基于知情權(quán)的人事檔案管理問題探究

摘 要：當(dāng)前人事檔案的管理越趨嚴(yán)格和規(guī)范，同時也存在人事檔案當(dāng)事人知情權(quán)的保障問題。本文從人事檔案知情權(quán)的涵義入手，結(jié)合人事檔案知情權(quán)的現(xiàn)狀和人事檔案知情權(quán)的保障依據(jù)提出了具體對策，以保障公民人事檔案知情權(quán)的實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；知情權(quán)；實現(xiàn)；探究

人事檔案是對公民自然情況、教育背景、社會經(jīng)歷、現(xiàn)實表現(xiàn)和能力特長等方面的記錄和反映，是社會、組織或用人單位對個人作出評價的重要依據(jù)?？梢?，人事檔案與公民個人的工作和生活息息相關(guān)。但就現(xiàn)行的人事檔案管理規(guī)定，公民卻無權(quán)查閱本人檔案，無法了解檔案記載的內(nèi)容，也就限制了人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用。因此，公民應(yīng)當(dāng)有對本人人事檔案的部分材料內(nèi)容有一定的知情權(quán)。

1 人事檔案知情權(quán)的涵義與內(nèi)容

1、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)涵。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來已被查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。而人事檔案的知情權(quán)則主要是指公民合法擁有對本人人事檔案材料內(nèi)容狀況及其保管利用情況等知曉的權(quán)利。個人人事檔案是公民個人信息的重要組成部分，人事檔案知情權(quán)應(yīng)屬于公民知情權(quán)的范疇。

2、人事檔案知情權(quán)的主要內(nèi)容：第一，當(dāng)事人對自己人事檔案中自己填寫的內(nèi)容，用人單位、組織部門對自己各方面的評價意見、鑒定結(jié)果等內(nèi)容信息的知情權(quán)；第二，當(dāng)事人對自己人事檔案的管理狀況及被利用狀況。其中，管理情況包括：本人人事檔案所歸屬的管理部門、現(xiàn)保存地、保管狀況等；被利用情況包括：查閱本人人事檔案者、利用目的、利用時間、查閱內(nèi)容、查閱結(jié)果、利用者評價等。

2 人事檔案知情權(quán)的現(xiàn)狀

1、公民的人事檔案知情權(quán)重視不夠。目前，由于我國對人事檔案的知情權(quán)并沒有得到廣泛的宣傳，因此公民對本人的人事檔案信息的知悉和保護(hù)意識還很薄弱，甚至是思想上根本談不上保護(hù)的意識。雖然人事檔案中的部分材料是公民本人親自填寫的或者是需要本人簽字確認(rèn)的內(nèi)容，可是事實上仍有相當(dāng)部分的內(nèi)容，是組織對本人情況的如實記錄，還有如鑒定、考核和考察材料以及政審材料都是本人只知道結(jié)果，不知道全部過程和具體內(nèi)容，甚至有些信息可能存在錯漏，卻被直接歸檔，本人根本沒接觸過，當(dāng)真正利用時，已是對本人工作生活受到直接影響。由此可見，若公民本人不清楚這些信息的來源，結(jié)果是相當(dāng)可怕的。

2、人事檔案管理體制不健全。由于公民對人事檔案知情權(quán)的認(rèn)識不足和理解不夠深入，用人單位對人事檔案管理工作也缺乏重視，諸如在人事檔案工作人員在專業(yè)素質(zhì)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、晉升機(jī)會、工作態(tài)度等方面重視不夠。特別是人事檔案管理工作人員不加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，一味地還是進(jìn)行機(jī)械式的管理，管理檔案內(nèi)容實現(xiàn)不了數(shù)據(jù)化形式，致使這項工作跟不上信息時代發(fā)展的需求。也是正因為對這項工作的忽視，導(dǎo)致了很多資料不能及時歸檔，信息不能及時更新，也導(dǎo)致了一些所謂的“棄檔”和”死檔“的日益增多。

3、對人事檔案信息資源的開發(fā)利用率低。人事檔案一般是由用人單位的組織人事部門、勞動部門以及人才流動服務(wù)中心等負(fù)責(zé)管理，現(xiàn)在我國檔案行政部門對檔案管理工作還缺乏有效的指導(dǎo)和監(jiān)督，使檔案管理工作無法取得實質(zhì)的成效，這就導(dǎo)致了檔案需求人無法對檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的獲取。大多數(shù)公民都認(rèn)為，只有在工作調(diào)動的時候時才會用想到要用到人事檔案的，而真正用于人才的選拔、培養(yǎng)開發(fā)、人才分配等方面的內(nèi)容卻少之又少，還沒充分發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價值作用。

3 人事檔案知情權(quán)的保障依據(jù)

