信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略

薄謝軍

摘 要：伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作逐漸由計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行，這大大提高了檔案管理工作的工作效率，伴隨著工作效率的提高，也同時(shí)帶來(lái)了一些消極影響，為了促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息管理所帶來(lái)的巨大影響，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度，促進(jìn)檔案管理的系統(tǒng)化，文章將針對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新策略這一話題展開(kāi)討論。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新策略

1 信息時(shí)代下檔案管理工作存在的一些問(wèn)題

伴隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用于人類(lèi)生活，檔案管理工作也逐漸被計(jì)算機(jī)所取代。為了適應(yīng)這一現(xiàn)狀，廣大科研工作者對(duì)檔案管理軟件的研發(fā)力度逐漸增強(qiáng)。這也導(dǎo)致了一些先進(jìn)計(jì)算機(jī)軟件的誕生，這為檔案管理工作的進(jìn)行帶來(lái)巨大便利。檔案管理工作逐漸形成一定的系統(tǒng)，基本上能夠滿足當(dāng)前檔案管理工作的需求，然而當(dāng)中存在的一些問(wèn)題仍然給檔案管理工作信息化帶來(lái)很多困擾，為了促進(jìn)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，下文將針對(duì)信息時(shí)代下檔案管理存在的問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)分析。

1.1 檔案管理工作的保密性和安全性存在一定缺陷

信息時(shí)代檔案管理需要很高的信息技術(shù)要求，很多單位的信息系統(tǒng)不過(guò)關(guān)，導(dǎo)致很容易被入侵，這對(duì)檔案管理工作帶了很大的困擾。電子檔案具有一定的可更改性，即使被更改，所形成的痕跡也可以被很好的被消除，這就對(duì)檔案的完整性和安全性造成很大的威脅。很多掌握先進(jìn)信息技術(shù)的不法分子，為了獲取非法利益，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息篡改、盜竊，使得檔案管理信息化面臨很大的困擾。而且，由于不可控因素的干擾，計(jì)算機(jī)很容易遭遇到網(wǎng)絡(luò)病毒，網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓，造成電子檔案的丟失、損壞，為檔案管理帶來(lái)許多麻煩。而且利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理，需要管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)能力，如果計(jì)算機(jī)技術(shù)不過(guò)關(guān)，就會(huì)導(dǎo)致很多操作上的問(wèn)題，使得檔案文件在存檔或者使用過(guò)程中發(fā)生損壞，這也會(huì)對(duì)檔案的完整性造成威脅。

1.2 檔案管理工作沒(méi)有形成一完善系統(tǒng)

信息時(shí)代檔案管理工作需要形成完善的系統(tǒng)，只有在完善系統(tǒng)模式的規(guī)范下，檔案管理工作才能夠有序的進(jìn)行。電子檔案具有一定的復(fù)雜性，而且存儲(chǔ)方式多樣，這樣更能體現(xiàn)出創(chuàng)建管理系統(tǒng)的重要性。但由于信息時(shí)代的迅速到來(lái)，導(dǎo)致不同單位的信息系統(tǒng)創(chuàng)建程度不同，網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建形式有存在一定的差距，在層次上也存在很大差別，這就使得不同單位在檔案信息資源共享上存在一定的問(wèn)題。還有部分其他因素的影響，使得不同單位的檔案管理模式存在很大的不同，檔案著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件的可移植性相對(duì)較差。因此要想檔案管理工作處于一個(gè)規(guī)范的程度，必須促進(jìn)檔案管理信息系統(tǒng)的完善，以一個(gè)較為合理的檔案管理信息系統(tǒng)作為標(biāo)準(zhǔn)，然后再全國(guó)范圍內(nèi)使用，雖然這樣在一定程度上制約了檔案管理模式的發(fā)展，但使得檔案管理趨于規(guī)范化，避免了很多檔案信息的損壞、遺失問(wèn)題。

1.3 檔案管理人員不具備一定的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

很多單位的檔案管理人員由于不熟悉信息檔案管理流程、缺乏一定的信息梳理能力、網(wǎng)絡(luò)操作存在缺陷等原因，使得檔案管理工作很容易出現(xiàn)問(wèn)題。這些問(wèn)題使得檔案管理工作信息化始終無(wú)法進(jìn)入正軌。只有既具有檔案管理能力又具有計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才才能滿足信息檔案管理的要求，各單位在進(jìn)行檔案不管理信息化的過(guò)程中一定要加強(qiáng)對(duì)工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的重視。還要對(duì)工作人員的道德素養(yǎng)進(jìn)行培養(yǎng)，沒(méi)有良好品質(zhì)的支持下，也無(wú)法進(jìn)行檔案管理工作。

