做好檔案管理利用工作為食品藥品監管提供資料保障

郭菁

摘 要：檔案不僅僅是原始材料的累積保存，更是一個單位各個時期編制改革、業務活動、專項工作等過程中形成的具有歷史價值的文獻資料，能在不同程度上提供統計、總結、查詢、調研等各種信息。作為食品藥品監管部門，做好檔案管理工作，提高檔案管理水平，對更好地開展工作具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理；利用

作為基層食品藥品監管單位，多年來，在各級檔案局的精心指導下，我局認真貫徹落實《檔案法》、《山西省檔案管理條例》，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，堅持把檔案管理工作融入食品藥品監管工作之中，堅持用檔案體現和促進監管工作，真實、完整地記錄履職全過程，并用以指導食品藥品市場監管和內部管理工作。自2006年被評定為省一級檔案室，配備專職檔案人員的同時，我局對全局干部職工進行了檔案知識普遍培訓，檔案質量有了全面提升，檔案管理逐步步入規范化、科學化、系統化的軌道。

1 高度重視，構建檔案管理組織網絡

檔案作為食品藥品監督管理工作痕跡的歷史記載，成為我單位行政執法、審批許可等各項工作的重要記錄，為我局各項工作的開展提供了重要依據。整理好、保管好、利用好檔案，不僅僅是我局一項基礎性工作，也關系到我局長期穩定發展。

為了更好地進行檔案管理，我局成立了檔案管理工作領導小組，確定了分領導和檔案機構各級責任人，制訂了檔案管理目標，層層簽訂檔案管理工作目標責任書，使檔案管理工作落實到每個股室、中隊。配備了具備較高專業素質的檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主要領導掛帥、分管領導親自抓、辦公室主任直接辦、檔案室具體負責、各職能科室協助的檔案管理網絡，各股室、中隊都配備了相對固定的專職檔案人員。真正做到了有組織，有保障，有措施。

2 嚴格制度，加強檔案的規范化管理

檔案管理的規范化可以為食品藥品安全監管工作正常、有效運行提供有力保障。根據不斷變化的機構職責，不斷增加的機構隊伍，結合自身實際情況，我們及時修訂檔案管理制度，規范檔案工作流程，加強檔案的規范化管理。

1、健全檔案管理制度。按《檔案法》、《管理條例》的要求，先后制定了《檔案管理辦法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等7項制度，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各股室、各中隊對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。

2、狠抓檔案案卷質量。食品藥品監管工作涉及的檔案很大一部分是文書檔案，文書處理工作是保證檔案質量的基礎，為提高檔案質量，規范管理，體現案卷質量和利用價值。我局檔案工作小組按照公文處理的規定和檔案工作的要求，及時制定了本局檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，對文書工作人員進行了多次培訓，做到交回的文書案卷質量評查、移交簽字、雙人驗收，不合格的案卷予以退回修改完善，從而保證了歸檔質量，高標準地完成了檔案整理工作。

3、重視安全檢查工作。為確保檔案的安全，落實防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防鼠等措施，更好地延長檔案壽命，充分發揮檔案資源的服務作用，局檔案工作人員堅持定期排查，確保了檔案的安全。

3 加大投入，實現檔案的信息化升級管理

1、組織業務培訓。為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案管理專職人員多次參加省、市檔案局舉辦的檔案培訓，購置了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》等工具書，訂閱了《山西檔案》等專業雜志，同時請市檔案局對各股室文書處理人員進行檔案知識培訓，為完整收集、規范整理、科學管理檔案資料奠定了扎實基礎。

2、加強硬件建設。我局有總面積為 46平方米的檔案室，劃分為辦公室和倉庫，配置了檔案柜、電腦、數碼相機、錄音筆、高拍儀、加濕器、吸塵器、滅火器等專用設備；購置安裝了三友和檔案管理系統；購買檔案盒、無酸紙、案卷皮、移動硬盤、光盤等工具，保障了檔案管理的硬件設施。

3、開展信息化建設。 隨著信息技術的進步，網絡技術的飛速發展，信息化檔案室已經成為未來檔案室的發展方向。它依托傳統檔案，把文字材料、聲音信息、視頻信息等以數字化形式存貯和處理，方便查閱、利用。為此，我局先行先試，初步構建起檔案信息化管理的雛形。目前為止，我局已將歷年檔案448卷按要求錄入電腦，并對永久和長期檔案進行掃描，全部數字化，形成電子檔案，同時進行了硬盤備份，分地點儲存，做到“雙保險”。計算機的使用提高了檢索速度，保證了檔案信息的完整性，初步實現了信息化管理。

四、優化服務，提高檔案利用效率

檔案利用效果的信息反饋，是一項至關重要的工作，它直接體現了檔案的價值。檔案工作者應對信息反饋有足夠的重視，發揮工作積極性和主動性，更好的完成工作，為單位、社會服務。

多年來，我局堅持把檔案管理工作放在重要位置來抓。明確檔案管理責任網絡，與業務工作同部署、同考核、同落實，健全了檔案管理體制。在市檔案局專業人員指導下，綜合檔案室強化資料整理，已形成包括文書檔案、會計檔案、業務檔案、聲像檔案、科級檔案和榮譽檔案在內的六大門類檔案。共有文書類檔案1163卷，其中永久類296卷，30年類152卷，10年類715卷；會計檔案11卷，其中永久類1卷，15年類5卷，5年類5卷。2007年至今共接待利用者352人次，提供查閱案卷共計378卷，為稽查辦案、日常監管、專項活動等提供了政策依據和參考資料。利用過程中堅持做好利用效果登記工作，填寫檔案借閱利用登記簿，同時編寫了《利用效果實例匯編》、《檔案實證材料》、《大事記》、《全宗介紹》、《組織沿革》、《基礎數字匯編》等編研資料。

今后的工作中，我局將堅持加強對檔案工作的領導、管理、支持力度，著力強化檔案法制宣傳，定期邀請檔案局專業人員，加大對我局檔案管理人員培訓力度，提高檔案管理人員的業務素質，不斷強化全局人員的檔案規范管理意識，著力加強檔案信息化建設，充分發揮檔案功能，為食品藥品安全監管提供充分的支持、促進、規范作用。根據省、市檔案局專家指出的意見，及時完善檔案管理。做好每年的資料收集、整理、組卷、建檔、保管和開發利用工作，確保檔案管理工作發揮實效，推動我市食品藥品監管工作。

參考文獻

[1]主編王保國. 檔案業務文件匯編[M]. 2012.6.

[2]田新艷. 關于加強基層檔案利用效果的幾點思考[J].中國電子商務，2013（13）

[3]朱麗英.加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展[J].中國管理信息化，2014（22）.