以數據資源共享服務平臺建設促進高職管理創(chuàng)新新局面

李文強+辛憲章

摘 要：隨著信息技術的高速發(fā)展，信息化管理技術無疑是高校工作日程中的常用手段。2002年起，清華大學、中山大學等國內知名高校相繼啟動數字校園建設，歷經十多年的建設，取得了一定的成績。作為高校一部分的高職院校，在近些年高職政策利好的發(fā)展中，已開發(fā)建立眾多系統(tǒng)（包括人事系統(tǒng)、學生系統(tǒng)、招生管理、OA管理、資產系統(tǒng)等），為高職數字化發(fā)展奠定了一定的基礎，但在一定時期的使用過程中，逐步出現數據不銜接、數據交換困難、無法進行全盤數據統(tǒng)計等“信息孤島”現象。建立高職院校數據資源共享服務平臺將成為解決“信息孤島”現象的良方。

關鍵詞：數據資源；共享服務平臺；創(chuàng)新

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A

一、高職院校平臺建設現狀

1.各自運行，數據片面

按照國家、省市相關要求，大連職業(yè)技術學院（以下簡稱“我院”）需要報送的數據較多，如辦公室負責的遼寧省高等教育基層統(tǒng)計報表、日常校內外需求的各類數據等；人事處負責的遼寧省高等學校教職工管理信息系統(tǒng)、人事年度報表、工資年度報表等；教務處負責的高等職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數據采集等以及其他部門報送的或需求的各類數據。

這些數據大多需要在人工幫助下進行匯總統(tǒng)計，然后由各部門（單位）報送，不考慮其他部門所報送的相關數據信息，出現統(tǒng)計口徑不一、數據出口不一的現象，最終導致學校統(tǒng)一的數據失去了唯一性，存在數據片面性。

2.查詢復雜，難以為決策提供依據

我校各平臺建設較早，平臺內的統(tǒng)計功能并不完善，在數據需求中，經常需要人工統(tǒng)計，而統(tǒng)計過程中難免出現統(tǒng)計失誤，導致提供的數據存在問題。在全盤多方位涉及部門較多的決策中，通常出現各家數據各家統(tǒng)計，然后手工匯總的情況，這樣在準確性、時效性上就會產生較大的問題。

3.電子數據過少

信息化高速發(fā)展的今天，電子數據已必不可少。但各系統(tǒng)均以數字或文字體現，這樣的數據難以在當下成為主流，電子數據將成為信息收集的重點。

4.材料報送，佐證反復提交

我校在教學、科研、職稱評審等工作中，需要教師提供相應的報名表及佐證，反復提交相關佐證，產生了極大的浪費。

二、高職院校平臺建設研究意義

1.信息整合，保證數據唯一

建立高職院校數據資源共享服務平臺已成為數字化校園建設必不可少的一部分，通過數據資源共享服務平臺，整合各數據平臺中的相關數據，收集平臺以外的學校相關信息，統(tǒng)一整理后再進行數據的使用，可以大幅度提高數據的準確性，保證相關數據的唯一性。

2.全盤統(tǒng)籌，電子分析

信息化進展到如今，電子分析已日趨明顯。將全校的相關信息收集在一起后，進行有效的數據統(tǒng)計分析，可以大大提高工作效率，保證數據的準確性，為學校的發(fā)展、領導的決策提供了依據。

3.電子佐證，利用廣泛

電子數據的收集，是對學校發(fā)展歷史的記載，是學校各類評審的有力證明。將學校的電子圖片信息（如各級各類獲獎證書、合作企業(yè)信息、學位等證書、社會實踐等材料）予以收集，今后建立學校校史館、學校各類課件制作、評審等均將以電子信息的形式予以提供，十分便捷。

