如何完善企業(yè)檔案管理工作

岳亮梅

摘 要：本文剖析了當(dāng)前大時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行過程中存在的一些令人堪憂的問題，通過實(shí)際工作了解企業(yè)現(xiàn)狀并提出了一系列整改措施，總結(jié)了檔案管理所需的創(chuàng)新方向，使檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的更好。

關(guān)鍵詞：檔案管理；對(duì)策；信息化

時(shí)代飛速發(fā)展，檔案管理的工作也不能一成不變，社會(huì)中，信息數(shù)量漲幅較大，信息需求也逐步提升，信息機(jī)構(gòu)也隨之劇增，檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)力高低，不僅僅表現(xiàn)在信息量的儲(chǔ)存方面，更表現(xiàn)在信息的實(shí)施應(yīng)用方面。

當(dāng)今時(shí)代，我們必須提高對(duì)檔案管理的重視程度，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能開創(chuàng)檔案管理的新局面，適應(yīng)時(shí)代需要，使檔案管理能夠更好地服務(wù)于企業(yè)，推動(dòng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 企業(yè)不重視

我國經(jīng)濟(jì)正由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)逐步走向市場經(jīng)濟(jì)，企業(yè)檔案管理也正處于由傳統(tǒng)檔案管理制度到現(xiàn)代化檔案管理制度的轉(zhuǎn)型階段，之前檔案多為文本，受損嚴(yán)重，不易查找，資源過度浪費(fèi)，轉(zhuǎn)型之后，檔案管理工作人員被撤銷或精簡，大多企業(yè)采用信息化的方式對(duì)檔案進(jìn)行歸納與整理，然而行動(dòng)雖然開始，觀念卻依舊落后，企業(yè)重視程度不高，因此檔案整理工作進(jìn)展速度較慢，甚至無進(jìn)展。且企業(yè)對(duì)檔案管理監(jiān)督不夠嚴(yán)格，促使管理工作缺乏成效。

1.2 企業(yè)自身?xiàng)l件限制

某些企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不景氣，生產(chǎn)狀況處于半停滯或停滯狀態(tài)，整個(gè)公司維持運(yùn)轉(zhuǎn)都很困難，無法顧及檔案管理工作，將檔案工作擱置一旁，不進(jìn)行整理。

1.3 檔案管理工作者素質(zhì)偏低

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠了解，對(duì)該工作不重視，認(rèn)為該工作操作簡單，簡便易行，導(dǎo)致大部分檔案管理者文化水平較低，難以對(duì)檔案做出完全正確的歸納和分類，使檔案不能有效利用。

2 企業(yè)檔案管理工作的作用與性質(zhì)

根據(jù)檔案管理工作的基本性質(zhì)和主要目的來說，檔案管理工作是一份管理性的、服務(wù)性的、政治性的工作，檔案管理產(chǎn)生不了物質(zhì)財(cái)富，也不能被檔案組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人產(chǎn)生，它是負(fù)責(zé)歸納和整理其他各部門所形成的歷史文件，所以它是管理性的工作。

檔案管理組織不是個(gè)體存在的，它是整個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)中必不可少的一部分，與企業(yè)中其它工作不同的一點(diǎn)是，檔案管理通過提供各類信息來服務(wù)企業(yè)，檔案管理部門是為了服務(wù)其他部門工作而存在的，所以它是服務(wù)性的工作。

在任何時(shí)期，檔案管理組織都是存在的，為經(jīng)濟(jì)、政治、文化提供服務(wù)，國家企業(yè)的檔案內(nèi)容與國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)，所以部分檔案內(nèi)容需要進(jìn)行保密，不得輕易查看更不能外泄，所以它是政治性的工作。

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個(gè)社會(huì)的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì)信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對(duì)局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對(duì)整個(gè)社會(huì)也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實(shí)的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

3 完善企業(yè)檔案管理工作所需的措施

現(xiàn)代企業(yè)為了滿足時(shí)代發(fā)展需要，應(yīng)當(dāng)樹立新的觀念，完善企業(yè)檔案管理制度，認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，檔案規(guī)整不是一個(gè)部門的事，企業(yè)所有成員應(yīng)共同參與，積極配合，一起做好企業(yè)檔案管理。

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)發(fā)展史上的成敗得失以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，能為企業(yè)未來的發(fā)展提供有效的資料，檔案的存在，可以使企業(yè)避免以前走過的彎路，提高企業(yè)的工作質(zhì)量和工作效率，是企業(yè)整體工作的一個(gè)重要組成部分，檔案可以維護(hù)歷史的真實(shí)面貌，從檔案的管理水平可以反映出一個(gè)企業(yè)的業(yè)績。單位的資源配置取向和模式以及企業(yè)今后的發(fā)展藍(lán)圖由企業(yè)經(jīng)營管理和檔案管理成果綜合決定，做好檔案管理工作，一方面，方便高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)經(jīng)營狀況進(jìn)行了解以及對(duì)未來路線的發(fā)展做出準(zhǔn)確的判斷；另一方面，可以為社會(huì)各界提供了解企業(yè)發(fā)展及經(jīng)營成果的依據(jù)，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

