關于文書檔案管理的創新研究

范明霞

摘 要：要構建高效的企業單位發展體系，就必須強化相關的檔案管理，提高檔案管理工作的效率，有助于企業單位規范化發展。本文從具體的管理角度出發，探討在新時期下文書檔案工作存在的問題及優化的改進策略，以此來促進企業單位的和諧發展。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；企業單位

企業單位要真正重視文書檔案的管理，提出明確要求，制定具體措施，在財力、人力、物力方面予以大力支持，根據社保的具體計劃制定檔案管理任務指標，落實好責任。企業單位要把對文書檔案管理工作作為一項工作重點來抓，積極幫助檔案管理部門制定切實可行的管理計劃，讓單位能掌握準確的文書數據，不斷完善對企業的服務體系，加強各部門之間的協作，為幫助企業單位檔案管理提供良好的基礎。

1 文書檔案管理存在問題

（一）缺乏明確目標和規劃

目前很多企業單位檔案部門其文書檔案管理工作還沒有形成系統化的目標，沒有科學的規劃，更多的是工作的堆砌或只是簡單進行檔案分類，工作的安排不合理不科學。此外，對文書檔案管理的理解還不到位，缺乏科學的管理方法，其工作內容不夠全面不夠詳細，弱化了檔案管理部門對進企業單位工作的推動作用，沒有徹底起到關系管理工作的科學作用。

（二）沒有建立科學完整的操作手冊

目前很多企業單位檔案管理并沒有制定執行標準，相關從業人員沒有科學的指引，而且目前大部分還是依靠人手錄入數據的相識進行檔案管理工作，其次，在檔案過程過程中容易出現主觀性過強、經驗主義過于明顯等現象，使文書檔案管理工作缺少了科學指導，導致在檔案管理處理時缺少事前、事中、事后的科學系統的處理流程，相關工作缺少標準，一旦出現問題，就會出現只是憑領導的個人經驗和感覺進行處理的現象，往往與實際情況相差甚遠，導致文書檔案管理效果不佳。

（三）管理部門人員素質不高

要想跑得快，全靠車頭帶。領導的素質會對一個文書檔案管理工作作風和工作效率產生重大而深刻的影響。很多企業單位檔案管理部門都出現工作作風松懈、責任意識不強，對檔案管理訴求反應不敏感，處理不及時，或者缺乏綜合的素質，對上級的政策只是領悟不深、執行不力。大部分的檔案管理部門墨守成規、思維僵化，不會靈活處理問題；有的甚至脫離實際，沒有深入調研了解文書檔案管理實際情況，全憑主觀的意識來做出決策。

（四）檔案機構的設置不完善

大部分企業單位在檔案管理系統是一個封閉的管理系統，自上而下等級森嚴，管理層次過多導致了文書檔案信息的傳遞效率不高，信息傳遞遲緩，渠道不夠暢通。一些信息的傳遞出現了扭曲和時效性不夠重視的問題。這導致了上層的意志和政策往往得不到有效的執行，一些反饋機制也不健全，管理的幅度過于寬泛導致的是企業單位文書檔案的效率極其低下。

（五）激勵、用人機制不健全

對企業單位文書檔案管理機構而言，人才的重要性也同樣不言而喻。現階段，一些激勵機制和人才挖掘機制不夠健全，加之檔案管理工作枯燥，往往對職業的興趣銳減，工作沒有動力和熱情，這影響了行政機關工作人員的工作效率和人員的素質。一些企業的文書檔案人員的工作作風粗暴，嚴重影響了企業工作正常進行，冗雜多余而且效率低下。

2 文書檔案管理的創新建議

（一）建立合理的文書檔案管理制度

企業單位檔案工作必須設定完善的管理制度，用嚴格規章制度來幫助企業單位社保的完成，讓檔案管理做事有章可循，有據可依。其檔案管理制度就要求根據當地企業單位具體情況制定出合理的規章制度，使文書檔案管理高效的順利的完成。企業單位在制定文書檔案管理制度時，必須要考慮到企業發展特點以及現實情況，制定出一個符合實際的檔案管理模式，避免受企業單位的不良作風影響，一方面要有益于領導工作的規章制度，另一方面也要符合下級檔案管理員工的要求的制度，要深刻明確文書檔案管理制度是為企業整體服務的，不是為某一個部門或者個人。