1、法律上的保障。從法律上看，雖然我國憲法中并沒有明確規(guī)定公民人事檔案的知情權(quán)，但知情權(quán)的理念與精神在憲法中始終有所體現(xiàn)?！吨腥A人民共和國憲法》第二條規(guī)定“中華人民共和國的一切權(quán)利屬于人民”，既然人民是一切權(quán)利的所有者，那人民自然就享有知情權(quán)。人事檔案是伴隨人們一生的個人信息記錄，無疑屬于憲法保護(hù)的知情權(quán)范疇?，F(xiàn)行的《中華人民共和國政府信息公開條例》標(biāo)志著我國政務(wù)信息公開從此進(jìn)入了“有法可依”時代，并為保障公眾對公共信息的知情權(quán)提供了法律依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，人們維權(quán)意識的增強(qiáng)，保障人事檔案知情權(quán)，也是必然的發(fā)展趨勢。

2、事實上的保障。從人事檔案組成內(nèi)容上看，《干部檔案工作條例》將每份人事檔案材料分成十個類別，主要內(nèi)容包括履歷材料、自傳材料、鑒定及考核材料、學(xué)歷和專業(yè)技術(shù)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工作及職務(wù)等材料和可供組織參考的其他材料。這些材料中，部分是由本人親自填寫，有的是由本人填寫后組織蓋章認(rèn)可的，還有的是組織根據(jù)本人情況如實進(jìn)行記錄填寫，只有少數(shù)材料本人只知道結(jié)果但不知道具體內(nèi)容。因此，公民具有人事檔案知情權(quán)的事實的保障基礎(chǔ)。

4 實現(xiàn)人事檔案知情權(quán)的途徑

1、加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，增強(qiáng)公民保護(hù)人事檔案知情權(quán)的意識。公民不重視本人人事檔案的保護(hù)，歸根結(jié)底是不清楚人事檔案對本人的重要性，同時也與傳統(tǒng)人事檔案管理體制有關(guān)。組織人事部門、勞動部門、檔案管理部門等單位要全力加強(qiáng)公民對本人人事檔案知情權(quán)的宣傳力度。在人事檔案材料的收集過程中，要向公民宣傳材料歸檔范圍，使公民清楚自己的檔案里有些什么內(nèi)容，自己要提供哪些材料是對自己有影響的，并且要讓公民清楚用人單位對自己人事檔案的利用對自己是能夠解決實際問題的，如升學(xué)就業(yè)、工作調(diào)動、檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管等方面。

2、修改和完善相關(guān)法律、法規(guī)，依法保障公民人事檔案知情權(quán)。雖然我國憲法明確保護(hù)公民的權(quán)利，可是對公民人事檔案知情權(quán)的保護(hù)卻是不夠明確。當(dāng)公民這方面的權(quán)利受到侵害時，公民無法通過相關(guān)法律來保護(hù)自己的權(quán)利。所以，必須修改和完善現(xiàn)有的檔案法律和人事檔案法規(guī)，保證公民可以合法地查閱本人人事檔案。當(dāng)公民提出要使用本人人事檔案時，必須要嚴(yán)格審核使用程序，對用檔過程務(wù)必全面監(jiān)督，增加使用的透明度。

3、加強(qiáng)人事檔案管理工作制度，有效保障人事檔案知情權(quán)。單位要重視檔案管理工作，要選擇工作責(zé)任心強(qiáng)、愿意守護(hù)著這一片清貧凈土的管理人員，嚴(yán)格杜絕松懈的工作態(tài)度、不規(guī)范不合法的檔案操作，不斷完善人事檔案管理規(guī)章制度，從最大限度地杜絕人事檔案材料的作假行為或歸檔疏漏等現(xiàn)象的出現(xiàn)。同時，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)、獎懲措施、職稱晉升等待遇，保證人事檔案的完整性、真實性、權(quán)威性、信用度、有效性，切實有效地保障公民對本人人事檔案真實情況知悉的權(quán)利。

4、加強(qiáng)人事檔案管理信息系統(tǒng)化管理，促進(jìn)人事檔案信息資源共享。在社會主義市場經(jīng)濟(jì)條件下，人才的合理流動性日益加強(qiáng)，已成為不可阻擋的社會發(fā)展趨勢。因此，加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)化建設(shè)是加快人事檔案管理信息化進(jìn)程的有效手段。在人事檔案管理中利用電子化技術(shù)，建立人事檔案電子信息數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)各單位之間的配合與協(xié)作，實現(xiàn)資源共享，促進(jìn)人事檔案信息化管理效率。

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作者簡介

陳雪云（1975-），女，廣東遂溪，廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，大學(xué)本科，中級，研究方向：人事檔案管理。