淺談新形勢下人事檔案管理的重要性

李全喜

在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用包括兩個方面：對職工個人而言，人事檔案管理部門可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續；提供婚姻狀況證明；為流動人員提供身份認定和辦理社會保險；為員工代辦申報職稱；根據檔案確定退休年齡；根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養老保險、失業保險和大病醫療統籌、工資調整；出具與人事檔案有關的證明材料等等。

1 檔案管理的意義和任務

1、 檔案管理工作的意義。 檔案的存在是一種社會現象，它是以一定的物質形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著社會的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。 對于不斷形成和增加的檔案，通過加強檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過加強檔案的保管工作來解決。目前在檔案保管工作中的許多問題急待解決。 總之檔案工作的實踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面要求我們把檔案長期保管下去，為了維護集體和個人歷史真實面貌服務；另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強檔案的保管工作，無論對于現在還是將來的事業，都是一件任重道遠的工作。

2、檔案管理工作的任務。 維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業務環節的共同任務。從一定意義上講，維護檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務，這是因為檔案管理工作這個環節，是實現維護完整和安全的重點環節和主要手段。

2 職工檔案管理中存在的主要問題

職工檔案是關系到職工的切身利益，是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據.隨著市場經濟的建立和社會的發展，原有的企業職工檔案管理辦法已經不能滿足社會的發展和新型勞動力市場的需求，在工作中遇到了很多問題。 一是現行企事業職工檔案管理體制與市場經濟發展不相適應。現在企事業職工檔案沒有統一管理，企事業主管部門管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業單位也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企事業單位實行的全員勞動合同制，給企事業單位的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規范的勞動力市場。二是企事業單位檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企事業單位沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時間、參加工作時間前后不一致，工作經歷記錄不完整等。一些企業，尤其是私營企業或股份制企業的領導認為職工檔案沒什么用處，不給新招用的職工建立檔案， 甚至隨意更改，給人力資源社會保障保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。三是管理的軟硬件不適應形勢發展的需要。檔案管理人員素質急需提高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。

3 加強職工檔案管理的對策以及方法

由于種種原因，現行的檔案管理制度已經落后于時代，因此提高和改進現有的檔案管理制度迫在眉睫。一 是建立與市場經濟發展相適應的企業職工檔案管理體制，以適應經濟發展和新型勞動力市場發展的需要，由現在的多頭分散管理逐步過渡為集中統一管理。人力資源社會保障行政部門與檔案行政管理部門盡快制定企業職工檔案管理辦法，進一步明確企業職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等。二是各級人力資源社會保障行政部門要高度重視企業職工檔案管理。制定規范有效的管理制度 ，發現問題，及時解決。定期對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高檔案管理人員業務水平。針對目前企業職工檔案管理存在的諸多問題，在規定時期內對所有企業職工檔案進行全面的清理、規范，確保職工檔案的完整、真實、準確。三是使企業職工檔案管理更加規范化、科學化。對職工檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。有條件的地方要利用計算機網絡技術，逐步建立職工個人檔案與養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、再就業等系統化管理體系，通過科學的管理，為企業提供便利的服務，有效地保障職工和企業利益，充分發揮人力資源社會保障部門的服務職能，提高辦事效率，使檔案管理工作科學規范化。實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化，是實現檔案管理現代化的重要環節。

4 職工檔案管理的發展趨勢

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解。可見，在社會主義市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。 市場經濟的建立，產生了多種經濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動，但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應運而生，人事管理變成了一種社會化的活動，因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會化的性質。從管理機構來說，不像計劃經濟時代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場經濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位職工檔案的機構，而是面向社會，其管理對象包括該社區范圍內所有流動人員的人事檔案，其服務對象更具有社會性，可以為整個社會提供人事檔案服務。 人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性，決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡單；而社會化的人事檔案管理機構，其來源要廣泛得多，可以來自該社區范圍內各類人員，又由于每類人員身份不同，集中起來顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。 人事檔案社會化開放式管理模式，是市場經濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發展階段。市場經濟條件下的新模式，與計劃經濟時代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優勢，但過于封閉，利用面不廣，實行規范化、網絡化管理難度較大；新的管理模式服務面廣，便于社會各種機構和人員利用，宜采用現代化、網絡化管理方式，但存在易泄密、丟失等問題。我們應充分發揮兩者優勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實與完善。