從機構(gòu)考核談計量技術(shù)檔案管理

彭碧珍　溫雪梅

摘 要：計量技術(shù)檔案管理使得日常工作有源可查，有本可溯。計量技術(shù)檔案管理是機構(gòu)管理的重要組成部分，也是機構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。《考核規(guī)范》給出了明確的計量技術(shù)檔案管理規(guī)范，機構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對計量技術(shù)檔案的管理進行監(jiān)督和檢查。通過機構(gòu)考核，可以促進計量技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)考核；計量技術(shù)；檔案管理

一、前言

檔案管理將機構(gòu)的各種計量活動過程建立成各個檔案文件，檔案文件記錄顯示了技術(shù)機構(gòu)運行的情況。通過對檔案的管理使得日常工作有源可查，有本可溯。工作人員可以及時發(fā)現(xiàn)技術(shù)機構(gòu)運行中的問題。計量技術(shù)檔案管理是機構(gòu)管理的重要組成部分，也是機構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。通過機構(gòu)考核活動，檔案管理工作的進行起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。

二、檔案內(nèi)容規(guī)范化

檔案管理的內(nèi)容從《考核規(guī)范》第四條法律開始給出了明確的管理規(guī)范。規(guī)范中明確指出至少包含的內(nèi)容：1.上級文件等指示性文件和各種技術(shù)制度法律法規(guī)；2.國家質(zhì)量體系文件和計量標準規(guī)范技術(shù)檔案；3.單位各種認可證書或考核證書以及技術(shù)人員個人檔案；4.公司的項目技術(shù)文件檔案和相關(guān)檢測報告、合同；5.公司活動安排管理，實施等文件。《考核規(guī)范》對其中的具體內(nèi)容作出了詳細的規(guī)定，給出了綱領(lǐng)性文件。計量技術(shù)檔案管理是機構(gòu)管理的重要組成部分，也是機構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。

技術(shù)機構(gòu)根據(jù)自身的技術(shù)特點，以國家質(zhì)量管理體系為依托，建立了適合自身特點的個性化質(zhì)量體系。通過質(zhì)量體系的有效運行，檔案管理工作質(zhì)量水平大大提高。機構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對計量技術(shù)檔案的管理進行監(jiān)督和檢查。計量技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化，進一步推動和促進質(zhì)量體系全面運行，推動整個社會生產(chǎn)的進步。檔案內(nèi)容的規(guī)范化是計量技術(shù)檔案管理的重要方面，也是機構(gòu)考核的重點監(jiān)管方面。

三、檔案管理制度化

1.明確人員職責(zé)分工，提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

在工作中，往往受到計量技術(shù)機構(gòu)的人力、財力等方面的限制，可能會出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象。這時會由于計量技術(shù)檔案管理工作內(nèi)容的凌亂和繁雜，使工作分工不明確，責(zé)任職能不明確。質(zhì)量體系文件貫徹不徹底，一人身兼編制、審核和批準等職，這會使檔案文件質(zhì)量不達標。通常設(shè)置計量技術(shù)檔案管理專職人員來做好歸檔、登記以及年度審查文件資料等工作，同時監(jiān)督存檔環(huán)節(jié)中疏忽的地方以此來保證檔案管理工作在運行的過程中準確無誤。因此，每個環(huán)節(jié)必須職責(zé)明確、分工到人、互相配合、環(huán)環(huán)相扣，從而使整個檔案管理工作工作有條不紊的進行。

只有明確不同相關(guān)的人員的職責(zé)權(quán)限，通過對他們簽字授權(quán)的范圍進行規(guī)定，職責(zé)到人，才能保證計量技術(shù)檔案管理工作的正常有序開展。使各流程人員有秩序、有層次、有制度地進行操作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，以防止推諉，責(zé)任不清問題的發(fā)生。

2.完善存檔制度，確保各種文件的存檔質(zhì)量

計量技術(shù)單位通過檔案管理文件來規(guī)范存檔活動，使存檔行為有章可循，有法可依。設(shè)立健全的文件控制程序，能保證文件的批準、發(fā)布和作廢等步驟的完善性、準確性和有效性。機構(gòu)質(zhì)量管理體系是否有效和適宜，主要考察體系有沒有達到其所規(guī)定的質(zhì)量方針和目標以及是否為進行質(zhì)量更新提供保障。只有依照法定計量機構(gòu)考核規(guī)范的要求來做，機構(gòu)質(zhì)量管理體系才能體現(xiàn)出自身的有效性和合理性。機構(gòu)內(nèi)部管理職員都必須遵循各自的工作法規(guī)，以認真的工作態(tài)度，良好的職業(yè)素質(zhì)，保證管理工作的準確性。

