水利工程檔案特點與管理系統的建立

摘 要：水利工程檔案體現了水利工程建設項目的設施，是國家基礎設施建設珍貴的參考資源，對社會發展具有深遠意義。因此，必須對水利工程檔案進行科學管理，從各個方面開發檔案信息資源，才能為相關部門提供有效利用。本文首先闡述了水利工程檔案的特點，在此基礎上分析了水利工程檔案的管理體系的建立，從而使水利工程檔案管理更加井然有序。

關鍵字：水利工程；檔案管理；特點；系統

水利工程是社會發展的基礎產業，水利工程檔案客觀、真實的反映與記錄了水利建設的整個過程，是開展水利工程建設規劃、勘測、設計、施工、竣工等的重要依據，因而確保水利工程檔案的完整性，進行規范化、系統化管理是十分必要的。從檔案管理的本質上來對水利工程建設過程的相關事宜進行記錄，并充分做好水利檔案收集與應用，根據水利工程的特點做好每一項事件的時間對應，以此發揮水利工程檔案最高價值。

1 水利工程檔案的特點

水利工程檔案具有法制性、成套性、實用性及同步性的特點。我國檔案局與水利部門對水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項目檔案工作開展時有法可依，項目部必須要按照規定要求建立健全的工程檔案管理系統，否則將會受到相關部門的行政處罰。同時，對于水利工程的各類文件的收入，如設計圖紙、竣工驗收材料等都必須經過有關政府部門與資質部門的認可，這也是其合法性的體現。水利工程建設是一項復雜的系統工程，是由若干單項組合而成，因而檔案體系也形成了一個配套齊全的完整的檔案系統，缺少任何一個單項的檔案都不可。水利工程檔案的實用性是指水利工程自建設到竣工驗收期間的真實、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據，也是監理、行政主管部門、工程質量監督部門、運行管理部門的依據，因而水利工程檔案是最具有保存價值的歷史性材料。此外，國家檔案局與水利部門規定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目階段性竣工驗收；參加設備開箱，并形成記錄。工程立項與檔案收集、整理同步；項目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進度、質量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質量評定和驗收與歸檔材料同步等。以此及時反映水利工程建設的整個過程。

2 水利工程檔案管理系統的建立

（一）檔案工作人員職責的建立

檔案是水利工程建設質量責任制的重要憑證，國家對于水利工程建設質量實行終身負責制，而水利工程館檔案管理人員是執行者，是否真實、完整的記錄檔案是當事人履行的重要憑證，無論是項目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設檔案管理中，明確相關部門、人員的崗位職責。在職責劃分中，項目法人應對水利工程檔案工作起到統籌作用，收集、整理與保管自身產生的檔案，并監督與檢查各個參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項目要配備與之相應的檔案室。其次，參建單位要切實做好自己職責范圍內的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項目法人等單位應移交的文件材料，應在整理、審核后及時提交。

（二）加強文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應根據工程檔案分類歸檔范圍來進行管理活動，針對水利工程特點可以分為除險加固與病險水庫兩類來收集、保存有價值的文字、聲像及圖表。同時進行整理工作，給材料進行分類、編號、編目等。在檔案收集與歸檔時，要衡量水利工程檔案的完整性與準確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續完善，工程檔案不可缺項，資料內容要準確，尤其是竣工圖，必須要能對工程建設的實際情況有所反映。歸檔的文件材料要確保可以有機的聯系，將有關聯的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據水利工程檔案管理的特點，同步管理是十分必要的，必須從立項之初就開始進行文件收集與整理；并同時在工程實施中對收集與整理的情況進行檢查，做好工程驗收時的文件材料的完整與質量保證。在此之中，對竣工圖的編制情況要進行重點檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設后投入、運行等實際狀況不可缺少的依據，因而必須要保證其完善、修改規范、有完備的簽字手續，做到圖物相符。對竣工圖變更的地方要標注清楚，在重新繪制時要標注重繪依據。

綜合上述，水利工程檔案管理的好壞直接關系到水利工程建設的質量及后期的安全運行，因此，加強水利工程檔案管理系統的建立是水利工程建設項目不可忽視的重要環節，必須要重視對水利工程檔案完整、準確、系統的衡量。明確檔案工作相關人員的職責，確保檔案工作與工程建設進行同步管理；各參與單位應積極開展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確保竣工圖的質量。只有建立科學、完善的檔案管理系統，才能綜合反映水利工程質量狀況，才能促進水利工程建設達到優質標準。

參考文獻

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作者簡介

張芳婕（1983-），女，漢，遼寧，遼寧省水利信息中心，檔案。