肇慶市新醫改時期檔案管理工作探討

曾火蘭

摘 要：隨著新醫療體制改革的不斷深入，給醫院檔案管理工作也提出了新的要求與挑戰。在整個的醫院管理工作中，檔案的管理工作發揮了的作用，已經成為了不可替代的一個工作內容和部分。本文闡述了新醫改形勢下檔案管理在醫院發展中的重要性、目前存在的問題以及有效提高檔案管理水平的途徑。

關鍵詞：新醫改；檔案管理；醫院

檔案管理是醫院基礎管理的重要組成部分，隨著現代社會的為斷發展和進步，醫院在新醫改環境下，醫療服務水平的提升成為醫院發展的必要要素，這對于醫院管理工作開展提出了更高的標準。因此，醫院在改革的過程中面臨著挑戰和問題，亟需相關的醫院管理人員加強對醫院的檔案管理工作，充分地意識到檔案管理這項工作的重要意義和作用。加強檔案管理的開發利用，積極發揮自身的作用和價值，對于提高醫院整體管理水平具有重要的促進作用。作為醫院管理工作中十分關鍵的一個環節，檔案管理已經受到了社會越來越多的重視。已經成為醫院管理者所面臨的重要問題。

1 新醫改下醫院檔案管理在醫院發展的重要性

在信息化時代的大背景下，做好醫院檔案管理工作，是建設“互聯網+”健康醫療的重要前提。醫院檔案工作是醫院持續發展的需要，是提高醫院醫療護理服務工作質量必不可少的一項工作[1]。新醫改下，檔案管理在醫院的醫療服務建設、文化建設、科研建設方面發揮著重要作用。

1.1 醫院檔案是推進醫院各項工作的重要基礎

醫院許多日常管理工作必須依靠醫院檔案才能有效開展，如醫院人才隊伍建設，考核評價和合理配置人才的主要依據。又比如，在處理醫患糾紛時，由于醫療行業的特殊性，醫患雙方掌握的知識，信息不對稱，根據相關法律規定，醫院屬于舉證責任一方，如院方無法向法院提供充分有效的證據來證明自己無醫療過錯，案件就無法得到公平、公正的審理，醫院將敗訴，影響醫院和醫務人員的聲譽。另外，醫院檔案客觀記載了醫院工作人員獲得的榮譽、醫院的科研成果。醫院簡史展現了醫院文化的傳承與發展，展示了醫院的建設歷程和豐碩成果，展現了醫護工作人員精益求精、無私奉獻的精神風采。醫院檔案展可以增強醫院的凝聚力，增加醫護人員的工作熱情。

1.2 醫院檔案能真實的反映醫改的歷史

醫院檔案是醫療衛生工作者在新醫改過程中長期探索和社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，記錄了整個醫院在各個歷史時期的有關醫療、教學、科研、設備、財務、技術、基建、黨建、人事及其它日常管理方面的情況。通過醫院檔案管理我們能完整、清晰地了解醫療體制改革過程中所取得的成效和存在的問題。

1.3 醫院檔案在推進醫院發展規劃中發揮重要作用

醫院檔案記載著整個醫院發展史上的優秀成果，為研究醫院的經營業績和科學發燕尾服提供了第一手資料，是科學分析，揚長避短，制定發展方向的基礎，論據檔案資料進行分析論證，可為醫院管理者及時了解醫院整體運營狀況，調整發展策略提供依據。另外，在新醫改下，醫院走醫、教、研一體的發展之路，醫學科研檔案作為一種重要的科研資源，對醫學科研的創新具有重要的意義。在這種新形勢下，檔案管理人員及時調整檔案管理的方式，提高醫學科研檔案的數量和質量，可以滿足醫院醫、教、研三者結合，為醫院科研工作提供一個基礎服務平臺。

2 新醫改下醫院檔案管理存在的問題

肇慶市的醫院特別是縣鎮級醫療衛生機構的檔案管理意識淡薄，方法落后，起步晚，硬件設施、人員配備、檔案管理水平都存在不同問題。面對新的信息需求，醫院檔案管理工作必須認清形勢，科學管理，強化服務，實現檔案管理工作的改革與創新。

2.1 檔案管理的意識不強，領導不重視

在新醫改工作中，醫院技術人員、醫療護理人員、后勤服務人員等都有相關繼續教育的規定，但是缺少對檔案管理人員培訓的具體規定。檔案管理工作與臨床一線工作不同，難以產生立竿見影的經濟效益和顯著的社會效益，因此，醫院領導缺少檔案管理意識，致使檔案管理人員長期以來得不到系統的培訓和教育，檔案管理的水平不高，跟不上新時期醫改對檔案管理的發展要求，在新醫改工作中，當前的檔案管理水平解決不了出現的新問題，在一定程度上影響了新醫改的成效。

2.2 檔案管理的制度不完善，考核不落實

新醫改對醫院醫療服務、醫療保障、藥品供應、人事后勤等方面都進行了進一步的規范，但是在醫院檔案管理方面并沒有比較具體的規定，也沒有相關的檢查考核措施。這方面需要醫院自己根據本院制定檔案管理的相關制度和規定，但在這方面又缺乏必要的參考，更沒有考核制度約束，致使檔案管理的制度不完善不健全。

