聲像檔案數(shù)字化管理問題的探討

李成祥

人類社會正步入信息數(shù)字化時(shí)代，數(shù)字化改變了信息處理的模式，城建檔案館的數(shù)字化已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，城建檔案館的傳統(tǒng)管理模式將由此發(fā)生嬗變。城建檔案管理系統(tǒng)中依賴特殊載體而形成的聲像檔案首當(dāng)其沖遇到了新的挑戰(zhàn)，同時(shí)又迎來了發(fā)展的機(jī)遇。聲像檔案工作如何在數(shù)字化進(jìn)程中拓展發(fā)展渠道，更新管理內(nèi)容，改進(jìn)工作方式方法，已成為我們城建檔案工作者需要思考的問題。

1 目前數(shù)字化聲像檔案管理存在的問題

1.1 多種因素制約造成聲像檔案資料收集的局限性

信息資料收集工作是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城建檔案館的基礎(chǔ)性前提工作。沒有信息源，信息的存儲、連接、資源共享只能是空想。而聲像檔案發(fā)展盡管已有百年歷史，但得到有關(guān)部門重視僅在八九十年代，應(yīng)該肯定聲像檔案工作有了很大的發(fā)展，但是也存在不少制約因素、影響其進(jìn)一步發(fā)展。一是缺少統(tǒng)一的收集標(biāo)準(zhǔn)，到底應(yīng)該收集那些檔案，隨意性較大。各地的收集工作基本上是圍繞本地區(qū)政府城市建設(shè)規(guī)劃而拍攝的城市建設(shè)變遷情況，但城市建設(shè)是一項(xiàng)包涵面極大的系統(tǒng)工程，它包括城市規(guī)劃、城市管理、城市工業(yè)、民用以及市政、園林、環(huán)保等方面的具體建設(shè)工作。二是缺少激勵(lì)措施，大量散布在社會上的城建聲像檔案資料難以收集。三是聲像檔案依法管理力度不夠。近年來，國家、地方發(fā)布了系列的法律、法規(guī)，對工程檔案歸檔管理提出了要求，但就其聲像檔案歸檔要求在很多地方還沒有得到具體落實(shí)，甚至在一些地方實(shí)行的工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度中，聲像檔案歸納具體要求還未被列上“議事列程”，沒有得到重視。

1.2 聲像檔案存儲管理技術(shù)規(guī)范不統(tǒng)一，直接影響聲像檔案的管理工作

聲像檔案存儲管理工作是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字通信轉(zhuǎn)換和輸出的基本手段，目前大多數(shù)城建檔案館為適應(yīng)數(shù)字化城建檔案館建設(shè)需要，將照片、錄像資料進(jìn)行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)化成光盤貯藏，但高密度現(xiàn)代化存儲技術(shù)和聲像檔案傳統(tǒng)的儲存模式發(fā)生了兩個(gè)不統(tǒng)一的矛盾現(xiàn)象。第一是存儲設(shè)備和素材不統(tǒng)一的矛盾。由于先進(jìn)的存儲技術(shù)是逐步發(fā)展起來的，因此不同時(shí)期拍攝的聲像素材和生產(chǎn)廠家設(shè)備類型要求不一，造成錄像素材處理過程的格式不統(tǒng)一，如拍攝設(shè)備從最早的家用攝像機(jī)、背包機(jī)、BETACAM攝像機(jī)、DV格式、MPEG2格式攝錄一體機(jī)，而資料貯存的介質(zhì)從大1/2錄像帶、3/4錄像帶、超8錄像帶、BETACAM錄像帶發(fā)展到DV、MPEG2格式錄像帶，這樣品種繁多的一種錄像帶輸出、就要一套與之相適應(yīng)的設(shè)備完成，如果設(shè)備不匹配，錄像帶處理就收到限制。在這種沒有統(tǒng)一國標(biāo)儲存格式情況下，我們在聲像檔案貯存管理中，必須進(jìn)行統(tǒng)一格式轉(zhuǎn)化素材，為建立一個(gè)沒有時(shí)空限制的數(shù)字化城建檔案館創(chuàng)造條件。第二個(gè)問題是信息管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、規(guī)范矛盾。目前各城建檔案館用于信息數(shù)字化處理的計(jì)算機(jī)軟件，根據(jù)本館實(shí)際情況，制定相應(yīng)的軟件系統(tǒng)。對于其信息源標(biāo)引、數(shù)據(jù)著錄等編目標(biāo)準(zhǔn)在全國還未真正形成一個(gè)規(guī)范的“國標(biāo)”。各家信息軟件不兼容，難以信息資源共享，也不利于聲像檔案信息化的快速發(fā)展。這就是我們在數(shù)字化城建檔案館建設(shè)中管理方面需研究、探討的問題。

1.3 聲像檔案利用服務(wù)工作問題

城建聲像檔案利用工作存在三個(gè)方面不足。一是利用方式上，人們?nèi)粤?xí)慣于傳統(tǒng)的“坐等上門，你來我查”利用模式；二是缺乏數(shù)字網(wǎng)絡(luò)專業(yè)技術(shù)人員，信息資源開發(fā)能力低，編研層次水平不高，針對性不強(qiáng)的編研成果影響社會服務(wù)能力；三是設(shè)備投入受經(jīng)費(fèi)限制，信息服務(wù)平臺未真正建立，信息資料利用渠道不暢通，信息資源不能及時(shí)對外公布、交流。

