淺談數碼時代的醫院照片檔案管理與利用

沈媛媛

摘 要：照片檔案是醫院檔案管理中的重要部分，是醫院檔案管理的一種形式，占據著醫院檔案管理的重要比例。并且照片檔案管理可以直觀的反映醫院的檔案信息，為醫院的醫療、研究和日常管理等工作發揮著指導和服務的功能。尤其在數碼時代背景下，醫院照片檔案需要實現數字化的管理。本文主要通過分析醫院照片檔案數字化的現實意義和數碼時代下醫院照片檔案管理存在的問題，探討數碼時代的醫院照片檔案管理與利用措施，旨在為我國醫院檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：醫院；照片檔案；存在問題；管理措施

隨著科學技術的不斷發展，數碼相機在醫院的檔案管理工作中得到了廣泛的應用。醫院傳統的文書檔案管理逐漸向數碼照片檔案管理的形式轉變。其主要是利用數碼相機對醫院的各類研究、臨床等檔案進行拍照歸檔。并且這種數字化的檔案在后期的處理方面更加的便捷，并且可以實現檔案數據遠距離傳輸，檔案的內容可以備份，損壞的幾率小。但是，現階段我國醫院在數碼照片檔案管理的過程中，依然存在著很多的問題，必須積極采取有效的措施提升醫院數碼照片檔案管理的效率和水平。

1 數碼時代下醫院照片檔案管理存在的問題

1.1 沒有較高的歸檔意識

過去醫院主要是采用文書歸檔，雖然在利用處理上存在較大的缺陷，但是歸檔的及時性效率較高。現在醫院開始廣泛使用照片檔案，但是很多醫務工作人員沒有將照片檔案及時歸檔管理的意識，甚至很多工作人員不知道如何將照片檔案進行歸檔，導致經常會發生照片檔案流失的現象。其次，是檔案管理人員缺乏專業的照片檔案歸檔技術，經常在歸檔處理的過程中會發生照片檔案文件格式的損壞，或者無意識的將照片檔案刪除，對醫院的數碼照片檔案管理工作水平的提升，產生了不利的影響。

1.2 沒有健全的照片檔案管理制度

醫院在照片檔案的管理和運用比較混亂，主要表現在多個不同的科室之間合并運用的照片檔案。還有很多醫院沒有設置照片檔案的管理人員，知識將照片檔案歸類某一個類別中，對檔案管理水平的提升產生了很大的阻礙。另外，現我國大部分醫院沒有明確的照片檔案管理制度，很多醫院只是將照片檔案應用于醫院建設的表面工作上，例如，上級領導的檢查，醫院相關的展覽活動等。真正能夠用于醫學研究和臨床的照片檔案少之又少，所以導致現在很多醫院的照片檔案失去了其本身的意義和價值。醫院存在的價值就是服務與社會，所以急需建立健全照片的檔案管理制度，促使照片檔案能夠充分的應用于醫院的醫學研究當中。

1.3 歸檔整理和安全隱患較大

首先，主要是醫院照片檔案的數量較大，經常會出現檔案重復的現象，并且有很多照片的質量不過關，在整理、核實、刪選的過程中會浪費大量的時間，并且在這個過程中也容易出現失誤，從而導致照片檔案的歸檔整理難度增大。其次，大部分醫院沒有切實可行的歸檔整理方法，所以很多工作人員很難意識到照片檔案的分門別類，對照片檔案的整理工作產生了不利的影響。最后，醫院照片檔案的安全性問題比較突出，很多工作人員對照片檔案沒有備份就進行相關的整理操作，容易造成檔案數據的丟失和損壞。

2 數碼時代的醫院照片檔案管理與利用措施

2.1 加強工作人員的歸檔意識

首先，需要對醫院內部參與檔案管理的工作人員進行思想認識的強化教育，促使其高度重視數碼照片檔案歸檔工作的重要性。并且醫院要大力的宣傳照片檔案的歸檔工作，引起醫院各部門領導和相關醫務人員的重視。其次，要加強對參與數碼照片檔案管理的工作人員技術技能的培訓，促使檔案管理人員可以掌握先進的管理技能，科學、規范的參與到數碼照片檔案的管理技術當中。

2.2 建立完善的照片檔案管理制度

首先，醫院在數碼照片檔案管理制度制定的時候，要對醫院的實際發展情況進行分析，對國家的相關檔案管理法規進行仔細的研究，保證制定的照片檔案管理制度既能符合醫院具體發展的需求，也能規范于國家的檔案管理法規。其次，要嚴格落實實施制定的照片檔案管理法規，盡快解決醫院內部數碼照片檔案管理的混亂狀態。最后，在檔案管理制度的基礎上設立專門的照片檔案管理崗位，并有效的落實責任問責制度，如果在檔案歸檔的過程中出現嚴重的失誤，則要將具體的責任落實到具體的管理人員身上。因為醫院各個科室的照片檔案多而復雜，所以管理人員要定期的對數碼照片檔案進檢查、審核、分類、歸檔等。醫院還要監督照片檔案管理工作的運行秩序，促使醫院數碼照片檔案管理工作水平的不斷提高。

2.3 制定科學的照片檔案整理方法

醫院原有的文書檔案整理方法是不能直接應用于數碼照片檔案整理，醫院應該積極探索多種照片檔案的收集和整理方式，確保數碼照片檔案整理的有效性。例如，醫院的檔案管理人員可以主動到醫院的各個科室進行照片檔案的收集，最大程度的降低照片檔案失管而丟失的概率。其次，檔案管理人員應該及時準確的了解各科室具體的工作內容和工作情況，及時的將醫學研究和臨床研究價值的信息，進行數碼記錄，制成數碼照片檔案進行歸檔整理。

2.4 提高數碼照片檔案整理的技術手段

照片檔案歸檔整理的前提是對照片檔案進行安全的保存，照片檔案一般是存儲在計算機中，所以要加強計算機的防火墻設置，防止病毒感染，確保照片檔案存儲位置的安全性。同時照片檔案的管理人員要熟練掌握相關的計算機操作技能，減少在數碼照片歸檔整理的過程中出現檔案數據損壞或者丟失的現象。在數碼時代背景下，計算機技術在不斷的更新，所以照片檔案管理人員也要定期的進行管理技能的更新培訓，不斷的提高自身照片檔案整理和管理的水平，為醫院的健康穩定發展奠定基礎。

3 結語

綜上所述，照片檔案管理可以直觀的反映醫院的檔案信息，為醫院的醫療、研究和日常管理等工作發揮著指導和服務的功能。醫院應該認識到自身照片檔案管理存在的問題，加強工作人員的歸檔意識，建立完善的照片檔案管理制度，制定科學的照片檔案整理方法，提高數碼照片檔案整理的技術手段，促使醫院數碼照片檔案管理工作水平不斷提高。

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