2.3 檔案管理缺少專業人員和硬件設備投入

新醫改工作更重視的是醫院技術水平及醫療設備的投入，這使得醫院將資金大部分投入到醫院醫療設備、醫療技術、醫療服務中去。而檔案管理人員大多數是由醫院其他部門的工作人員轉過來的，他們的知識背景比較單一，在專業素質、理論水平、文化程度等方面都參差不齊，不能適應檔案現代化管理的要求。對檔案的設備投入（如計算機及相關的軟件）、檔案用房等投入不足。在醫院檔案管理放方面，檔案用房一般都很狹小，不符合檔案保管的標準。由于資金投入不足，檔案的現代化水平嚴重脫離時代的發展，而檔案管理的水平又在一定程度上制約了新醫改的進步。

2.4 檔案管理的標準不統一，信息不共享

在醫院檔案管理工作中，檔案類別多，包括病歷檔案、照片檔案、文字檔案、人事檔案、多媒體檔案等，由于分類不清，管理范圍不明，這些檔案往往分散保管，沒有統一管理的部門。醫院檔案所需材料由人事科、科教科、護理部、醫務科分別收集，各自保管，缺乏統一的標準和編碼，這些材料都是相互獨立、不聯通的，條與條、條與塊之間的信息不能共享，變成了一個個信息“孤島”。在查找檔案時需要耗費大量人力，影響工作效率的提高，也大大影響了檔案的開發利用，無法實現檔案信息的共享。

3 新醫改下醫院檔案管理改進方法

在當前醫改形勢下，醫院檔案作為醫院管理的重要內容，要做到適應新形勢，應從加強自身技術提升，從檔案管理現代化的基礎工作做起，廣泛采用先進技術，促進檔案管理部門和檔案事業的科學發展，不斷完善健全電子檔案現代化的管理，提高檔案管理的效率，從而更好地為醫院的各項工作的開展服務。

3.1 加強檔案工作重視，完善檔案管理制度

新醫改下進行醫院檔案管理工作的改進和優化，最為關鍵的是要醫院領導和工作人員轉變觀念，提高對檔案管理的重視。把檔案意識工作擴大到醫院的各個科室，讓大家在日常工作中都有一種“檔案意識”，在平時工作中把應該歸檔的文件主動分類，做好保存工作，定期交給檔案歸檔[2]。其次是建立檔案的整理、歸檔、保管、利用制度，各個部門都遵循檔案保管期限、歸檔范圍的規定。由專職人員負責檔案工作，負責檔案室的日常立卷、歸檔、編目利用等工作。

3.2 加強檔案的信息化建設，發揮醫院檔案科研作用

要想真正實現新醫改下醫院檔案管理工作的改進和優化，醫院必須加強檔案管理工作的信息化建設。首先，醫院的領導和工作人員要轉變觀念，認識到檔案信息化建設對醫院的管理、建設和發展的重要意義，其次，醫院要加大對檔案管理信息化建設的資金投入力度，建設檔案室信息化管理工作所必須的檔案室、計算機、網絡等硬件設施。

檔案管理本質上就是保存有用的資料用于今后的開發利用，加強檔案管理信息化建設就是為了提高檔案開發利用率[3]。檔案管理在做好安全工作的基礎上，要充分做好檔案的開發利用工作，使靜態的檔案資料變為動態的科研材料。因此檔案管理人員要樹立開發利用意識、服務意識，多渠道、多途徑地開發檔案資源，使醫院的檔案為臨床、醫療、科研和教學工作做好材料支撐服務。

3.3 加大檔案管理投入，提升檔案管理的信息化水平

檔案管理信息化工作涉及電腦網絡及相關設備，一方面是硬件購置、更新、維護的投入，非電子版的檔案資料通過掃描等輸入設備變為電子檔案存儲計算機中，節省了檔案存儲的物理空間，避免了傳統檔案保管的蟲蛀、占用空間大、易潮濕發老霉等問題，且便于查找、整理、閱讀，節省財力、人力和物力。要營造良好的檔案管理環境，保障檔案資源的安全性和完整性，從而使醫院的檔案管理工作更好地適應新醫改的發展要求。在新醫改下，醫院必須注重提高檔案管理人員的綜合素質。要加強管理人員培訓的持續性投入，在日常工作中加強對在職人員的教育培訓，乘勝科學的考核激勵機制鼓勵檔案管理人員不斷提高自己，從而更好地適應和勝任新醫改下的醫院檔案管理工作。信息化的檔案管理工作，要求管理人員具備科學的檔案管理知識，掌握一定的電子信息化技術，懂得現代化檔案管理的實質、內涵和特點，最大限度發揮檔案管理中管理員的作用，積極開拓本單位檔案管理工作的新局面。

參考文獻

[1]陳錦萍.試論綜合性醫院檔案管理的現狀與對策[J].廣西醫學，2007.29（9）：1480-1481.

[2]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：中國檔案出版社，2004.

[3]薛四新.現代檔案管理基礎[M].北京：機械工作出版社，2007.