如何完善企業檔案管理工作

岳亮梅

摘 要：本文剖析了當前大時代背景下，企業檔案管理工作進行過程中存在的一些令人堪憂的問題，通過實際工作了解企業現狀并提出了一系列整改措施，總結了檔案管理所需的創新方向，使檔案管理工作能夠順應時代發展的更好。

關鍵詞：檔案管理；對策；信息化

時代飛速發展，檔案管理的工作也不能一成不變，社會中，信息數量漲幅較大，信息需求也逐步提升，信息機構也隨之劇增，檔案機構的實力高低，不僅僅表現在信息量的儲存方面，更表現在信息的實施應用方面。

當今時代，我們必須提高對檔案管理的重視程度，堅持與時俱進，才能開創檔案管理的新局面，適應時代需要，使檔案管理能夠更好地服務于企業，推動社會主義市場經濟的發展。

1 企業檔案管理現狀

1.1 企業不重視

我國經濟正由計劃經濟逐步走向市場經濟，企業檔案管理也正處于由傳統檔案管理制度到現代化檔案管理制度的轉型階段，之前檔案多為文本，受損嚴重，不易查找，資源過度浪費，轉型之后，檔案管理工作人員被撤銷或精簡，大多企業采用信息化的方式對檔案進行歸納與整理，然而行動雖然開始，觀念卻依舊落后，企業重視程度不高，因此檔案整理工作進展速度較慢，甚至無進展。且企業對檔案管理監督不夠嚴格，促使管理工作缺乏成效。

1.2 企業自身條件限制

某些企業經濟發展不景氣，生產狀況處于半停滯或停滯狀態，整個公司維持運轉都很困難，無法顧及檔案管理工作，將檔案工作擱置一旁，不進行整理。

1.3 檔案管理工作者素質偏低

很多企業領導對檔案管理工作不夠了解，對該工作不重視，認為該工作操作簡單，簡便易行，導致大部分檔案管理者文化水平較低，難以對檔案做出完全正確的歸納和分類，使檔案不能有效利用。

2 企業檔案管理工作的作用與性質

根據檔案管理工作的基本性質和主要目的來說，檔案管理工作是一份管理性的、服務性的、政治性的工作，檔案管理產生不了物質財富，也不能被檔案組織機構和個人產生，它是負責歸納和整理其他各部門所形成的歷史文件，所以它是管理性的工作。

檔案管理組織不是個體存在的，它是整個企業管理系統中必不可少的一部分，與企業中其它工作不同的一點是，檔案管理通過提供各類信息來服務企業，檔案管理部門是為了服務其他部門工作而存在的，所以它是服務性的工作。

在任何時期，檔案管理組織都是存在的，為經濟、政治、文化提供服務，國家企業的檔案內容與國家的政治利益和經濟利益有關，所以部分檔案內容需要進行保密，不得輕易查看更不能外泄，所以它是政治性的工作。

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

3 完善企業檔案管理工作所需的措施

現代企業為了滿足時代發展需要，應當樹立新的觀念，完善企業檔案管理制度，認真對待檔案管理工作，檔案規整不是一個部門的事，企業所有成員應共同參與，積極配合，一起做好企業檔案管理。

企業檔案記錄著企業發展史上的成敗得失以及經驗教訓，能為企業未來的發展提供有效的資料，檔案的存在，可以使企業避免以前走過的彎路，提高企業的工作質量和工作效率，是企業整體工作的一個重要組成部分，檔案可以維護歷史的真實面貌，從檔案的管理水平可以反映出一個企業的業績。單位的資源配置取向和模式以及企業今后的發展藍圖由企業經營管理和檔案管理成果綜合決定，做好檔案管理工作，一方面，方便高層領導對企業經營狀況進行了解以及對未來路線的發展做出準確的判斷；另一方面，可以為社會各界提供了解企業發展及經營成果的依據，為企業與各有關方面進行有益合作奠定了堅實的基礎。

