啤酒公司存貨管理的問(wèn)題與措施

侯棟棟

存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供勞務(wù)過(guò)程中耗用的材料或物料等，包括各類(lèi)材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品或庫(kù)存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。啤酒公司的存貨一般包括原材料、包裝材料、輔助材料、備品備件、促銷(xiāo)品、產(chǎn)成品和半成品等。存貨是啤酒公司最重要的流動(dòng)資產(chǎn)，所以加強(qiáng)存貨管理非常重要。

一、 存貨管理中存在的問(wèn)題

1.存貨管理制度不健全，執(zhí)行不到位。有些啤酒公司雖制定了存貨管理制度，但制度的完善情況參差不齊。有些公司雖然有存貨管理方面的相關(guān)規(guī)定，但僅僅流于形式，并未予以認(rèn)真執(zhí)行。有些雖然意識(shí)到存貨管理的重要性，但在存貨管理中，計(jì)劃、采購(gòu)、保管和盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)存在著脫節(jié)現(xiàn)象，各部門(mén)職責(zé)劃分不清，計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門(mén)信息不能及時(shí)共享，信息交流不夠暢通，未能構(gòu)建完善的存貨管理系統(tǒng)與流程。

2.對(duì)存貨管理不夠重視，存貨管理意識(shí)薄弱。目前，有些啤酒公司為了搶占市場(chǎng)，擴(kuò)大銷(xiāo)量，往往過(guò)高地預(yù)測(cè)市場(chǎng)需求，并組織生產(chǎn)和采購(gòu)，對(duì)存貨積壓的風(fēng)險(xiǎn)性認(rèn)識(shí)不足。有些公司對(duì)存貨的管理認(rèn)識(shí)還不夠深，沒(méi)有一整套規(guī)范的存貨管理體系，信息無(wú)法及時(shí)溝通，缺乏共享資源，導(dǎo)致存貨大量囤積或短缺，特別是存貨積壓，不但影響企業(yè)資金的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，造成大量資金的呆滯，流動(dòng)資金嚴(yán)重緊缺，影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)；而且容易因存貨的長(zhǎng)期積壓導(dǎo)致貶值、毀損、失竊等情況的發(fā)生，給企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)損失。

3.存貨管理不規(guī)范，賬務(wù)處理隨意。有些啤酒公司只顧眼前利益，而不顧企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，賬務(wù)處理不規(guī)范，銷(xiāo)售收入不及時(shí)入賬，產(chǎn)成品成本不按時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)，收回的貨款不及時(shí)入賬，造成存貨賬面數(shù)與實(shí)際庫(kù)存數(shù)不符。有些公司不按規(guī)定設(shè)置存貨保管員崗位，不按規(guī)定設(shè)置明細(xì)賬，不定期進(jìn)行物資盤(pán)點(diǎn)，保管員崗位職責(zé)不到位，進(jìn)出庫(kù)物資手續(xù)不夠完善，單位產(chǎn)成品材料、人工費(fèi)消耗等不夠準(zhǔn)確，使得會(huì)計(jì)核算不清，成本不實(shí)，會(huì)計(jì)信息失真。

二、存貨管理的措施

1.建立供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。在信息時(shí)代，供應(yīng)鏈管理是企業(yè)信息集成的重要工具。通過(guò)供應(yīng)鏈管理，可以快速地獲取信息，更好地溝通和交流。實(shí)現(xiàn)計(jì)劃、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、財(cái)務(wù)等各個(gè)部門(mén)信息的及時(shí)共享，促進(jìn)存貨管理更有效率。