3.及時存檔記錄，避免補充記錄現(xiàn)象。

在計量技術(shù)管理工作可依分為質(zhì)量和技術(shù)管理兩大構(gòu)成部分，質(zhì)量管理檔案記錄了機構(gòu)曾經(jīng)進行過的質(zhì)量活動，通過計量活動的所有步驟，對管理過程、管理評定、抱怨處置、人員培訓(xùn)與考核、預(yù)防改進措施等行為進行記錄歸檔。這些文件的形成往往通過采取采集、控制、保存和整頓等措施。技術(shù)管理檔案主要通過檢驗或觀測獲取數(shù)據(jù)文件，將將計量檢驗、考訂、測驗工作的全部流程真實的反映了出來，使生產(chǎn)活動中各個環(huán)節(jié)都有據(jù)可循。必須要依靠規(guī)范化的管理模式、標準化的管理流程、嚴格的時間觀念和科學(xué)的邏輯關(guān)系來協(xié)調(diào)檔案管理工作。

4.檔案分類管理，避免檔案存放混亂

隨著科技的發(fā)展，電子檔案得到越來越多的應(yīng)用。電子檔案的存儲信息量大，使用便捷。同時也存在容易混亂，失誤操作刪除時將很難恢復(fù)，使記錄數(shù)據(jù)丟失。因此，在進行信息存檔時，要分門別類對文件進行存檔，建立合理的搜索機制，以便查閱。同時最好進行計量技術(shù)檔案的資料備份，防止誤操作和刪除現(xiàn)象。設(shè)立了一個專門的網(wǎng)絡(luò)來管理檔案，有利于檔案技術(shù)的安全，避免黑客的攻擊。檔案分類要以相關(guān)的條例規(guī)范為基礎(chǔ)，建立與實際相適用的編碼形式，這樣在機構(gòu)考核過程中能準確找到所需文件。加強檔案管理人員的整合分類意識和安全防范意識。

四、應(yīng)對機構(gòu)考核的措施

1.標準現(xiàn)行有效

為了保證機構(gòu)考核的順利進行和通過，檔案管理相關(guān)人員必須將本單位授權(quán)范圍內(nèi)的產(chǎn)品文件按照現(xiàn)行的標準進行分類、分項，編目建檔。通過對新、老標準中各條規(guī)范的內(nèi)容進行詳細的比對，發(fā)現(xiàn)新標準中更新、修改的內(nèi)容。即使對產(chǎn)品文件按照新標準進行修改、編制。保證提供給審核人員的資料是按照最新規(guī)范編寫、存檔。

2.報告齊全準確

由于檔案工作的復(fù)雜性和保密性，在存檔過程中要保證數(shù)據(jù)的真實準確，尤其是原始數(shù)據(jù)的完整性。產(chǎn)品報告最為檔案內(nèi)容的重要部分，其存檔一般按照檢驗類別、檢驗型號、檢驗時間、企業(yè)名稱等分類管理，并統(tǒng)一編號。在審查過程中，以便查閱、翻找、檢查。

3.考評資料齊整

根據(jù)考評條款，預(yù)先將考評所需的文件進行整理歸納。相關(guān)人員對考評資料涉及到的相關(guān)產(chǎn)品文件進行仔細梳理，及時更正錯誤、補全漏洞。貫徹體系文件、落實相關(guān)規(guī)范。在評審考核前，將涉及的檔案文件和相關(guān)報告單獨存放。根據(jù)編目將所有資料整齊有序排列，以便檢查時準備充足、心中有數(shù)。

五、結(jié)束語

計量技術(shù)檔案管理是機構(gòu)管理的重要組成部分，也是機構(gòu)考核的核心內(nèi)容之一。通過機構(gòu)考核活動，對計量技術(shù)檔案的管理進行監(jiān)督和檢查。機構(gòu)考核以《考核規(guī)范》中所規(guī)定的內(nèi)容為基礎(chǔ)，對檔案管理工作的進行起到監(jiān)督和指導(dǎo)的作用。計量技術(shù)檔案管理工作的規(guī)范化，進一步推動和促進質(zhì)量體系全面運行，推動整個社會生產(chǎn)的進步。通過機構(gòu)考核，可以促進計量技術(shù)檔案管理工作規(guī)范化。

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