在新的時(shí)代背景下，做好檔案管理工作，對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展、提升企業(yè)在市場中的競爭力有非常重要的作用，即使是檔案管理，工作人員也應(yīng)該進(jìn)行不斷的探索與創(chuàng)新，提高檔案科學(xué)管理水平與服務(wù)中心的工作能力，為企業(yè)和社會(huì)提供更多有價(jià)值的資源。企業(yè)單位也應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真落實(shí)體制，將檔案管理列入企業(yè)管理的重要日程，與其他工作實(shí)行同等待遇，定期召開會(huì)議，研究部署工作，而要做到這一點(diǎn)，就必須要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持和認(rèn)可。

檔案管理意識(shí)要進(jìn)行宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，檔案最重要的一點(diǎn)就是利用，檔案的利用是檔案管理的直接價(jià)值的體現(xiàn)，做好檔案的利用工作，讓檔案實(shí)實(shí)在在的為企業(yè)的中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，用事實(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)信服檔案工作的重要性。

檔案管理工作者的文化素質(zhì)與檔案管理的水平息息相關(guān)，選擇檔案管理工作者不能隨便敷衍了事，但是，檔案工作者的文化素質(zhì)也不是全部都是高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，具體情況要具體對(duì)待，檔案管理工作者要具備的基本素質(zhì)有三種：政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。

檔案工作人員必須具備政治素質(zhì)，要講道德，不為名利，有奉獻(xiàn)精神，檔案工作有一定的機(jī)密性和較強(qiáng)的政治性，因此，檔案管理工作者必須守口如瓶，要有很強(qiáng)的保密意識(shí)。檔案工作人員一般情況下要有中等以上文化水平，而且要掌握檔案學(xué)的基本知識(shí)，現(xiàn)在是信息化的時(shí)代，檔案管理的設(shè)備較多樣化，管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及管理操作能力都必須達(dá)到一定的條件，傳統(tǒng)的知識(shí)已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代，對(duì)專業(yè)的管理人員也應(yīng)該進(jìn)行繼續(xù)教育，培養(yǎng)大批人才。

使用電子計(jì)算機(jī)整理檔案可以使檔案工作更上一階，之前檔案材料從文件的起草到文件的修改、定稿打印、整理歸檔都是用手工抄寫的，運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)可以使檔案工作變得簡潔有效，這種先進(jìn)的操作管理技術(shù)以及數(shù)據(jù)化的存儲(chǔ)方式迫切需要檔案工作者熟練掌握和運(yùn)用，檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然方向，檔案整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度較大，為了收到事半功倍的效果，必須使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的手段來整理，這樣也使工作者的休息時(shí)間增加，提高了工作效率。

檔案所包含的內(nèi)容日漸豐富，檔案數(shù)量也逐漸增多，檔案種類多樣化，載體多樣化，使得檔案管理方面所產(chǎn)生的矛盾越來越多，迫使檔案管理不斷地進(jìn)行改革，企業(yè)若是不進(jìn)行改革與創(chuàng)新，就會(huì)慢慢地被淘汰，檔案管理也一樣，唯有不斷地尋求突破，使檔案管理充滿生機(jī)與活力，滿足企業(yè)與社會(huì)的需求，檔案工作的創(chuàng)新包括以下幾個(gè)方面：

一是機(jī)制創(chuàng)新，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制是檔案管理工作的關(guān)鍵與核心，要將檔案工作內(nèi)容向外擴(kuò)展，將之前單一的檔案管理發(fā)展為集中式的企業(yè)信息化檔案管理，檔案管理較為復(fù)雜，服務(wù)內(nèi)容又比較廣泛，所以要求完善的機(jī)制以作保證。要有相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，比如用人機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制、分配機(jī)制，勞動(dòng)技術(shù)和貢獻(xiàn)與薪酬掛鉤，營造一種鼓勵(lì)創(chuàng)新的工作氛圍，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。

二是流程創(chuàng)新，隨著電子信息化技術(shù)的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理方式遭受了嚴(yán)重的打擊，急需管理理念與管理技術(shù)的大范圍變革，將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息儲(chǔ)存，可以快捷、準(zhǔn)確的搜索利用，以安全可靠的全新方式，開放的運(yùn)用于企業(yè)中，服務(wù)與企業(yè)經(jīng)營、生產(chǎn)等各個(gè)方面。

4 結(jié)論

信息電子時(shí)代有無限的機(jī)遇，也有無限的挑戰(zhàn)，檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，不斷的創(chuàng)新與進(jìn)步，積極探索，找到最有效的管理方法，同步革新管理工作理念，使檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展齊頭并進(jìn)，企業(yè)檔案管理工作者也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)結(jié)構(gòu)與自己的工作能力，力爭成為綜合型人才。此外，檔案管理工作者應(yīng)建立檔案共享綠色通道，使企業(yè)檔案利用率盡可能達(dá)到最大化。

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