨中的比例，加快整體存貨的周轉速度，減少資金的占用。只有存貨管理好了，才能夠降低企業的總成本，提升企業的經濟效益，促進企業正常有序的經營和發展。

（作者單位：西安建筑科技大學）