關于做好檔案收集工作的思考

陽元華

檔案資源建設是檔案事業一項帶根本性、具有戰略意義的工作，是檔案事業的基石，關系到檔案事業的可持續性發展，是我們做好檔案工作的前提和保證。檔案的接收和征集是豐富檔案資源的重要途徑和手段，是檔案業務工作的基礎。

1 檔案接收和檔案征集工作的目的和意義

《中華人民共和國檔案法》對檔案的定義：“本法所稱的檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”一個單位的檔案是其主要職能活動和基本歷史面貌的真實記錄，見證了單位發展的軌跡，是單位的寶貴財富。檔案的接收和征集是檔案管理工作的第一個環節，接收和征集工作做得好不好，決定著檔案工作規模的大小，直接影響著案卷質量的高低及檔案服務能力的強弱。所以我們要加大檔案接收和征集工作的力度，使有價值的檔案資源向檔案部門匯集，建立一個門類齊全、內容豐富、具有行業特色的信息中心，為后人留下系統完整而又珍貴的檔案財富。

檔案來源于基層、來源于機關各職能部門，檔案的收集需要各單位各部門的配合、支持。因此，在現實工作中，由于歸檔制度不夠健全、檔案人員自身業務能力不強以及個別干部檔案意識比較淡薄都會使檔案接收、征集工作遇到這樣或那樣的困難和阻力。如何提高檔案管理工作水平，首先要解決檔案收集工作中遇到的困難和問題。

2 檔案收集工作中存在的問題

1.有些檔案人員業務知識不夠全面，對相關法律法規文件學習把握不夠，對本單位制定的文件材料收集范圍即“三合一”制度沒有完全理解，沒有搞清楚哪些文件材料是必須歸檔，因此，部門或基層單位交什么就收什么，沒有做到檔案工作應歸盡歸、應收應收、應管盡管的原則，導致檔案門類不齊全，庫藏不豐富，入庫檔案缺乏行業特色。

2.墨守成規，缺乏與時俱進的精神，檔案部門收集、管理的檔案仍然停留在文書、會計、人事檔案方面，忽略了因計算機技術的廣泛運用和辦公自動化的發展而形成和產生的電子文件、磁性載體材料的收集歸檔。

3.有些同志檔案意識淡薄，主要表現在：有的人認為檔案留在本部門，查閱起來方便，不愿意向檔案部門移交；有的人認為一些比較重要的檔案留在自己手中更安全，交給檔案部門保管反而不放心；還有的人把一些部門留著沒多大用處，丟掉又可惜的材料交到檔案部門來要求幫著保管。

4.有些部門人員認為歸檔立卷是檔案人員的事，和自己沒有關系，把本部門產生、形成的文件材料不經過系統整理，就直接移交給檔案部門。

針對這些問題和現象，我們應該從健全制度入手，使檔案的接收、征集工作有章可循，推動檔案接收、征集工作的順利開展。

3 做好檔案接收、征集工作的幾點思考

1.依法治檔，建立健全歸檔制度。為了適應新時期、新形勢和新的要求，檔案的規范化、現代化管理水平也要不斷提高。完善本單位各類檔案的規章制度，是保證檔案工作規范化的保障。將規范化的檔案管理以制度化的形式明確下來，使得檔案工作有章可循，檔案人員在收集檔案材料時，有較強的針對性，也能得到各部門和單位人員的積極配合，大力提高檔案材料的收準率和收全率。

2.大力宣傳《檔案法》，強化全員檔案意識，樹立“檔案收集、人人有責”的思想。在宣傳的內容和方式上要勇于創新，宣傳檔案工作的歷史、宣傳新時期檔案工作發展目標、宣傳建設“三個體系”的新舉措、宣傳以《檔案法》及其《實施辦法》為核心的檔案法律法規、宣傳檔案工作取得的成績和檔案人員的職業風采等等。采取圖片展、宣傳欄、制作多媒體宣傳片、在局域網上設立專門網站等多種形式進行宣傳，每一位檔案員在接收、征集檔案過程中、在提供檔案借查閱服務時，都可以進行檔案知識的宣傳，把檔案宣傳融入到日常工作的點點滴滴中。全員檔案意識的提高，將有助于檔案接收、征集工作的開展。

3.檔案收集工作開展是否順利，離不開單位領導的重視和大力支持。檔案人員可以邀請領導參加檔案的相關會議和業務培訓，請領導深入檔案管理工作現場聽取匯報，增進單位領導對檔案工作的了解，并將檔案工作中取得的成績、遇到的困難多與領導溝通，獲得領導的重視和支持，對解決檔案收集工作中遇到的困難將發揮巨大作用。

4.建立檔案人員網絡系統。檔案管理工作做得好與不好，可以反映出一個單位的管理水平，而檔案接收和檔案征集是檔案管理工作中最重要的工作環節。各部門和單位要確定一名檔案整理、立卷人員，負責本部門職能活動中產生、形成的文件材料的整理立卷工作；檔案人員要加強檔案收集工作前的業務檢查和監督，做好部門立卷工作業務指導。

5.加強對檔案人員的教育，提高檔案干部隊伍素質。充分認識檔案“存憑、留史、資政、育人”特殊價值，作為檔案事業的一份子，要充滿自豪感、使命感，自覺遵守國家相關法律法規，增強檔案法制觀念、提高檔案意識，加強業務知識的學習，不斷提高檔案管理水平。

檔案管理工作是一項基礎管理工作，涉及到全局工作的方方面面，是每一項工作最終環節，只有全局上下高度重視檔案工作，各立卷部門與檔案部門保持良好的溝通配合，才能真正實現檔案集中統一管理，才能確保案卷質量，才能發揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的特殊作用。