在新的時代背景下，做好檔案管理工作，對促進社會經濟的全面發展、提升企業在市場中的競爭力有非常重要的作用，即使是檔案管理，工作人員也應該進行不斷的探索與創新，提高檔案科學管理水平與服務中心的工作能力，為企業和社會提供更多有價值的資源。企業單位也應該加強對檔案管理的重視，部門負責人認真落實體制，將檔案管理列入企業管理的重要日程，與其他工作實行同等待遇，定期召開會議，研究部署工作，而要做到這一點，就必須要有企業領導的支持和認可。

檔案管理意識要進行宣傳，使領導增強對檔案管理工作重要性的認識，檔案最重要的一點就是利用，檔案的利用是檔案管理的直接價值的體現，做好檔案的利用工作，讓檔案實實在在的為企業的中心工作，為領導服務，用事實讓領導信服檔案工作的重要性。

檔案管理工作者的文化素質與檔案管理的水平息息相關，選擇檔案管理工作者不能隨便敷衍了事，但是，檔案工作者的文化素質也不是全部都是高標準、嚴要求，具體情況要具體對待，檔案管理工作者要具備的基本素質有三種：政治素質、文化素質和專業素質。

檔案工作人員必須具備政治素質，要講道德，不為名利，有奉獻精神，檔案工作有一定的機密性和較強的政治性，因此，檔案管理工作者必須守口如瓶，要有很強的保密意識。檔案工作人員一般情況下要有中等以上文化水平，而且要掌握檔案學的基本知識，現在是信息化的時代，檔案管理的設備較多樣化，管理人員的業務知識以及管理操作能力都必須達到一定的條件，傳統的知識已經不能適應新時代，對專業的管理人員也應該進行繼續教育，培養大批人才。

使用電子計算機整理檔案可以使檔案工作更上一階，之前檔案材料從文件的起草到文件的修改、定稿打印、整理歸檔都是用手工抄寫的，運用電子計算機可以使檔案工作變得簡潔有效，這種先進的操作管理技術以及數據化的存儲方式迫切需要檔案工作者熟練掌握和運用，檔案管理數字化是檔案管理發展的必然方向，檔案整理工作繁瑣，勞動強度較大，為了收到事半功倍的效果，必須使用計算機等現代化的手段來整理，這樣也使工作者的休息時間增加，提高了工作效率。

檔案所包含的內容日漸豐富，檔案數量也逐漸增多，檔案種類多樣化，載體多樣化，使得檔案管理方面所產生的矛盾越來越多，迫使檔案管理不斷地進行改革，企業若是不進行改革與創新，就會慢慢地被淘汰，檔案管理也一樣，唯有不斷地尋求突破，使檔案管理充滿生機與活力，滿足企業與社會的需求，檔案工作的創新包括以下幾個方面：

一是機制創新，創新檔案管理機制是檔案管理工作的關鍵與核心，要將檔案工作內容向外擴展，將之前單一的檔案管理發展為集中式的企業信息化檔案管理，檔案管理較為復雜，服務內容又比較廣泛，所以要求完善的機制以作保證。要有相應的創新激勵機制，比如用人機制、獎勵機制、分配機制，勞動技術和貢獻與薪酬掛鉤，營造一種鼓勵創新的工作氛圍，促進檔案工作的良性發展。

二是流程創新，隨著電子信息化技術的不斷深入，傳統的檔案管理方式遭受了嚴重的打擊，急需管理理念與管理技術的大范圍變革，將檔案轉化為數字化的信息儲存，可以快捷、準確的搜索利用，以安全可靠的全新方式，開放的運用于企業中，服務與企業經營、生產等各個方面。

4 結論

信息電子時代有無限的機遇，也有無限的挑戰，檔案管理工作也應緊跟時代的發展，不斷的創新與進步，積極探索，找到最有效的管理方法，同步革新管理工作理念，使檔案管理工作與企業的發展齊頭并進，企業檔案管理工作者也應不斷學習，提高自身專業結構與自己的工作能力，力爭成為綜合型人才。此外，檔案管理工作者應建立檔案共享綠色通道，使企業檔案利用率盡可能達到最大化。

參考文獻

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