2 數(shù)字化城建檔案館建設(shè)中聲像檔案管理工作發(fā)展的主要對策

2.1 豐富館藏，進(jìn)一步加強(qiáng)聲像信息收集工作

第一要依法治檔。在人們對聲像檔案歸檔意識不強(qiáng)的今天，我們聲像檔案管理者要貫徹好法律、法規(guī)，加大宣傳力度，提高全社會檔案意識和法律意識，強(qiáng)化有關(guān)人員對聲像檔案歸檔的重要性和必要性意識；在收集內(nèi)容和范圍上，要制定出具體的、合適的聲像檔案歸檔范圍和規(guī)定，保證應(yīng)該收集的聲像檔案資料收足收全。除在各地出臺的地方性城建檔案管理辦法中把聲像檔案列上“議事日程”外，還應(yīng)在工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度中，把聲像重點(diǎn)工程檔案納入管理環(huán)節(jié)，保證聲像工程檔案歸檔和及時(shí)報(bào)送。第二在收集方式上，可以采用“突擊”型和“長期”型兩種方式收集聲像檔案資料。“突擊”型收集方式，就是以政府城市建設(shè)方案為“藍(lán)本”組織專門人員拍攝城市變遷，新舊面貌聲像資料；采用“長期”積累型收集方式，就是指從事聲像檔案管理工作者，應(yīng)是一個(gè)關(guān)注城市建設(shè)發(fā)展的“有心人”，就是因?yàn)殡S著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，攝影攝像技術(shù)被廣泛采用，新聞、宣傳、拍攝產(chǎn)生和形成大量的錄像，特別是照片資料、甚至還有一些反映某一特定時(shí)期為背景的個(gè)人照片，都是我們聲像檔案資料的主要來源。第三，要制訂激勵(lì)措施，鼓勵(lì)社會各界人士積極捐獻(xiàn)城建聲像檔案資料。只有多種手段并舉，才能為建立數(shù)字化城建檔案館提供多種類的完整、科學(xué)系統(tǒng)的聲像檔案信息源。

2.2 配備具有多種數(shù)字處理功能的設(shè)備，建立一個(gè)統(tǒng)一管理格式

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是實(shí)施數(shù)字化城建檔案館工程的基礎(chǔ)。我們聲像檔案管理模式無論是采取何種方式，都應(yīng)有一個(gè)統(tǒng)一通用管理格式。這樣才能有利于資源共享。如錄像攝影方式無論是模擬還是數(shù)字等哪一種方式拍攝，都應(yīng)通過技術(shù)手段將不同時(shí)期不同格式的資料轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式。照片檔案數(shù)字化管理同樣是一樣，一要統(tǒng)一各地的管理軟件，建立一個(gè)通用平臺。二要考慮建立數(shù)字庫管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如是否包含案卷號、文件號、照片號、提名、攝影者以拍攝時(shí)間等基本要素，以確保數(shù)字資源共享和交換格式統(tǒng)一。

2.3 改變利用方式，實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源共享

適應(yīng)社會信息服務(wù)體系，將聲像檔案信息資源經(jīng)數(shù)據(jù)處理后向社會開放，充分發(fā)揮聲像檔案獨(dú)有的服務(wù)功能，提高城建檔案館社會知名度。一是提高聲像檔案的編研水平，以高層次的“二次開發(fā)”成果服務(wù)社會。把有一定廣度和深度并有針對性的信息編研成果送給用戶，提高信息利用價(jià)值，如各地城建檔案館正對已收集的錄像資料經(jīng)現(xiàn)代化手段處理，以專題片形式為社會、為建設(shè)施工單位等部門服務(wù)，實(shí)現(xiàn)其保存價(jià)值。城建照片檔案經(jīng)數(shù)字化處理后的目的也同樣不僅是保管，我們也可以緊跟城市建設(shè)步伐，按不同主題，以新舊對比相結(jié)合方式，通過畫冊、展覽等編研手段直觀地為人們展示城市發(fā)展軌跡和現(xiàn)實(shí)面貌，為領(lǐng)導(dǎo)決策、史記以及宣傳等部門提供服務(wù)利用。二是建立服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，拓寬多服務(wù)渠道。在做好為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)同時(shí)，將聲像檔案數(shù)字化，不斷在網(wǎng)絡(luò)上公布。聲像檔案與其它檔案很大的區(qū)別是很多聲像檔案資料可以在網(wǎng)上直接公布，需求對象可以直接在網(wǎng)上了解檔案館的館藏資料。一方面需要利用者可以進(jìn)一步辦理利用手續(xù)，方便利用者。另一方面，通過技術(shù)手段，對網(wǎng)上公布的資料進(jìn)行保護(hù)，使其知識產(chǎn)權(quán)得到保護(hù)。同時(shí)，網(wǎng)上聲像檔案資料可以起到宣傳城市發(fā)展，推動招商引資活動，為城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

數(shù)字化聲像檔案管理問題是時(shí)代賦予城建檔案管理者的新課題。聲像檔案也是一項(xiàng)大有作為的工作，是提升城建檔案館社會地位的極好載體。在聲像檔案地位越顯重要的今天，特別是在高速度發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)管理工作轉(zhuǎn)化時(shí)期，積極探索、研究好聲像檔案管理這一問題，對數(shù)字化城建檔案發(fā)展有著十分重要的意義。