保密問題在檔案保管過程中的分析

潘瑞

摘 要：檔案的保密問題關系著檔案的完整、準確、系統和安全。石油化工行業是我國經濟的支柱產業，其檔案的保密問題在管理上更加不容忽視。本文主要就石油化工行業中檔案的保密問題進行分析，尋求在檔案管理過程中更加嚴謹的保密方案。

關鍵詞：檔案保管；檔案保密；石油化工行業；分析

檔案保管，就是檔案庫房對檔案進行系統存放和安全保護的工作。檔案保管的基本任務和要求是確保檔案的完整與安全，為檔案的調用與處理做好充足的準備。檔案保密是檔案保管的核心環節。[1]石油化工行業的檔案保密問題不僅涉及到國家對其行業的具體調整，更觸及到我國的重要的軍事機密。因此，在石油化工行業的檔案的保管過程中，檔案的保密問題是重中之重，檔案管理部門應予以嚴格對待。

要確保石油化工行業的檔案在保管過程中做到完整、準確、系統和安全，需要針對檔案庫房的建設、檔案管理人員的責任問題以及檔案的調閱與歸還進行詳細的規定與落實。本文針對以上問題進行了分析。

1 對檔案庫房進行重點管理

檔案庫房作為保存、管理檔案的重要場所，在檔案的保管過程中需要對其進行科學、正確的管理。首先，根據國家對于檔案庫房的建造要求，進行檔案庫房建造。檔案庫房的建造應避開人員密集區，同時與人員的辦公場、圖書閱覽室等保持合理的距離，以便保持檔案庫房周邊環境的干凈。其次，在庫房門窗的選擇上，應選擇安全程度與牢固程度均較高的門窗，并按照國家標準的要求進行特殊處理。再次，對于檔案庫房內所需的公物例如文檔櫥、材料柜等，應在符合國家標準的要求下進行采購，[2]原則上應當便于檔案的存放與調閱，同時，采購清單與采購的賬目也應及時上報，并對檔案庫房內公物的規格等基本信息、采購員、采購廠家等問題進行及時、詳細的登記。

2 提高檔案管理人員的行業水平與個人素質

檔案管理人員在日常工作中會觸及不同密級的檔案，就石油化工行業來說，檔案的內容大到國家對于石油化工行業在重要軍事活動中的調配、規劃，小到日常汽油、柴油等油類市場價格的調整與管理，都關系到我國經濟、軍事、社會和民生。因此，作為檔案的直接接觸者，檔案管理人員在檔案的完整、準確、系統和安全上具有第一位的責任。據此，要從檔案管理人員自身抓起，保障檔案的保密性。

提高檔案管理人員的行業道德水平和個人素質，政府行政部門要按時組織培訓人員向檔案管理人員普及檔案保密問題的重要性與必要性，加深管理員對于檔案管理與保密工作的重視程度。檔案管理人員要在工作與日常生活中規范自己的言行，將檔案保密的重要性與原則牢記于心，防止在各種場合時在無意中將檔案內容或檔案信息向外界泄露出去，以免對檔案的安全與完整造成威脅。同時，按時對檔案管理人員進行必要的普法工作，檔案管理人員應當就國家頒布的《保密法》中涉及到檔案保密工作的法律法規進行學習，明確檔案管理人員的義務與責任。

提高檔案管理人員的檔案管理水平。認真對待檔案管理的每一個環節，在保密過程中要做到精細入微、精益求精，以防出現任何細微的差錯而影響檔案的安全性與完整性。在管理過程中，管理人員要做到精神上的高度集中，責任上的高度負責，規范管理程序，將檔案管理的每一步都落實在規定上，嚴格按照規定辦事。另外，需要將人工整理與數字化管理技術相結合，雙管齊下，避免單純的人工管理檔案帶來的錯誤與漏洞，促進檔案管理的數字化與科技化，提高檔案的管理水平與保密程度。

3 科學管理不同密級的檔案

在檔案管理的過程中，要根據檔案的來源、時間、內容等特征，對現有的檔案進行有層次的區分，并建立相應的管理體系。在檔案密級的劃分上，主要分為絕密、機密、秘密、內部四類，對于不同檔案的不同的保密程度，根據檔案的密級進行科學的管理。石油化工行業的檔案，內容上主要涉及到國家石油、石化工業年度和中、長期發展規劃的主要經濟技術指標和重大政策措施的檔案應屬于絕密檔案，此類檔案應嚴格按規定、手續進行在查閱、調出、銷毀等管理程序上辦理，各個程序的進行必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人不經批準無權對該類檔案進行調閱。絕密檔案在查閱、調出等使用程序完畢后應及時對檔案進行清對、檢查，保證絕密檔案的完整性、絕密性與科學性，如若在檢查過程中發現檔案出現失密、泄密問題，應及時核查問題原因，進行及時的補救。[3]

4 做好檔案庫房的出入與檔案的調用記錄

制定嚴格的庫房準入規則，并做好人員的出入情況記錄。除了檔案管理人員在上級的批準下可以持有效證件出入庫房外，任何人一律不準擅自出入檔案庫房。檔案管理人員出入庫房也要在出入記錄上做好嚴格的登記，不僅僅要對出入庫房的人員信息進行記錄，還要對人員出入檔案庫房的理由或任務進行詳細的登記。必要時為了保障庫房的安全，可以在庫房內安裝攝像頭等監控設備，對庫房內的情況盡心實時的監控，以備在出現特殊情況時采取及時的補救措施。

對檔案的調用，應先向上級報告，經批準后，再由相關人員持有已經填好的《檔案資料借閱申請表》交付給檔案管理人員，在確定借閱后，管理人員應做好在《檔案借閱登記表》上的準確記錄，然后，調出相應的檔案資料交付給借閱方。借閱方要在規定的時間內將檔案歸還，檔案管理人員要做好檔案的清點與核對，防止出現漏還或錯還的情況。并將歸還信息及時錄入《檔案借閱登記表》，借閱人需在此表上簽字確認已歸還檔案。最后，檔案管理人員要對已歸還的檔案資料進行整理，重新歸檔。[4]

最后，檔案管理人員應有規律地對現存的檔案資料進行查缺補漏，并及時對保存時間過長的檔案資料進行翻新等工作，防止有價值的資料在束之高閣的情況下被淘汰。

5 結語

保密工作是檔案管理中的核心環節，做好對于包含著國家機密與經濟數據的石油化工行業檔案的保密工作，不僅僅是對其檔案完整、準確、系統和安全的確保，更有利于檔案資料的使用與查閱，更好地服務于石油化工行業與企業的發展。

參考文獻

[1]張蓓麗.略談檔案和保密[J]北京檔案.2012（5）

[2]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作 [J] .山東社會科學 2012

[3]董仲英.如何正確處理檔案保密和檔案利用關系[J]甘肅科技.2012

[4]呂艷.試論檔案管理服務創新與發展[J] . 新西部 2012（5）