2.采購(gòu)管理。①采購(gòu)實(shí)行計(jì)劃管理，根據(jù)物資采購(gòu)計(jì)劃或預(yù)算辦理采購(gòu)手續(xù)，嚴(yán)格控制計(jì)劃或預(yù)算以外的采購(gòu)；②采購(gòu)部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)需求計(jì)劃、存貨儲(chǔ)備及市場(chǎng)環(huán)境的變化等情況編制月度、年度的物資采購(gòu)計(jì)劃。臨時(shí)性的采購(gòu)需求，必須補(bǔ)報(bào)計(jì)劃外的采購(gòu)計(jì)劃，并經(jīng)審批后才能執(zhí)行；③采購(gòu)物資時(shí)采用公開(kāi)招標(biāo)、詢價(jià)等方式，進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)；④除了即時(shí)清結(jié)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，所有物資的采購(gòu)必須簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，并按合同審批程序進(jìn)行審批。當(dāng)采購(gòu)的數(shù)量、采購(gòu)的價(jià)格和付款的方式等重要事項(xiàng)發(fā)生變化時(shí)，要及時(shí)通知供應(yīng)商做好采購(gòu)合同或協(xié)議的修改變更工作；⑤加強(qiáng)供應(yīng)商資質(zhì)的審核和驗(yàn)證工作，不得同資質(zhì)不全或資質(zhì)不合格的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，以規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)文件的收集、整理、驗(yàn)證、存檔等工作。資質(zhì)主要包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、特殊行業(yè)專(zhuān)業(yè)許可證等。

3.接收管理。倉(cāng)儲(chǔ)部接貨人員根據(jù)采購(gòu)訂單進(jìn)行接貨，應(yīng)審核已到庫(kù)的實(shí)物存貨與相關(guān)單據(jù)記載的物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等相符情況；向質(zhì)檢部門(mén)報(bào)檢；對(duì)符合訂單、檢驗(yàn)合格的存貨辦理入庫(kù)手續(xù)，并在入庫(kù)單上簽字確認(rèn)。并按照倉(cāng)庫(kù)管理要求存放保管，及時(shí)登記臺(tái)賬和保管賬。倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)對(duì)無(wú)采購(gòu)訂單的物資到貨不允許辦理接貨入庫(kù)手續(xù)。

4.檢驗(yàn)管理。質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)檢驗(yàn)員及其授權(quán)驗(yàn)證部門(mén)應(yīng)根據(jù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技術(shù)檢驗(yàn)文件對(duì)入庫(kù)的實(shí)物存貨質(zhì)量情況進(jìn)行驗(yàn)收，鑒定其質(zhì)量的合格情況，及時(shí)在存貨驗(yàn)收記錄上進(jìn)行登記，在質(zhì)量檢驗(yàn)單上簽字確認(rèn)后，并在公司規(guī)定的質(zhì)檢周期內(nèi)及時(shí)交倉(cāng)儲(chǔ)部和有關(guān)人員。

5.入庫(kù)管理。①倉(cāng)儲(chǔ)部和質(zhì)量檢驗(yàn)部必須在當(dāng)月內(nèi)對(duì)驗(yàn)收和鑒定后數(shù)量相符、質(zhì)量合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)；②在存貨驗(yàn)收合格入庫(kù)后，采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)員須及時(shí)辦理入庫(kù)報(bào)賬手續(xù)，做到采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、發(fā)票和質(zhì)量檢驗(yàn)單單證齊全、列示內(nèi)容相互對(duì)應(yīng)。采購(gòu)員在掛賬憑證上簽字確認(rèn)后上報(bào)審批，按照規(guī)定的財(cái)務(wù)審批程序?qū)徟髮⑸鲜銎睋?jù)報(bào)送給財(cái)務(wù)部；③對(duì)驗(yàn)收不符合要求的存貨（例如數(shù)量短缺、品種質(zhì)量不符等）和已檢驗(yàn)合格、但領(lǐng)出后經(jīng)使用又確定為不合格的存貨，應(yīng)由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)及時(shí)辦理補(bǔ)貨、換貨、退貨或索賠工作。相關(guān)費(fèi)用或由此產(chǎn)生的損失由認(rèn)定后的責(zé)任方承擔(dān)。

