淺談煤炭企業的檔案管理工作

代雙美

近年來，開灤股份呂家坨礦業分公司檔案室按照集團公司檔案工作的部署要求，認真貫徹落實河北省檔案局頒布的《河北省企業檔案工作目標管理認定辦法》新標準，堅持以實現檔案管理的規范化、科學化為方向，以服務公司改革發展穩定大局為目標，進一步加強檔案基礎工作，加快電子檔案建設步伐，狠抓檔案資源開發利用，為公司安全、生產、技術、經營管理提供了大量的檔案信息服務，發揮了檔案應有的作用。

一、積極推進檔案管理制度建設，實現檔案工作規范化、制度化

一是加強組織領導。及時調整充實檔案工作組織領導小組成員。公司由一名主要領導親自抓檔案工作，并建立由各科室負責人組成的檔案工作領導小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責任明，進一步保障了檔案各項任務的完成。

二是確立奮進目標。公司加大對檔案工作的力度，明確提出了檔案工作要與礦井建設同步發展的目標和要求，擬定利用兩至三年時間使檔案工作在集團乃至同行業處于領先地位。

三是加強制度建設。為適應現代化檔案管理的需要，堅持以制度建設為保障，針對以往檔案管理存在的問題，進一步修改和完善了《檔案借閱制度》《檔案庫房管理制度》《檔案安全管理制》《檔案保密制度》《呂礦公司機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》《電子檔案管理制度》等檔案管理制度，確保了檔案管理的制度化、科學化、規范化。制訂檔案管理人員崗位說明書，完善崗位責任制和檔案工作流程。健全檔案管理工作責任鏈管理體系，進一步明確了責任。制定檔案考核管理機制和考核標準，將檔案管理情況與工作人員績效考評掛鉤。建立定期調度、匯報制度。每月政工例會上匯報檔案工作情況；在經理辦公會上，對于重大工程和重大活動都對檔案工作提出要求，并安排檔案室工作人員參加活動，將各種資料、設備說明書等登記在案和歸檔管理，提高各級人員對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作不斷向規范化、科學化方向有了新發展。

二、強化檔案基礎業務建設，提升檔案科學化管理水平

一是增強檔案知識學習自覺性。要求機關及基層各單位專兼職檔案管理員每個月抽出四個小時時間到公司閱覽室學習檔案知識，做到學習日常化；與安全宣傳教育相結合，借助公司在不同時期進行安全牌板展出、加強安全宣傳的機會，把《中華人民共和國檔案法》和《企業檔案管理規定》等檔案法規制成牌匾一同參與展出，營造學習檔案知識的氛圍；與落實上級活動要求相結合，積極組織人員參加集團公司檔案館組織的檔案法答卷活動，提高員工學習的主動性，增強學習效果。二是改進檔案歸檔模式。針對以往年初各類歸檔材料集中，檔案資料混亂，不便保存歸檔，我們采取定時間、定單位、分批移交、分批歸檔的辦法，大大提高歸檔的效率。2016年檔案室收取文書檔案668件，技術檔案22卷、財會檔案173卷、牌匾證書證件13 件、各種會議記錄本7本。針對近年來歸檔資料范圍越來越廣，數目越來越多的實際，為了保證資料歸檔的及時性和準確性，我們認真落實“三納入四參加”制度，積極參與公司重大活動、重要會議、重點工程竣工驗收以及大型設備到貨驗收，保證相關資料圖紙及時、完整歸檔入庫。檔案歸檔率達到100%。三是完善硬件建設。在對檔案庫房進行科學規劃、各種檔案資料分類上架、分類管理的基礎上，嚴格按檔案管理“八防”標準要求，強化了日常巡查，采取調控溫濕度，定期投放鼠藥和防蛀蟲等方法，防止和杜絕了檔案資料的損壞。尤其是今年在資金十分緊張的情況下，投資5萬元，對檔案室進行了裝修，安裝了防火煙霧報警器、防盜報警器，檔案庫房按裝了監控設施，建立了檔案榮譽長廊，榮譽長廊的修建既解決了榮譽牌匾無處存放的問題，又開辟了新員工愛崗敬業、爭先創優思想教育的陣地。四是加快了檔案數字化建設步伐。其一，我檔案室采取新老結合的方式，一名老員工帶領一名新畢業的年輕員工，老員工沉穩，新員工熟練使用計算機，敢于創新，這樣新老結合，確保檔案管理的萬無一失，又在原有基礎上勇于創新，研究管理新方法，實現數字化、信息化檔案室建設步伐。其二，加強電子檔案的使用。我們在借閱檔案全部使用計算機搜索目錄、提高查找效率的基礎上，結合公司電子檔案平臺的建立，加強了電子檔案的使用。組織檔案專兼職人員和管理技術人員進行培訓，掌握了檔案網上借閱的程序步驟和相關要求，提高電子檔案的利用率。