（二）制定電子化檔案管理流程

在企業單位發展管理中，要利用現代的管理工具來對文書檔案進行管理。一方面管理人員要不斷提高自身的信息化和管理水平。社會的現代化不斷推進，檔案管理人員要要跟上社會的發展，會用現代工具來處理文書檔案管理中的問題，提高工作效率，要及時掌握新的管理模式，不斷的學習。例如可以建立電子化管理。隨著互聯網技術的普及，管理信息系統越來越滲透到各部門的管理之中，這對提高整個文書檔案管理效率有重要的意義，需重視辦公設備與辦公系統的更新與換代，制定從上至下電子化的管理流程，運用現代網絡技術的優勢高效辦公，利用大數據庫的優勢特點將企業單位社保的數據準確分類歸檔，實施動態管理、及時更新，計算機網絡系統是一個整體，可以充分整合各類資源，這樣就大大提高了檔案管理的辦事效率，真正實現了電子化、系統化的辦公。

（三）提高檔案管理人員的素質

文書檔案管理的工作非常復雜的，在檔案管理部門工作的人員每天都要面對很多復雜的事情，但他們在檔案管理中的作用是不可替代的，起到一個橋梁作用。但隨著企業單位事務及員工人數增多，就需要檔案管理人員要有很好的專業素質、心理素質、能力等各個方面的素質。隨著社會不斷發展，同樣也要求檔案管理人員能根據企業單位工作的變化和發展不斷的提高自身素質，做到與時俱進，從企業角度與考慮問題，為檔案管理部門的發展做出貢獻。

（四）優化檔案管理組織結構設置

檔案管理機構設置不合理是大多數企業單位單位面臨的問題，結構繁瑣、人員冗雜在一些單位檔案管理部門中大量存在，而這就會導致文書檔案工作效率低下。因此，必須在滿足企業單位工作合理運轉的情況下，適當調整檔案管理組織結構，裁撤部分效率低下人員，明確檔案管理部門職能，制定組織結構圖與工作流程圖，明確責任，落實到人，合理設定管理層級，簡化審批程序，明確上級責任人，明確界定各部門職責、劃清責任，不能出現一個問題檔案管理部門互相扯皮的現象。

（五）強化競爭意識，完善激勵制度

引入競爭機制、激勵機制，獎勵優秀、淘汰落后，樹立危機意識，建立合理的文書檔案管理考核機制，引進先進的管理思想、管理人才，強化管理職能，充分調動廣大文書檔案管理人員的工作積極性，對文書檔案管理與任用實行任人唯賢、監督的方法，強化文書檔案管理機制，實行責任制、權利與義務對等，將個人的晉升、獎金福利與業績、政績結合起來，完善文書檔案管理規章制度、人事晉升制度，實現管理標準化。將工作效率的提升列入文書檔案評定獎勵的范圍，將時間管理的理念落實到日常的文書檔案管理行為習慣上，從根本上提高單位人員的時間意識、效率意識，培育積極向上、勇于實干的文書檔案管理工作作風與氛圍，建成一支高效負責的文書檔案管理隊伍。

3 結語

總而言之，提高文書檔案管理工作效率是深化企業單位體制改革的重要組成部分，也是檔案管理中最重要的工作內容。檔案管理部門的管理效率直接影響企業權益，檔案管理的重要性必須引起各級單位的高度重視。造成文書檔案管理存在問題的原因是多方面的，所以必須運用多種手段，借鑒科學的管理制度與方法，標本兼治才能切實改善文書檔案管理效率上存在的問題。

參考文獻

[1]姜明周. 做好鎮村檔案工作為新企業單位發展服務——以甘州區上秦鎮檔案工作為例.2009 年甘肅省檔案工作者年會論文集，2009.