交通運輸檔案管理問題與工作優化途徑探索

陸露

摘 要：在當前的交通運輸檔案管理工作中，由于對檔案管理的重視程度不夠、信息管理專職人員配置較少、工作技能沒有進行專門培養，存在諸多問題。因此，需要結合檔案管理的工作現狀，來制定相應的優化途徑，提高交通運輸工作的整體效率。

關鍵詞：交通運輸；檔案管理；管理優化

檔案管理工作，是交通運輸管理工作中一項工作量大、數據處理眾多的工作之一，它涉及到文書檔案、、執法檔案、車輛檔案、實物檔案等各種信息。隨著我國交通運輸業的發展和升級，交通運輸檔案管理工作內容和數量進一步擴大，當前的檔案管理工作較為滯后，需要進行工作優化和提升。

1 當前交通運輸管理檔案存在的問題

（一）對檔案管理的重視程度不夠

檔案管理的工作內容，常常被認為是整理材料、儲存數據、數據分類、文件歸檔、數據調用和更新等[1]。這些工作沒有直接涉及到交通運輸的一線工作、也不能直接創造經濟價值和效益。因此，檔案管理工作一直沒有被列入交通運輸管理工作的戰略性地位中，部分工作人員甚至認為，檔案只要不丟失、不遺漏、不錯誤、不外泄，就達到了管理目的。

（二）檔案管理硬件設施的缺乏

目前，交通管理部門的檔案室硬件設施不太齊全，目前的文件材料，包括照片、錄音、錄像、實物等，需要電子檔案和紙質檔案同時保存。電子檔案可以直接采用本地存儲，但是紙質檔案需要存放在檔案室中。電子檔案所存放的本地硬盤，存儲容量和信息安全水平能夠滿足當前的管理要求，但是隨著交通運輸事業的快速發展，這些硬件技術也需要不斷更新。傳統的紙質檔案所存放的檔案室，往往采光差、空間狹小、易出現檔案霉變、蟲蛀的可能[2]。

（三）檔案管理水平的不足

目前的檔案管理者，并不是專業的情報專業或檔案專業的技術人員，常常都是辦公室工作人員兼任檔案員來進行檔案管理，缺乏檔案管理的業務知識和技能[3]。而交通運輸部門很少針對檔案管理來制定專門的工作規范和工作指南，因此，檔案管理制度缺乏或落實程度較差，基層工作者的管理水平明顯不足。

2 交通運輸檔案管理工作的優化途徑

可以發現，當前的交通運輸檔案管理工作存在不足，需要結合檔案管理的工作現狀，來制定檔案管理工作的優化途徑。

（一）加強電子檔案的管理

隨著信息技術和數碼成像的不斷發展，大量的紙質文件都可以轉化成電子化方式并進行存儲，數據管理方式也逐漸成熟。例如：對于目前沒有電子版本的紙質檔案，可以進行電子化處理，在未來的工作中，盡可能直接生成電子版的檔案；對已經歸檔的文件資料，設置為只讀或禁止更改的模式[4]，保證了文件的安全性；對當前的檔案格式和內容進行統一設計，提高了文件和檔案的一致性。

（二）建立和完善檔案管理網站

在加強電子檔案的管理的基礎上，將電子檔案進行分類、歸檔、提取、整理，通過內部OA平臺上傳進行共享，讓檔案信息真正服務于交通管理工作。同時，在內部OA平臺中，授予不同部門查閱、調用、修改的權限，保證檔案信息的快速傳遞，提高交通運輸檔案管理的工作效率。

同時，還要積極建設外聯網，建立交通運輸檔案信息網站，為廣大用戶提供一個快速查詢交通運輸檔案信息的平臺，使得用戶能夠不受時間和空間的限制，查閱到權限內最新的交通運輸相關資料。另外，在網站中還可以增設咨詢服務的窗口，及時提供檔案管理的服務幫助。