三、拓展資源開發利用新途徑，檔案編研服務生產效益日益顯著

為了改進常用的檔案利用服務方式，滿足利用者多樣化的需求，最大限度地發揮檔案價值，我們注重在檔案工作服務創新上下功夫。一是由手工式向網絡化轉向有了新進展。過去被動的、手工式的檔案利用方式，已不適應現代化檔案服務的需求。今年我們利用室存檔案分類整合數據和信息，建立了重要數據資源庫，對建礦40多年來的各項經濟技術指標，逐年登統、核準，全部錄入微機，為公司領導參考和決策提供重要依據，充分發揮了歷史數據的重要作用。同時，制作檔案室簡介卡，宣傳檔案室檔案資料，讓檔案利用者與檔案室實現網上通訊與信息交流，為利用者提供檔案信息查詢服務。二是主動參與和自覺服務有了新提升。在工作中，我們不僅研究利用者當前的需要，還注重研究利用者的潛在需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙。今年，我們除積極深入到基層上門服務，了解基層需求外，還積極參與公司的重大活動，重點工程，并主動提供服務。一年來，我們檔案室為公司各項生產和經營等提供檔案服務727人次，借閱檔案2139卷。三是檔案編研開發利用取得新成效。檔案室收藏著從1968年至今的檔案資料。雖然信息資源豐富，但是由于管理方式落后導致檔案利用效率不夠高。所以我們有重點、有計劃的編輯檔案資源。今年完成了《組織沿革》《大事記》《全宗介紹》《2012年檔案利用效果匯編》，還與經營部等單位編寫《2012年數據統計》等編研文件。特別是檔案室還積極參與了公司生產、經營、技術改造等工作，提高了檔案創效的能力和水平，今年，通過利用檔案為公司直接創效益7千萬元左右。其中：井運區原軌道道岔的開合控制一直采用的是閘坨拉桿形式，利用人力進行控制，這種方式的道岔控制首先需要人力，待機車運行至道岔位置時，需先停車，后電車司機或跟車工下車控制道岔的方向，員工勞動量較大，且影響機車運行效率。其次，因井下空間的原因，道岔處安設閘坨拉桿后，人員操作范圍較窄，存在一定的安全隱患。為解決這一問題，井運區工程技術人員查閱了大量的技術資料，經科學技術研究決定，需要安裝遠程控制液動道岔即是在原閘坨拉桿處安裝液壓傳動裝置，控制開關安設在距道岔一定距離的巷道幫上。這樣可以減少工人控制閘坨的勞動強度，對于我礦調度站處，可由調度員控制，從而可以減少1個定員。并且使用該裝置之后可提高機車的運行效率，年創效1728萬元。12月份是公司實現安全生產目標的關鍵時段，為充分發揮檔案史實資料在促進安全生產目標實現中的助力作用，檔案室工作人員將1968年建礦以來，各類安全生產事故案例，分析歸納，精心整理，編制了麻痹僥幸、違章操作、違章指揮、事故數字方面的資料，以網絡方式傳至基層各單位黨總支支部、工會作為安全教育的一部史實教材。各單位利用班前班后會時間，在廣大員工中深入開展檔案安全史實教育，取得了良好效果。

（作者單位：開灤股份呂家坨礦業分公司）