6.財(cái)務(wù)入賬管理。①財(cái)務(wù)部在收到采購(gòu)訂單、入庫(kù)單、發(fā)票和質(zhì)量檢驗(yàn)單，若需要檢斤稱(chēng)重的還需要提供檢重單，并審核無(wú)誤（內(nèi)容對(duì)應(yīng)相符一致、審核程序完整有效）后，辦理入賬；②為了規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)發(fā)票的合法性、有效性和及時(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，按稅法的規(guī)定在有效期內(nèi)進(jìn)行發(fā)票認(rèn)證和稅款抵扣，并對(duì)已辦理完畢的物資入庫(kù)報(bào)賬手續(xù)進(jìn)行確認(rèn)和會(huì)計(jì)處理。

7.領(lǐng)用、出庫(kù)管理。①倉(cāng)儲(chǔ)部保管員應(yīng)根據(jù)車(chē)間和使用部門(mén)提供的審批手續(xù)齊全的領(lǐng)料單或出庫(kù)單辦理物資的出庫(kù)； ②存貨出售時(shí)，倉(cāng)儲(chǔ)部保管員應(yīng)根據(jù)開(kāi)具的銷(xiāo)售發(fā)票或銷(xiāo)貨單上載明的相關(guān)內(nèi)容與實(shí)物存貨的名稱(chēng)、種類(lèi)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等核對(duì)一致后方能辦理出庫(kù)手續(xù)；③采購(gòu)的存貨必須先入庫(kù)再出庫(kù)，外購(gòu)存貨物資由于特殊情況需要直接發(fā)送到使用部門(mén)的，經(jīng)公司相關(guān)審批，倉(cāng)儲(chǔ)部、檢驗(yàn)部必須到現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收后才能辦理存貨的入、出庫(kù)手續(xù)；④月底，車(chē)間和使用部門(mén)對(duì)于已領(lǐng)用但尚未用完的存貨，一般情況下車(chē)間和使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理存貨的退庫(kù)手續(xù)。對(duì)于使用頻率高、單位價(jià)值低的存貨物資，比如備品備件、商標(biāo)和瓶蓋等，應(yīng)當(dāng)根據(jù)生產(chǎn)規(guī)模，在規(guī)定的額度內(nèi)設(shè)置備查賬簿，月底組織人員進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。

8.對(duì)賬管理。①倉(cāng)儲(chǔ)部應(yīng)設(shè)置存貨統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬和保管賬簿，財(cái)務(wù)部設(shè)置數(shù)量金額式存貨明細(xì)賬，每月末倉(cāng)儲(chǔ)部與財(cái)務(wù)部核對(duì)賬簿；②每月末，財(cái)務(wù)部應(yīng)審核和確認(rèn)當(dāng)月存貨出入庫(kù)單據(jù)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)記載數(shù)據(jù)的一致性，并與倉(cāng)儲(chǔ)管部保管員、領(lǐng)用和使用部門(mén)或車(chē)間對(duì)賬后，按車(chē)間和部門(mén)分項(xiàng)目匯總、記賬和報(bào)表。

9.保管管理。①存貨的保管應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)并進(jìn)行分類(lèi)，存貨名稱(chēng)和編碼方法的制定要科學(xué)合理、簡(jiǎn)單實(shí)用、統(tǒng)一管理；②倉(cāng)儲(chǔ)部對(duì)入庫(kù)的存貨要及時(shí)辦理入賬手續(xù)，所有存貨必須按明細(xì)建立卡片，并詳細(xì)標(biāo)明存放的地點(diǎn)；③倉(cāng)儲(chǔ)部保管員是存貨保管的第一責(zé)任人，要做到存貨擺放整潔，易于盤(pán)點(diǎn)清查，對(duì)于各類(lèi)存貨的調(diào)入、調(diào)出、報(bào)廢等應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后辦理出、入庫(kù)，保證賬卡相符、賬賬相符和賬物相符；④倉(cāng)儲(chǔ)部要按倉(cāng)儲(chǔ)存貨所要求的儲(chǔ)存條件進(jìn)行貯存，并建立和健全防火、防潮、防鼠、防盜和防變質(zhì)等措施；⑤每月倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)要對(duì)實(shí)物存貨進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)存貨的損壞、被盜、流失和變質(zhì)等情況。