1.4 檔案管理軟件缺乏一定的創(chuàng)新

信息時(shí)代檔案管理工作的進(jìn)行依賴于各種各樣的檔案管理軟件，一個(gè)好的檔案管理軟件對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展具有很大的促進(jìn)作用，已有的檔案管理軟件還存在著一定的問(wèn)題，或者缺乏一定的通用性，很多小單位由于缺乏一定的資金支持，所以無(wú)法建立完善的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理流程也存在很大問(wèn)題。檔案管理軟件的通用性對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作具有重要意義。現(xiàn)在的檔案管理軟件無(wú)法滿足檔案管理與電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公室系統(tǒng)一體化的要求，因此需要對(duì)當(dāng)前的檔案管理軟件進(jìn)行一定創(chuàng)新，在提高檔案管理軟件通用性的基礎(chǔ)上降低檔案管理軟件的成本。各檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)類(lèi)型不同、各自開(kāi)發(fā)的檔案管理軟件不同，這嚴(yán)重降低了檔案信息的共享性，制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。

2 提高檔案管理信息化進(jìn)程的創(chuàng)新策略

檔案管理工作的信息化已經(jīng)成為時(shí)代不可更改的趨勢(shì)，為了適應(yīng)信息時(shí)代到來(lái)的這一趨勢(shì)，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的重視，創(chuàng)建完善的檔案管理信息系統(tǒng)，并通過(guò)各種方法來(lái)促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化，已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理部門(mén)額重點(diǎn)工作。上文中針對(duì)當(dāng)代檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)存在的問(wèn)題展開(kāi)詳細(xì)分析，只有針對(duì)這些問(wèn)題采取一定的策略，才能促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程。下文將針對(duì)提高檔案管理的信息化策略展開(kāi)討論。

2.1 提高檔案資源的信息化程度

檔案管理工作信息化的主要目的是為了更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案資源的價(jià)值得到最大的發(fā)揮，因此為了加快這一進(jìn)程，必須加強(qiáng)檔案資源的信息化程度。將一系列的文字檔案、圖紙檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，這是檔案管理信息化比較基礎(chǔ)的工作。利用先進(jìn)的信息技術(shù)，提高檔案的信息化進(jìn)程，這一過(guò)程相對(duì)比較繁雜，因?yàn)闄n案信息存儲(chǔ)量比較大，所以必須有計(jì)劃。分批次的進(jìn)行，不然很容易造成檔案資料的遺失、損壞。在實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化的過(guò)程中，可以進(jìn)行檔案、文件一體化管理，因?yàn)橛械臋n案文件具有一定的歷史價(jià)值，無(wú)法用電子信息所取代。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資源的共享，可以提高檔案資源豐富度，實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)，在這一過(guò)程，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的多處備份，有效解決了檔案資源的遺失、損壞問(wèn)題。

2.2 積極建立完善的檔案管理安全保障體系

檔案資源適當(dāng)對(duì)其他資源而言比較重要的一項(xiàng)資源，因此在創(chuàng)建檔案管理信息系統(tǒng)時(shí)必須建立相應(yīng)的檔案管理安全保障體系，這一體系可以圍繞兩方面來(lái)展開(kāi)：一是檔案信息的存儲(chǔ)安全，二是檔案信息的使用安全。在檔案信息存儲(chǔ)過(guò)程中，必須保證檔案信息不被損壞、丟失，可以對(duì)系統(tǒng)設(shè)置一定的使用權(quán)限，即除了相關(guān)工作人員，其他人不得進(jìn)行檔案信息的翻閱，還有就是信息備份，這樣即使檔案損壞，可以確保信息沒(méi)有丟失。任何人在使用檔案資源時(shí)，必須進(jìn)行人為的登記，獲得許可才可以調(diào)閱檔案，即使檔案出現(xiàn)問(wèn)題，也可以根據(jù)記錄查找相關(guān)責(zé)任人。為了應(yīng)對(duì)網(wǎng)上黑客等威脅，可以建立一定的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控系統(tǒng)、使用最新版本的殺毒軟件。

2.3 努力提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作信息化的重要實(shí)施者，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的中堅(jiān)力量。因此檔案管理人員的素質(zhì)必須得到很大提高，才能滿足時(shí)代發(fā)展對(duì)人的要求。為了提高檔案管理的信息化進(jìn)程，必須提高檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)職業(yè)素養(yǎng)，使工作人員既具有檔案管理的相關(guān)能力，又具備相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)技術(shù)。只有真正掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的高素質(zhì)人才，才能夠促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，所以要加強(qiáng)對(duì)工作人員的計(jì)算機(jī)能力培養(yǎng)，當(dāng)然，也要進(jìn)行一定的道德素質(zhì)培養(yǎng)，培養(yǎng)他們高強(qiáng)度的責(zé)任感，不會(huì)為了一些非法利益，而進(jìn)行檔案資料的偷盜。

3 總結(jié)

檔案管理信息化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的一項(xiàng)趨勢(shì)，各檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的重視，積極創(chuàng)建完善的檔案信息管理系統(tǒng)。不斷改正檔案信息管理存在的一些問(wèn)題，為促進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程采取各種有效措施，努力實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]蘇立群.對(duì)信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的探析[J].考試周刊，2014，（18）：114-115.

[2]畢偉娟.解析信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新方法[J].黑龍江史志，2015，（13）：90.

[3]陳英.淺析信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，（15）：141.

[4]陳瑾.淺談信息時(shí)代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].中國(guó)科技投資，2016，（18）：232-232.

[5]張貴芬.淺談信息時(shí)代檔案管理中的保密工作[J].中小企業(yè)管理與科技，2013，（36）：50-51.