電子文檔保護問題及對策

石廣麗+馬曉晨

摘 要：本文首先分析了電子文件的特點，然后分析了電子文件管理的現狀，最后分析了電子文檔的保護方法：電子文件的安全保護刻不容緩控制電子文件操作者的權限 ；建立健全制度；保證電子文件的真實性 ；加強檔案隊伍建設，為檔案管理現代化提供人才保證 ；制定規范制度。

關鍵詞：電子文檔；問題；對策；

計算機和互聯網是信息社會的主要標志，也是促成當代社會巨大變化的主要推動力。隨著計算機網絡技術的飛速發展，辦公無紙化已經成為各個部門辦公現代化的主要特征，并在不斷的發展和普及。面對信息化快速推進和安全環境日趨嚴峻的新形勢，如何在確保工作快速、順暢運作的情況下，提高對電子文檔的保護能力，仍是一個亟待解決和完善的問題。本文以電子文檔的管理為研究對象，在分析電子文檔的特點的基礎上，從電子文檔安全管理的認識層面探討電子文檔的安全管理措施。

一、電子文件的特點

1.現在的電子文件已經得到了迅猛的發展，已經不再是以前的紙質文件形式了，那么其閱讀方式就與以往有所不同，是需要借助現代辦公設備來進行閱讀的；現代辦公設備可以直接快遞的去處理；電子文件目前不受時間和距離的控制，完全是可以共享的，其處理方式也和以往有很大的不同，不像紙質文件那樣，處理起來很麻煩。

2.目前電子文件、辦公自動化的廣泛應用就出現了無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，人們可以根據需要隨時對文件信息進行復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。

3.電子文件對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。而電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。

二、電子文件管理的現狀

電子文檔形式多樣、容量大、體積小， 不僅有便于信息共享和易于復制的優點， 而且可以通過計算機網絡進行遠距離傳 輸。與紙質文件相比，電子文檔有著許多 新的特點，主要包括信息的非人工識讀 性、對計算機系統的依賴性、信息與特定 載體的可分離性、信息存儲的高密度洼、 信息的易變性、多種信息媒體的集成性以 及信息的可操作性等。

近年來，電子文檔呈幾何倍數增長， 各種信息資源數量劇增。由于檔案信息化 建設步伐滯后，加之電子文檔存在內容的 易修改性、對外部環境和硬件條件的高度 依賴性等自身局限，以及對電子文檔管理 缺乏規范性，主要是沒有明確的歸檔方 式、歸檔范圍、歸檔制度和歸檔時間等，致使當前電子文檔管理面臨的問題日益突 出。其管理比較混亂，給電子文檔的保存 和查找帶來一定困難，也增加了電子文檔 規范化管理的緊迫性和復雜性。妥善解決 電子文檔保存的真實性問題、電子文檔管 理的規范性問題、電子文檔管理的安全性 問題和電子文檔利用的開放性問題是電 子文檔管理的當務之急。

三、電子文檔的保護方法

（一）電子文件的安全保護刻不容緩控制電子文件操作者的權限

防止不相關人員對電子文件系統的非法訪問。保管電子文件的計 算機由專管人員負責雙重密碼，設置開機和系統兩級密碼。非網絡傳 播病毒一般是通過軟盤和光盤傳播的，所以我們應安裝病毒卡及防 火墻。及時升級、定期檢查。不預覽郵件，遇到可疑郵件馬上刪除。

（二）建立健全制度

加強人員培訓加強制度建設是保證電子文件真實性、完整性的 有效手段。單位領導要充分認識到電子文件歸檔已到了勢在必行、迫 在眉睫的關鍵時刻。要建立健全機構，根據本單位實際情況。制定崗 位職責制和電子文件歸檔的各類規章制度，層層抓落實。使電子文件 的起草、審改、定稿、簽發、接收、承辦、歸檔都有章可循。一份電子 文件有時往往跨越多個部門。要加強各級各類檔案人員、各部門文件 保管人員的繼續教育，提高技術素質和職業道德教育，電子文件管理 部門要適應角色轉變，除了熟悉掌握檔案從收集到利用的整套工作 序。還要能熟練掌握計算機操作技能，保證歸檔文件質量。

（三）保證電子文件的真實性

電子文件形成后因載體和格式的轉換而不斷改變自身的存在形 式，如果沒有相關信息可以證明文件內容沒有發生變化，它的真實性 就無從確認。因為跟蹤記錄具有原始性。可以為電子文件的真實性 提供可靠的依據。所以必須從電子文件生成過程中每個環節開始嚴 密監管。對各項操作全過程進行跟蹤記錄。對每份文件的修改、存儲、傳送各項操作進行實時登記。以密碼的形式存儲并設立防刪改措施。

電子文件與紙質文件或硬拷貝同步歸檔。生成電子文件的專用軟 件也應一并歸檔。形成內容完全一致的兩套檔案。公文性電子文件定 稿后。就不得隨意修改，如確有需要。需做好修改審批手續。歸檔時， 使用不同的編目方法和存貯裝具。同時，在電子文件歸檔目錄”備注” 項中注明相應紙質文件的檔號及存址。解決了歸檔文件的提供利用和資源共享，確保數據準確。

（四）加強檔案隊伍建設，為檔案管理現代化提供人才保證

現在的檔案管理已逐步由紙質檔案轉向紙質檔案與電子檔案共 存，那么這就要求檔案人員既要有檔案管理知識，又要掌握計算機知 識，包括：計算機技術、計算機軟件技術、通訊網絡技術和設備維護知識等。一方面檔案人員為適應信息化要求而主動地學習；另一方面 通過有計劃的培訓，使檔案人員成為既懂得檔案理論知識，又懂得信息技術管理的復合型人才。

（五） 制定規范制度

各職能部門的領導要重視檔案信息化工作，將電子文件歸檔工 作納入部門兼職檔案人員的年度考核范圍內，實行獎優罰劣。只有制定了制度，才能保證高校電子檔案管理有章可循，有規可依，只有執 行制度，才能確保高校電子檔案管理朝著標準化、規范化和制度化的 方向發展。

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