10.付款管理。①采購(gòu)部門(mén)應(yīng)每月編制資金使用付款計(jì)劃，經(jīng)財(cái)務(wù)部復(fù)核、匯總后形成資金計(jì)劃，以提前統(tǒng)籌安排資金；②采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同、資金計(jì)劃和付款審批表及公司財(cái)務(wù)審批程序和權(quán)限辦理付款的審批手續(xù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核和確認(rèn)后進(jìn)行付款。

11.存貨盤(pán)點(diǎn)管理。①盤(pán)點(diǎn)前，保證被盤(pán)點(diǎn)的存貨擺放整齊，標(biāo)識(shí)明確。相關(guān)部門(mén)要及時(shí)整理各種單據(jù)，保證所有存貨的收、發(fā)、存等數(shù)據(jù)全部完整的錄入相關(guān)系統(tǒng)。②盤(pán)點(diǎn)時(shí)，監(jiān)盤(pán)人員、現(xiàn)場(chǎng)盤(pán)點(diǎn)人員、實(shí)物保管人員必須同時(shí)在場(chǎng)對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，在盤(pán)點(diǎn)前，不能將財(cái)務(wù)賬面的存貨數(shù)據(jù)、倉(cāng)儲(chǔ)實(shí)物結(jié)存數(shù)等打印在盤(pán)點(diǎn)底稿上。實(shí)物盤(pán)點(diǎn)數(shù)只能手工填寫(xiě)并簽字確認(rèn)，以保證盤(pán)點(diǎn)結(jié)果的客觀、真實(shí)。堅(jiān)決避免以現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)識(shí)牌上的數(shù)據(jù)為盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)，監(jiān)盤(pán)人員要對(duì)此點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)督并負(fù)責(zé)。③盤(pán)點(diǎn)后，財(cái)務(wù)部根據(jù)原始盤(pán)點(diǎn)明細(xì)記錄等資料編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，盤(pán)點(diǎn)報(bào)告必須如實(shí)反映盤(pán)點(diǎn)的真實(shí)情況，不能進(jìn)行任何形式的隱瞞。盤(pán)點(diǎn)報(bào)告上必須列明各項(xiàng)存貨盤(pán)點(diǎn)的時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)的參加人員、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、盤(pán)點(diǎn)中存在的問(wèn)題、計(jì)劃改進(jìn)措施和方案、存貨盤(pán)盈盤(pán)虧的處理情況、上月盤(pán)點(diǎn)存在的問(wèn)題以及整改措施落實(shí)情況等內(nèi)容。

12.存貨管理的分析和評(píng)價(jià)。①采購(gòu)部門(mén)要做好采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的進(jìn)度等相關(guān)信息的分析工作；②倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)應(yīng)實(shí)行ABC項(xiàng)目分類(lèi)管理，重點(diǎn)控制；并做好存貨的庫(kù)齡分析工作，對(duì)存貨在用、閑置等狀況進(jìn)行分析，對(duì)處置呆滯物資提出管理建議和措施；③財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)存貨逾期庫(kù)齡等日常管理中異常情況的分析和預(yù)警，并做好存貨周轉(zhuǎn)率、存貨資金占用等分析工作；④建立和完善存貨的安全儲(chǔ)備定額，生產(chǎn)管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)共同制定各類(lèi)存貨的安全儲(chǔ)備定額，并至少每年進(jìn)行一次儲(chǔ)備定額的更新工作；⑤采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)存貨價(jià)格進(jìn)行對(duì)比分析，跟蹤和預(yù)測(cè)未來(lái)的市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)；⑥采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期會(huì)同公司相關(guān)部門(mén)開(kāi)展供應(yīng)商的評(píng)價(jià)工作。

三、結(jié)語(yǔ)

存貨作為啤酒公司最重要的流動(dòng)資產(chǎn)，公司要給予足夠的重視，在采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、出庫(kù)和盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)對(duì)存貨的管理，降低長(zhǎng)期庫(kù)齡的存貨在整個(gè)存貨中的比例，加快整體存貨的周轉(zhuǎn)速度，減少資金的占用。只有存貨管理好了，才能夠降低企業(yè)的總成本，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)正常有序的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。

（作者單位：西安建筑科技大學(xué)）