（三）加強檔案管理工作的培訓

對于當前已經從事檔案管理的專兼職工作人員，需要定期進行專業培訓，通過不斷學習檔案采集、保存、編排、挖掘的新技術和新方法，幫助他們解決實際工作中出現的新問題、創新工作方法、提高工作效率。對于剛剛入職的檔案管理工作人員，需要進行入職前的業務培訓，尤其是對于一些具有檔案管理專業技能的人才，要通過入職培訓，讓他們盡快了解交通運輸檔案管理工作的內容、特點和要求，以便于迅速適應工作，并在工作中發揮創新精神，不斷提升檔案管理方式和效率。

（四）制定檔案管理規范

管理規范的建立，是保證檔案管理工作順利進行的基礎。目前，國家已經對各類檔案的案卷質量、裝幀技術、保護措施，制定出了各種技術規范標準和要求，這些規定已經在政府正式公文管理中得到廣泛應用。而交通運輸檔案的管理，同樣也需要遵照國家的檔案管理要求，并針對交通運輸檔案的特點，來制定針對性的規范和要求。例如：交通運輸信息的形式具有多樣性，有可能同時具有文字、圖片、視頻等文件，需要做好文件管理和傳遞的臺賬、加快電子檔案的同步化與核對工作。只有這樣，才能為交通運輸管理提供規范、精確的信息資源，提升整個交通運輸管理的水平。

（五）建立交通運輸檔案管理的保障機制

交通運輸檔案管理的保障機制包括責任機制、考核機制、激勵機制三個部分。首先，是落實交通運輸檔案管理的責任機制。建立交通運輸檔案管理的組織和領導層、明確管理責任、制定制度和管理規范、落實對檔案管理的資金和人員支持、提高交通運輸部門的內部職能。其次是落實交通運輸檔案管理的考核機制。上級部門可以通過定期檢查、不定期抽查、專項工作調研等方式，到各級交通運輸檔案管理部門進行管理抽檢，查看紙質文檔的案卷質量、裝幀技術、保護措施是否符合國家標準、檔案室的硬件配套設施是否更新和完善、查看電子文檔的轉化率和發布情況，將這些檢查結果作為考核依據。最后是落實交通運輸檔案管理的激勵機制。這一機制與考核機制密不可分。檢查結果將作為激勵措施的參考依據，管理者需要根據檢查結果和考核情況，對檔案管理工作成果突出的工作人員進行嘉獎、對檔案管理工作落實較好的基層交通運輸管理單位進行表彰，并且對情況不佳的單位提出針對性的整改要求，要求其快速制定出整改方案并落實實施，再通過定期回訪檢查的方式，了解整改進度。

（六）挖掘交通運輸檔案管理的利用率

目前，有一部分已經歸檔的交通運輸檔案一直是處于閑置狀態，不同的檔案之間，信息的重疊程度很高，還有一部分檔案歸檔之后，查閱困難，很難發揮檔案管理的效果，造成了大量的資源浪費。因此，需要挖掘交通運輸檔案管理的利用率。對于長期處于閑置狀態的交通運輸檔案，可以將其移動到后備檔案庫中，將頻繁調用的檔案放置到前端位置，以便調用。對于信息重疊程度很高的檔案，需要在檔案收集、整理、存檔的過程中，設計收集方式，注重信息的配套性和完整性，在電子檔案歸類時，標注檔案之間的信息調用關系，節約存儲空間。最后，利用互聯網查詢的方式，減少檔案查詢的難度，盡快將能夠公開的交通運輸檔案信息進行電子化和信息化處理，方便調用和查閱。

3 結語

針對當前交通運輸檔案管理工作中，存在重視程度不夠、硬件設施缺乏、管理制度缺乏、管理水平低下等問題，需要加強電子檔案的管理、建設檔案管理網站、加強對人員的檔案管理培訓、制定檔案管理規范、挖掘檔案管理的利用率，并建立相關的責任機制、考核機制、激勵機制，提高檔案管理的效果，為交通運輸管理服務。

參考文獻

[1]姜艷秋. 交通運輸部門檔案管理中信息化建設[J]. 現代商貿工業，2016，13：6061.

[2]劉英. 淺談交通運輸部門檔案管理中的信息化建設[J]. 赤子（上中旬），2015，23：228.

[3]吳東霞. 交通運輸單位檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 辦公室業務，2015，17：63.

[4]李長河. 檔案信息化建設有助于提升交通運輸管理工作效率[J]. 蘭臺內外，2011，02：28.