高中學校檔案管理工作存在的問題及對策

吳素娜

摘要：檔案管理是高中學校管理工作的重要組成部分，它是學校營造自我形象與校園文化，促進學校可持續發展的重要載體。目前，高中學校檔案管理工作雖然有所發展，但是也存在許多問題。本文分析了高中學校檔案管理工作存在的問題，并探討了相應的改進對策，以期提高高中學校檔案管理工作的效率。

關鍵詞：高中學校 檔案管理 問題 對策

一、高中學校檔案管理工作存在的問題

首先，許多高中學校領導把學校管理的重點放在升學率上，沒有意識到檔案管理的重要作用，所以對學校檔案管理工作重視程度不夠，管理不到位，缺乏完善、統一的檔案管理機制，從而影響了學校檔案管理工作的高效開展，降低了檔案管理工作的質量。

其次，受多方面因素的制約，有的高中學校無法引進高素質的檔案管理工作人員，檔案管理工作由在職教師兼任，而不少教師缺乏檔案管理的專業知識，加之日常工作較多，他們無法將大量時間與精力投入學校檔案管理工作中，以至于不能細致地整理與分類各類檔案資料。

最后，因缺乏檔案管理專業人才，不少高中學校檔案管理方法落后，不能將現代信息技術全面運用到學校檔案管理工作中，時常出現檔案泄密、檔案丟失等情況。同時，檔案管理工作人員缺少與其他部門的有效溝通，使得檔案收集工作效率不高。

二、高中學校檔案管理工作的改進對策

1.提高高中學校領導檔案管理意識

學校領導的態度是檔案管理工作能否順利開展的重要保證，所以要想提高高中檔案管理工作效率，高中學校領導必須清晰地認識到檔案管理工作的意義，高度重視檔案管理工作，并將其納入學校發展規劃與重要議事日程之中，加強《檔案管理法》的宣傳，提高教職工對檔案管理工作重要性與作用的認識，逐步提高教職工檔案管理意識，營造出教職工人人重視、人人支持，并且自覺維護檔案管理工作的良好氛圍，把高中學校檔案管理工作落在實處。

2.提高高中學校檔案管理工作人員的素質

高中學校檔案管理工作人員的業務能力與素質會影響檔案管理的質量與效率，所以高中學校要加強檔案管理工作人員的學習與培訓，不斷提高他們的管理水平。

首先，高中學校要強化檔案管理人員的思想教育，使其意識到檔案管理工作的重要性，端正檔案管理工作理念；其次，高中學校要定期開展檔案管理業務的學習與培訓，強化檔案管理工作人員的專業知識，使其獲得新的理論與方法，全面了解檔案管理工作的要求與標準，提高自身業務素質；最后，高中學校要選拔一批責任心強、懂電腦技術、有創新意識、熟悉工作流程的人負責檔案管理工作，借助科學知識及先進設備增強檔案管理工作效率，以便更好地為高中學校各項工作服務。此外，為了穩定檔案管理隊伍，調動他們的工作熱情，高中學校還要改善其工作環境與條件。

3.完善高中學校檔案管理制度

若要提高檔案管理工作效率，高中學校必須建立健全檔案管理制度，實現檔案管理的制度化、規范化，從而推動檔案管理工作的有效開展。第一，高中學校要建立《檔案室工作職責》《檔案利用制度》《檔案保密制度》等，明確檔案管理工作人員的職責；第二，高中學校要完善文書檔案，做到及時簽批與登記；第三，高中學校要建立檔案工作領導小組，由校長分管，事務處與教導處分派人員參與，配備專職或兼職檔案管理工作人員，確保檔案管理工作更有效率。如教導處收集與整理教師業務檔案、教學檔案、學籍檔案等資料，事務處負責整理校園建設檔案、財務檔案、人員考核檔案等，再向檔案資料室提交，由檔案管理人員進行裝訂、歸檔與整理。

4.創新高中學校檔案管理方法

在高中學校檔案管理工作中，高中學校既要健全管理機制，又要重視管理方式的創新。一方面，對紙質檔案資料進行歸類、整理與收集；另一方面，合理運用網絡技術與先進的應用軟件，將紙質檔案轉變為電子文本檔案，建立電子表格與目錄，使學校檔案資料的收集、整理、儲存、利用等管理工作走向系統化、信息化和現代化，有利于高中學校教職工更加快捷地自動檢索、刪補、調整、統計以及查閱，也有利于實現檔案資料的遠距離傳遞，為學校提供更及時、更快捷的檔案信息，促進管理工作效率的全面提升。

三、結語

總而言之，高中學校領導要重視檔案管理工作，建立完善的管理機制，提高檔案管理工作人員的素質與能力，并運用現代科學技術創新檔案管理模式，進一步推動高中學校可持續發展。

（作者單位：廣東省清遠市第一中學）