4.綠色環(huán)保，減少浪費

各獨立平臺是相關職能部門在調研的基礎上，通過招標等方式予以建立，所以各平臺間在技術層面不一致，在后期的技術服務等方面尚未統(tǒng)一，技術服務費用較高。

在學校各類評審中，通過授權的形式，給出相應的查閱權限，可以完成電子評審的相關環(huán)節(jié)，減少佐證材料的復印次數，避免浪費，且提高了環(huán)保的效果。

三、高職院校平臺建設解決途徑

1.架構模式

大多數學校將數據資源共享服務平臺建設放在學校信息技術服務中心，通過信息服務中心完成相關業(yè)務的交換、管理、信息報送工作。但筆者認為，數據資源共享服務平臺建設應重在后期數據的使用，信息服務中心應負責完成技術支持工作，數據的收集、整理、使用與管理應由相應的管理職能部門來負責。

隨著時間的推移，數據資源共享服務平臺中的數據將成為學校發(fā)展的歷史數據，而這些歷史數據恰恰與學校檔案館相關的職能吻合，如將數據資源共享服務平臺與學校檔案館相關數據相接軌，形成數據（檔案）中心，這樣既完成了數據資源共享服務平臺的使用，又突顯了日常的使用效果，也形成了電子檔案，對學校檔案發(fā)展起到了重要作用。

2.路徑設計

數據資源共享服務平臺的建設，將本著整合數據資源，使數據準確、簡單易用的思路進行前期的建設，各分平臺將由各職能業(yè)務處（室）進行管理，平臺以外的數據信息將統(tǒng)一進行收集、整理，以期達到使數據的涵蓋面較寬廣的目的。數據收集后，通過相關數據庫軟件進行整理、匯總，根據業(yè)務，經申請后，通過授權的方式進行使用，減少浪費，輕易實現最終查閱的目的。

3.維護管理

數據資源共享服務平臺的建設，是學校層面數字化校園建設得一部分，只有充分地利用與嚴格地管理學校數據資源才能為學校的發(fā)展提供有效的基礎保證。

（1）提高認識，加大數據維護力度。數據資源共享服務平臺的前期建設難度較大，平臺的開發(fā)建設需要大量的基礎數據，而這些基礎數據來源于每一位教職員工、每一位學生、各部門掌握的信息數據，在數據的收集中，可能會導致數據源擁有者產生抵觸情緒，但此項工作前難后易，建成后將大大提高使用人員的便利。只有學校高度重視，工作人員耐心講解，才能將數據有效地收集，為平臺的投入使用奠定基礎。

（2）改變方式，提升教師數據報送主動性。在原管理模式下，當教師學歷、學位、科研信息等出現變化時，教師缺乏主動性，通常由相關業(yè)務處（室）的人員收集相關紙質材料進行保存。數據資源共享服務平臺建成后，各類申報、評審等均將以平臺中數據為準，不予更改。因涉及人員切身利益，教師對此的重視程度會增強，被動收集轉變?yōu)橹鲃犹峤唬L此以往，數據平臺中的相關信息必將成為最準確的。

（3）重視數據管理，保證網絡安全。數據資源共享服務平臺是學校各項業(yè)務發(fā)展中數據的集中營，龐大的數據將為學校的發(fā)展決策做出依據和保證。但隨之而來的數據安全問題將成為數字化校園建設的重中之重，這就要求學校加大網絡安全保證，提高管理人員素質，避免數據的外流。

數據資源共享服務平臺建設不是一朝一夕的工作，要做好打持久戰(zhàn)的準備，前期的建設需要各類數據的收集、整理；后期平臺的使用是一個長久性的、不間斷的更新與管理工作。如果數據資源共享服務平臺建而不用，那么建成的平臺只是流于形式，沒有任何的意義；如果數據資源共享服務平臺管理不到位，那么將出現嚴重的數據安全問題。如果將數據平臺建設好、利用好、管理好，數據資源共享服務平臺將記錄高等職業(yè)教育的發(fā)展史，對高等職業(yè)教育學校的發(fā)展有著重要的意義。

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